При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его налогооблагаемым доходом.
Стоит различать подарки в виде поощрений за достижение определенных производственных результатов (НДФЛ удерживается со всей стоимости) и подарки «непроизводственного» характера, не имеющие прямого «мотивационного» смысла – к празднику, юбилею и т. д.
Что касается последних, то по общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 рублей в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то удержите НДФЛ с суммы, превышающей лимит (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ (например, денежный подарок сотруднику в связи с рождением ребенка при условии, что его сумма не превышает 50 000 руб.). Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарков превышает 4000 руб. в год.
При определении налоговой базы по НДФЛ стоимость переданного подарка определите в рыночной оценке (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Налог удержите при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50% от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающихся к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом сделайте проводку:
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
А как быть в ситуации, когда компания раздает подарки стоимостью более 100 рублей покупателям, скажем, во время рекламной акции? С одной стороны, доход в натуральной форме налицо. Но, с другой стороны, НДФЛ относится к адресным или персональным налогам. Это означает, что удержать его можно только в том случае, если удастся установить конкретного получателя дохода. В то же время при рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и вести в таком случае персонифицированный учет не получится.
Читайте также «Когда подарок поможет сэкономить на взносах»
Разберем конкретную ситуацию
Работница с начала текущего года находится в отпуске по уходу за ребенком, в связи с чем получает ежемесячное пособие в сумме 9000 рублей. Организация за счет собственных средств приобрела в качестве подарка сотруднице, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, детскую коляску стоимостью 22 000 руб. (в т. ч. НДС 2000 руб). Передача подарка оформлена договором дарения. В текущем календарном году работница не получала от организации каких-либо иных подарков. Иные доходы, кроме ежемесячного пособия по уходу за ребенком, у сотрудницы отсутствуют.
В договоре дарения, заключенном с работницей, и передаточных документах (накладной) стоимость подарка указана равной 22 000 рублей (в т. ч. НДС 2000 руб.), что соответствует его рыночной стоимости на дату передачи работнице. Локальными нормативными актами, коллективным и трудовыми договорами выдача работникам подарков не предусмотрена.
Стоимость подарка признается полученным в натуральной форме доходом работницы, который включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 2 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). При этом налоговая база определяется как указанная в договоре дарения и передаточных документах стоимость коляски (с учетом НДС) (п. 1 ст. 211, ст. 105.3 НК РФ).
В соответствии с пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ доходы налогоплательщика в виде подарков, стоимость которых не превышает 4000 рублей за налоговый период (календарный год), НДФЛ не облагаются. Следовательно, налоговая база по НДФЛ формируется в размере стоимости подарка, превышающей 4000 руб., т. е. в размере 18 000 руб. (22 000 руб. – 4 000 руб.).
Организация, являясь налоговым агентом, обязана исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать исчисленную сумму НДФЛ и перечислить ее в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 224 НК РФ).
Налоговый агент исчисляет сумму налога на дату фактического получения дохода, которая в рассматриваемом случае определяется в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ как дата передачи коляски работнице (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Исчисленная сумма НДФЛ составляет 2340 руб. (18 000 руб. × 13%).
Организация обязана удержать начисленный НДФЛ с дохода в виде подарка при выплате работнице пособия по уходу за ребенком (письмо Минфина России от 18.07.2014 № 03-04-06/35397).
Поскольку исчисленная сумма НДФЛ (2340 руб.) не превышает 50% суммы пособия (4500 руб. = 9000 руб. × 50%), налог может быть удержан в полном размере при выплате работнице пособия по уходу за ребенком.
Что касается страховых взносов, то их начислять не придется, поскольку имущество, полученное по договору дарения, взносами не облагается (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Как удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме
