Налоговое законодательство не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи. Однако налоговые органы в своих письмах неоднократно указывали на моменты, необходимые для включения расходов на мобильную связь в налоговую базу по прибыли. Все разъяснения достаточно старые и долгое время не менялись. Разберёмся, как лучше оформлять компенсацию сотрудникам за мобильную связь и какими документами подтверждать расходы.
В бухгалтерском учёте затраты на услуги связи считаются вспомогательными расходами, которые связаны с изготовлением и (или) продажей продукции (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
На упрощённой системе налогообложения организации могут учитывать эти расходы.
Согласно статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации все затраты должны быть экономически оправданными и иметь документальное подтверждение.
Приказ о расходах на мобильную связь
В учреждении необходим приказ о правилах использования мобильных телефонов и услуг сотовой связи. В документе следует перечислить сотрудников, которым по долгу службы разрешено пользоваться корпоративной мобильной связью. Использование телефона целесообразно связывать с обязанностями работника, отраженными в его должностной инструкции.
В случае эксплуатации служащим мобильного телефона для личных целей
Работники преимущественно применяют собственные смартфоны для выполнения служебных задач. Такой подход выгоден как работникам, так и компании.
В этом случае положить деньги за использование личного мобильного телефона следует с помощью внутренних правил организации и внести в контракт на работу.
Компенсацию за расходы можно ограничить суммой, выплачиваемой ежемесячно.
Такие компенсации снижают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Налог на доходы физических лиц при начислении вознаграждений за услуги связи.
Компенсации сотруднику, связанные с выполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в рамках норм, установленных законом.
Ограничений по суммам компенсаций, освобождающих от НДФЛ при выполнении работниками своих трудовых обязательств, не определено.
Величину возмещения возможно установить соглашением сторон в письменном виде. В соглашении можно указать размер компенсации за пользование, износ, амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику (ст. 188 Трудового кодекса).
При выплате компенсации организации сотруднику за использование мобильной связи и телефона НДФЛ не удерживается.
Для получения налоговых льгот по налогу на доходы физических лиц организациям необходимо…
-
Документы, удостоверяющие право собственности сотрудника на используемое имущество. К примеру, договор купли-продажи.
-
Расчеты возмещений и бумаги, удостоверяющие реальное применение имущества во благо компании. К примеру, детализация звонков.
-
Документы, доказывающие совершение расходов в служебных целях и сумму этих расходов. К примеру, счета от операторов связи.