Смена фамилии влечет за собой замену большого количества документов: от паспорта и СНИЛС до банковских карт. Что касается места работы, по внести изменения нужно, как минимум, в трудовой договор, который в обязательном порядке содержит данные работника, указанные на основании паспорта.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы нужно внести корректировки. Процедура изменения персональных данных достаточно простая, не зарегламентированная. Понадобятся только новые документы с новой фамилией.
При смене фамилии (обычно женщинам) нужно заменить ряд документов. Среди них, наиболее важные:
- паспорт гражданина РФ;
- заграничный паспорт;
- СНИЛС;
- водительское удостоверение и ПТС;
- полисы ОМС и ДМС;
- банковские пластиковые карты;
- документы об образовании (только в период обучения);
- полисы КАСКО и ОСАГО.
По месту работы работодателю предстоит внести изменения в трудовую книжку, трудовой договор и учетные данные работника в бухгалтерской программе, для сдачи корректной персотчетности.
Какие изменения в документы работника вносит компания
Фамилия — это основной атрибут персональных данных работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). А они, как известно, указываются во всех отчетных формах по персонифицированному учету.
После смены фамилии, бухгалтерии нужно внести изменения в данные работника в учетной программе, в трудовую книжку и личную карточку, если такая ведется кадровиком или бухгалтером. Делается это на основании документов, подтверждающих смену фамилии. Это: новый паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о смене фамилии и т.п.
Обратите внимание, законодательство не требует заявления работника на внесении изменений в учетные и кадровые документы и отдельных приказов. Для таких действий достаточно новых документов работника, с новой фамилией. Но, часто бухгалтеры и кадровики перестраховываются и просят заявление. Не проблема, действуйте, как вам удобнее.
Работник, сменивший фамилию, может написать на имя директора заявление об изменении его персональных данных. Директор на основании этого заявления может издать приказ о внесении изменений в данные учетной программы по этому работнику и составить дополнительное соглашение к трудовому договору. В заявлении работник указывает себя уже с новой фамилией.
Образец заявления
В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию Кривцова на Романова.
Приложение: копия свидетельства о браке OI-А № 786396, выданного Бауманским отделом ЗАГС г. Москвы 11.11.2022, копия паспорта 45 08 № 924673, выданного ОВД Мещерское г. Москвы 21.10.2019.
Трудовой договор переподписывать не нужно, достаточно составить дополнительное соглашение к нему. Но, если удобнее переподписать договор — сделайте так.
В трудовой книжке на первой странице зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Заверьте это исправление подписью.
Замена СНИЛС
Работник может обратится с такой просьбой в бухгалтерию компании. Тогда данные на замену нужно подать в ПФР в течение 14 дней.
Чтобы изменить фамилию работника в СНИЛС, нужно подать в ПФР заявление по форме АДВ-2 вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п (далее – Постановление № 485п).
Сейчас внести изменения о смене фамилии работни может сам в Личном кабинете гражданина на сайте ПФР. В Личном кабинете также доступен сервис по получению электронного дубликата СНИЛС в формате pdf. Замена СНИЛС при смене фамилии занимает до 5 дней, обычно меньше.
Если работнику предстоит замена СНИЛС, лучше всего, если он это сделать между сдачей отчетности в ПФР.
Изменение фамилии работника не относится к кадровым мероприятиям, поэтому подавать в ПФР форму СЗВ-ТД не нужно.