Документы с удаленными сотрудниками можно передавать как электронно, так и на бумаге. Электронный обмен возможен по электронной почте или через информационную систему работодателя. Независимо от организации в компаниях есть одна проблема – документы часто отправляют с опозданием, а иногда и вовсе забывают.
Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет обменивать электронными документами различные бумаги, например, трудовые договоры, дополнительные соглашения, договора о материальной ответственности, приказы об увольнении и приёме на работу.
Статья 312.3 ТК РФ разрешает ознакомление дистанционных работников с документами, касающимися их трудовой деятельности.
- в письменной форме, под роспись;
- путем обмена электронными документами;
- В ином виде, установленным соглашением коллег или трудовым договором, внутренним документом организации.
Все общение с удалённым сотрудником возможно организовать в электронном виде.
Необходимо лишь согласовать расписание передачи информации и сроки, когда работник должен направлять компании документы.
Стороны обмена электронными документами должны отправлять подтверждения о приеме документов в течение срока, установленного коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом либо дополнительным соглашением к трудовому договору.
Все, что написано в локальных актах компании, работники забывают мгновенно. Могут неделями не присылать необходимые документы. Независимо от способа обмена: онлайн или оффлайн.
Чтобы предотвратить подобные сложности, в трудовом договоре с удалённым сотрудником целесообразно прописать определённые обязательства по срокам предоставления документов.
Перед добавлением в договор с удаленными сотрудниками пункта о сроках подачи бумаг, нужно уточнить, какие бумаги, когда и каким образом следует передавать руководителю.
Возможно, для разных документов действуют разные сроки и условия подачи. В этом случае список документами может быть оформлен отдельным приложением к трудовому договору. Приложение может быть таблицей с двумя столбцами: название документа и срок сдачи. В тексте трудового договора будет указано: «Работник обязуется предоставлять Работодателю следующие документы в сроки, указанные в Приложении №1 к настоящему договору».
Избегайте расплывчатых выражений, таких как «в разумные сроки». Укажите точные даты: к 5-му числу следующего месяца, в течение 3 рабочих дней.
Впоследствии может последовать неприемлемость сведений.
Пожалуйста, уточните о каких документах идет речь для более точного формулирования последствий.
Работодатель может установить в трудовом договоре обязательство о соблюдении сроков обмена документами. подтвердил и Роструд.