Учет времени труда сотрудников – это важная задача, так как от фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам.
Для учета рабочего времени есть унифицированные формы. Однако документы для учета работодатель вправе разработать самостоятельно.
Какой режим работы установлен?
В каждой фирме должен быть установлен режим рабочего времени. Его утверждают в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если у некоторых работников режим рабочего времени отличается от установленных общих правил, тогда режим работы этих сотрудников указывают в их трудовых договорах, например:
- ненормированный рабочий день;
- режим гибкого рабочего времени;
- сменная работа;
- разделение рабочего дня на части и др.
Во всех случаях нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
Поэтому каждый работодатель должен установить:
- вид рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику);
- вид учета рабочего времени (поденный, недельный, суммированный);
- продолжительность ежедневной работы (смены);
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней;
- время перерывов в работе;
- время начала и окончания работы.
Формы для учета рабочего времени
Для контроля за соблюдением сотрудниками режима работы применяют табель учета использования рабочего времени:
- по форме № Т-12 – если учет рабочего времени ведут вручную;
- по форме № Т-13 – если учет рабочего времени ведут на компьютере.
Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Особенности учета рабочего времени
При учете рабочего времени есть много нюансов. Вот некоторые из них:
- Часы сверхурочной работы нужно фиксировать в табеле. Нужно отметить и нормальную, и сверхурочную продолжительность рабочего времени. Это как раз один из типичных случаев, когда в табель целесообразно ввести дополнительную графу, в которой и отмечать сверхурочные часы.
- При учете прогулов важно понимать и правильно определить какой именно прогул у работника. Фиксировать в табеле факт отсутствия работника на рабочем месте нужно с первого же дня. Сначала следует указывать «неявка по невыясненным причинам». Затем в зависимости от действительной причины отсутствия работника, эта отметка может быть изменена на «временную нетрудоспособность» (если он принес больничный) или «прогул».
- При болезни работника – время отсутствия сотрудника на работе, подтвержденное листком нетрудоспособности, кадровик также фиксирует в табеле учета рабочего времени.
- Сотрудники компании, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, имеют право работать на условиях неполного рабочего времени. При этом они получают и детское пособие, и зарплату. В этой ситуации в табель следует ввести дополнительные графы по дням — в одной из них указывать фактические часы работы в дневное время, а в соседней за этот же день отмечать отпуск по уходу за ребенком.
Обо всех особенностях учета рабочего времени читайте далее.