Возврат переплаченных отпускных.

Переплата отпускных случается по различным причинам: чаще всего из-за предоставления отпуска авансом, но также возможны счетные ошибки бухгалтерии, повторная оплата или сбои в работе программного обеспечения.

При переплате заработной платы работникам, возникновение долга часто превращается в проблему для бухгалтерии, независимо от того, вызвано ли это необдуманным решением руководителя.

Три причины переплаты отпускных

Доплата по причине предоплаченного отпуска.

Статья 115 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает для работников ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью 28 календарных дней. После трудоустройства сотрудник может отправиться в отпуск через полгода, за исключением случаев, когда руководство дает согласие на предоставление отпуска раньше, согласно статье 122 ТК РФ.

Если сотрудник уйдёт с работы до окончания оплаченного авансом отпуска, у него возникнет долг перед фирмой, который нужно будет погасить.

Арифметическая ошибка

Под счетной ошибкой подразумевают неправильные арифметические расчеты, возникающие при выполнении математических действий, например, замещение знака «плюс» на «минус».

Для возврата переплаты через суд придется доказывать счетную ошибку.
Бухгалтерская объяснительная с математическими формулами и расчётами потребуется для этого.

Сбой программы

Не всегда ошибка происходит по причине действий бухгалтера. из-за сбоя в бухгалтерской программе. Причем, это случается не так редко, как хотелось бы.

Ошибки могут возникнуть из-за неверных математических расчетов или использования устаревшей информации вследствие отсутствия обновления программы.

В случае обращения в суд за возвратом излишне выплаченных отпускных, компания должна будет доказывать причину сбоя. Для этого потребуется отчет или заключение IT-службы, акта или объяснительной записки бухгалтера не достаточно.

Некоторые суды не считают программный сбой ошибкой расчета.

Три способа разрешения ситуации с переплаченными отпускными.

Существует не менее трёх путей преодоления проблемы переплаты.

1. Работника просить об согласии на возвращение долга, а сумму вернуть из заработной платы.
2. Вернуть переплату через суд.
3. Простить долг работнику.

Возврат излишне выплаченных денег при увольнении работника с долгом не всегда возможен.

Требование возврата отпускных незаконно, если увольнение связано с одним из указанных оснований.

• Работника призвали в армию.
• Сотрудник уходит с работы из-за состояния здоровья, о чём свидетельствует медицинское заключение.
• Работников увольняют из-за сокращения штата или из-за реорганизации/ликвидации организации.
• Временно выполнял обязанности отсутствующего сотрудника.
• Увольнение было вызвано исключительными ситуациями.

Добровольный возврат долга

При добровольном возврате переплаченных отпускных сотрудник предоставляет бухгалтеру письменное заявление. В нём работник указывает согласие на возврат неотработанных отпускных путём удержаний из зарплаты.

Директор обязан подписать приказ о вычтении задолженности из зарплаты сотрудника, указав месяц, когда бухгалтерия сможет начать удержание необходимых сумм.

Бухгалтер обязан следовать лимитам на удержание, определённым статьёй 138 ТК РФ. Общая сумма всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20 процентов (письмо Минтруда от 22.10.2018). № 14-1/ООГ-8142)

При добровольном возврате переплаты нет необходимости проводить расчеты с сотрудником по НДФЛ, так как возвращаются средства, из которых налог уже был учтен.

Во время возврата отпускных бухгалтер обязан отменить запись о начислении и устранить расходов, связанные с начисленными отпускными, в налоговом учёте.

Списание НДФЛ с отпускных также будет отменено. Излишне уплаченный налог можно получить на банковский счёт или учесть при последующих взносах в казну.

Переплаты возникают не только по налогу на доходы физических лиц, но и по страховым взносам. В расчёт за текущий период нужно включить корректировки по их начислению, а переплату — откорректировать последующими платежами. Если в связи с снятием начислений отпускных в персонифицированном учёте в ПФР по сотруднику появляются отрицательные значения, отчет компании не примут. Поэтому корректировки необходимо делать не текущего, а предыдущего периода.

Возврат переплаты отпускных через суд

В случае отказа работника добровольного возврата долга, компания может обратиться в судебный орган.

Компания должна перечислить суммы (без НДФЛ), полученные от сотрудника в судебном порядке, со счета 70 на счет 73.

Работодатель выиграл суд

В случае победы работодателя в суде полученный долг списывается по корреспонденции со счетами 50 или 51.

Потребуется аннулирование расходов как в бухгалтерии, так и в налоговых документах.

Переплата страховых взносов нуждается в учёте в текущем отчёте как задолженность фонда.

Излишки налога на доходы физических лиц можно вернуть на расчетный счет или учесть при будущих выплатах в бюджет.

Работодатель суд проиграл

При поражении компании необходимо перевести запрашиваемые суммы долга с счета 73 на счет 70.

Переплаченные отпускные следует записать по счету 91, а в налоговом учёте аннулировать. Страховые взносы при этом признаются законно уплаченными.

В случае победы работника налог с доходов физических лиц считаеться удержанным и уплаченным законно, корректировок не требуется.

Суды часто ссылаются на Определение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19, где утверждается, что действующее законодательство не предусматривает возможности взыскания задолженности с работника через суд, если работодатель не удержал отпускные за все неотработанные дни при расчете при увольнении. В связи с этим выиграть судебный процесс будет непросто.

На это обратил внимание Минтруд в письме от 30.03.2021 г. № 14-3/ООГ-2784.

Прощение долга работнику

Самый лёгкий способ, так как изменения в учёте незначительные и нет необходимости тратиться на юриста или госпошлину, если возникнет спор.

При возникновении долга из-за невыполненного аванса необходимо аннулировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму переплаты из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 сохранится до момента списания.

Переплата отпускных по НДФЛ и страховым взносам признаётся законной.

Списание долга сотрудника возможно двумя способами: распоряжением руководителя или через три года после возникновения задолженности. Для этого применяют запись: ДЕБЕТ 91, КРЕДИТ 70.

При возникновении долга вследствие перерасхода отпуска, необходимо аннулировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 сохранится до списания.