При приеме на работу работник представил бумажную трудовую книжку и при этом подал заявление о переходе на электронную. Нужно ли в таком случае делать в его трудовой книжке запись о приеме на работу или можно сразу вернуть ее работнику, не делая никаких записей. На этот вопрос ответил Минтруд в письме от 07.10.2020 г. № 14-2/ООГ-15729 .
Каков порядок перехода на электронную трудовую книжку
Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен подать работодателю письменное заявление:
- о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса;
- либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.
В случае, если работник не подал организации ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.
Такой порядок установлен статьей 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ).
Однако до подачи работником одного из вышеуказанных заявлений, работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
При этом работник уведомляется и о наличии у него права сделать выбор между бумажной трудовой книжкой или электронной.
Срок для уведомления вначале был установлен по 30 июня 2020 года включительно, но затем его продлили до 30 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).
Работник, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, сохраняет его и при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Если работник вначале подал письменное заявление о том, чтобы организация продолжала вести его бумажную трудовую книжку, в последующем он может подать и письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Что следует сделать организации при приеме на работу сотрудника
Работодатель обязан исполнять нормы Закона № 439-ФЗ.
Заявление о выбранном способе подается работником после выдачи работодателем уведомления, что позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.
Поэтому, следует соблюдать указанный порядок выбора работником либо порядка ведения трудовой книжки, либо предоставления сведений о его трудовой деятельности в электронном виде.
Поэтому, при приеме на работу работодателю надо:
- внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника;
- уведомить работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- внести соответствующую запись в трудовую книжку в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности.
В случае, если работник выбрал предоставление ему сведений о трудовой деятельности, то нужно выдать ему трудовую книжку в день подачи такого заявления работником.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о том, что работником было подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.