Многие компании пытаются упростить работу с расчетными листками. Их выдают один раз в год или несколько месяцев, высылают через мессенджеры или по электронной почте. Однако инспекторы могут усмотреть в таких действиях нарушение и оштрафовать работодателя.
Рассмотрим подробно, какие риски есть в каждом случае.
Пересылка расчетных листков через мессенджеры
Компании могут высылать расчетные листки через мессенджеры, например, WhatsApp. Это удобнее, чем по электронной почте, где письмо может попасть в папку со спамом. Кроме того, найти расчетный листок среди рабочих сообщений иногда бывает сложно.
В мессенджере можно сделать отдельный чат, в который будут приходить документы. При получении листка сотруднику приходит уведомление. В таком чате можно хранить расчетные листки в течение нескольких лет, и их всегда просто найти.
В трудовом законодательстве нет прямого запрета на использование мессенджеров для рассылки расчетных листков. Однако нет и прямого разрешения. Работодатель сам определяет, как ему выдавать эти документы.
Позиция ведомство по этому вопросу разнится. Роструд на своем портале Онлайнинспекция.рф заявлял, что выдавать расчетные листки нельзя. Но это заявление оформлено не как письмо или официальная позиция, а как ответ на вопрос. Минтруд России придерживается другого мнения. Ведомство полагает, что рассылать расчетные листки через мессенджеры можно, если компания закрепила такой порядок в своем ЛНА.
Порядок пересылки расчетных листков можно закрепить, например, в положении об оплате труда или сформулировать отдельное положение о выдаче расчетных листков. Всех сотрудников компании потребуется ознакомить с ним под подпись. От каждого из них нужно получить заявление с номером личного мобильного телефона. Кроме того, лучше будет, если работники укажут в своих заявлениях, что согласны на то, что информация о зарплате пересылается на мобильные телефоны.
Выдача листков один раз в квартал или полгода
Работники не всегда интересуются своими расчетными листками. Поэтому работодатель может решить, что их достаточно выдавать один раз в квартал или полгода. Таким образом, работники сразу получают несколько расчетных листков. Насколько это допустимо с точки зрения трудового законодательства?
Позиция Минтруда России не совпадает с этим. Ведомство полагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам при каждом перечислении заработной платы. Ведомство не возражает и против того, чтобы листки выдавались работникам один раз в месяц. Это общепринятая практика, и многие работодатели поступают именно так.
Однако выдавать листки один раз в месяц нельзя, поскольку это нарушает права работников, считает ведомство.
Роструд более категоричен. Расчетные листки должны выдаваться дважды в месяц, в том числе при получении работниками аванса. Способ выдачи зарплаты при этом не имеет значения. Листки необходимы в любом случае.
Таким образом, расчетные листки лучше выдавать хотя бы один раз в месяц, иначе работодатель рискует получить штраф. При первом нарушении он составит от 30 до 50 тыс. рублей, при повторном, если оно произошло в течение года – от 50 до 70 тыс. рублей. Штраф может получить и руководитель, и главбух. Сумма штрафа для них составляет от 1 до 5 тыс. рублей за первое нарушение и от 10 до 20 тыс. рублей – за повторное. Если руководитель допустит повторное нарушение, ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Несколько выплат указывается в одной строке
В компании работники могут привлекаться к сверхурочной работе и труду в ночное время. За это им полагаются доплаты. Можно ли объединить все дополнительные выплаты в одной строке, дав ей одно общее название, если у работников это не вызывает возражений?
Минтруд России считает, что это недопустимо. Если фирма не укажет в расчетном листке составные части зарплаты, это нарушит права работника. Никаких исключений из этого правила нет. Все доплаты, которые получают сотрудники организации, необходимо указывать отдельными строками в расчетном листке. Работнику должно быть понятно, какие выплаты ему начислены и в какой сумме. Иначе он может подумать, что ему недоплатили, и возникнет трудовой спор.
Роструд на своем портале Онлайнинспекция.рф также разъяснял, что начисления с учетом районного коэффициента следует указывать в расчетном листке отдельной строкой.
Не выдавать расчетные листки тем, кто проходит обучение
Работник учится с отрывом от работы, и на время учебы за ним сохраняется средний заработок. Можно ли обойтись без выдачи расчетного листка?
Минтруд России считает, что это будет нарушением трудовых прав работников. Не имеет значения, что работник не работает, а проходит обучение. Он все равно имеет право на расчетные листки.