Если оплата билетов командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
Не вызывает сомнений, что сумма компенсации командировочных расходов должна учитываться в расходах, принимаемых в целях исчисления налога на прибыль. Об этом прямо говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, который причисляет их к числу прочих расходов. Однако у налогоплательщиков возникают вопросы по поводу данной категории расходов в тех случаях, когда их оплата производится не наличными, а с использованием банковских карт. Комментируемое письмо является очередным разъяснением чиновников по данной ситуации.
Отправная точка – Трудовой кодекс РФ
Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) регулирует не только вопросы оплаты труда, но и порядок возмещения работникам расходов в связи со служебными командировками. Статья 168 Трудового кодекса РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Кроме того, во исполнение данной статьи Трудового кодекса РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Из вышеизложенного финансисты делают вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.
Налоговый кодекс РФ – главное факт оплаты уполномоченным лицом
Как нами уже было отмечено, в целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, учитываются в составе прочих расходов. Однако эти расходы, как и все остальные, должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В частности, они должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как документально подтвердить командировочные расходы в рассматриваемой нами ситуации Налоговый кодекс РФ прямо не говорит. Поэтому финансисты, рассматривая данный конкретный вопрос, исходят из общих принципов документальной подтвержденности расходов. В частности, они указывают, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Кроме того, из прилагаемых документов должно быть видно, что затраты на проезд, проживание и т.д. понес именно командированный работник. Это является одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации. Если такие затраты осуществлены командированным работником с использованием его личной банковской карты, то в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
…документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.
В итоге Минфин России делает вполне закономерный вывод, что если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица (читаем — командированного работника) и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Поэтому финансисты не возражают против учета данных расходов в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Читаем шире
Читая письмо буквально, можно обратить внимание, что описывая ситуацию, финансисты говорят не об оплате картой командированного лица, а об оплате картой уполномоченного банком (читаем – налогоплательщиком работодателем командировавшим работника) лица. В данном случае можно предположить, что речь идет о том, что расходы по проезду и бронированию гостиницы осуществлены не работником отправляющимся в командировку, а иным специально уполномоченным для этого работодателем лицом (например, работник хозяйственного управления или отдела кадров). В этом случае квалификация самих расходов для целей налогообложения как командировочных никак не меняется. Меняется только лицо их фактически осуществившее (оплатившее). Такое уполномоченное лицо, оплатив предстоящие командировочные расходы другого работника организации, со своего личного карточного счета имеет полное право получить их возмещение от работодателя по самостоятельному авансовому отчету приложив к нему документы подтверждающие бронирование и оплату проезда и оригиналы всех документов, связанных с использованием своей банковской карты. Сам же командировочный работник получит от организации оригиналы (копии) уже оплаченных проездных и гостиничных документов. После возвращения он приложит их к своему авансовому отчету. Естественно он уже не сможет претендовать на их возмещения, так как они уже были оплачены ранее, но его авансовый отчет позволит работодателю на вполне законных основаниях учесть такие затраты в составе командировочных расходов.
Аудитор С.М. Рюмин, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»
Помогайте вашему бизнесу развиваться
Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>
Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>
Читайте также по теме:
Как подтвердить зачисление подотчетных средств на личную банковскую карту работника
Учет расходов на командировки в выходные дни при расчете налога на прибыль
Выплаты суточных в иностранной валюте для бюджетников