ТК РФ установлено, что работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с его работой. Рассмотрим, какие это могут быть документы и как правильно их выдавать
Какие документы обязан выдать работодатель?
Общий перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику, содержится в ст. 62 ТК РФ. К ним относятся:
- копии приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводах на другую работу;
- копии приказа об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки (если трудовая книжка на работника ведется);
- справки о заработной плате;
- справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
- справки о периоде работы у данного работодателя.
Однако надо понимать, что этот перечень не исчерпывающий. В статье сказано, что работодатель, помимо перечисленных, обязан по запросу работника выдавать ему «и другие» документы. Какие это «другие» документы нигде не раскрывается.
Скажем так: если работник просит документ из тех, что прямо названы в ст. 62 ТК РФ, предоставить его работодатель точно обязан. Если же документ в данной статье не назван, можно и поспорить, но следует иметь в виду, что окончательную точку в этом споре может поставить только суд.
Срок, в течение которого работодатель обязан предоставить документы
Работодатель обязан отреагировать на письменный запрос работника о предоставлении документов в течение 3 рабочих дней. Обратите внимание: по смыслу ст. 62 ТК РФ, если письменного запроса нет, то и обязанность предоставить документы у работодателя не возникает.
Важно также и то, что работник может попросить предоставить ему документы и после своего увольнения. Сроки предоставления в этом случае не меняются — 3 рабочих дня.
Эти дни отсчитываются с момента получения работодателем соответствующего заявления от действующего или бывшего работника. То, каким образом было направлено заявление, на сроки не влияет.
Как передать документы работнику?
Хорошо, если в заявлении указано, как именно работник желает получить документы.
Но чаще всего такого указания нет. Если работник продолжает работать в организации, никаких сложностей с передачей ему документов обычно не возникает. Если же речь идет о бывшем работнике, то правильнее всего связаться с ним для уточнения этого вопроса или передать ему документы тем же способом, каким он направил запрос.
Это может быть передача лично в руки самому работнику или его представителю по доверенности либо направление ответа по почте письмом с описью вложения (чтобы можно было подтвердить, что ответ на запрос действительно направлен).
Что делать, если у работодателя нет запрошенных документов?
Если у работодателя нет документов, которые просит работник, либо ответить на запрос не представляется возможным по иным причинам, следует составить письменный отказ с указанием причин, по которым документы не могут быть предоставлены.
Сколько раз работник может запрашивать один и тот же документ?
Бывают случаи, когда работник по несколько раз просит предоставить ему один и тот же документ. Однако повторный запрос — не повод отказать в предоставлении документа, поскольку законом никаких ограничений в этой части не установлено.