Организация принимает на работу нового сотрудника. Он принес пакет документов, однако трудовой книжки там нет. Как действовать в этой ситуации, чтобы не нарушить требования законодательства?
Рассмотрим подробно.
Бумажная или электронная трудовая?
Трудовая книжка работника может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Работники могли выбрать наиболее предпочтительный для них вариант. Для этого нужно было до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление либо о том, что трудовую книжку нужно вести в привычном бумажном виде, либо о том, что работник хочет перейти на электронный формат.
В последнем случае речь идет сведениях о трудовой деятельности, которые предоставляются работодателем согласно со статьей 66.1 Трудового кодекса.
Если работник не определился и не подал заявление, работодателю нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Для работников, которые впервые устраивались на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Используется только электронный формат – сведения о трудовой деятельности.
Таким образом, при устройстве на новое место работник обязан предоставить своему новому работодателю или бумажную трудовую, или сведения о трудовой деятельности. Их он получает в день увольнения. Сведения могут выдать либо на бумаге, либо в электронной форме. В последнем случае требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя.
Эту информацию можно получить не только у работодателя. Она выдается в МФЦ (в бумажной форме), в ПФР (и на бумаге, и в электронном виде) или на портале Госуслуги (в электронной форме). Пенсионный фонд выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 0.01.2020 № 23н.
Если трудовой книжки нет
Допустим, работник выбрал бумажную трудовую. Однако документ был утерян, и работник не может предъявить его при приеме на новую работу. В таком случае работодатель должен оформить для него новую трудовую.
Для этого работнику нужно подать соответствующее заявление. В нем должна быть указана причина, по которой трудовой книжки нет (утрата, повреждение и пр.).
Работнику выдается дубликат. Работодатель заполняет его, внося следующие сведения. Это информация об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника до поступления на новое место работы. Стаж указывается суммарно – общее количество лет, месяцев, дней работы. Указывать названия организаций, периодов работы в них и должностей, занимаемых работником, не требуется.
Стаж подтверждается при помощи документов. Если информации, которая в них есть, недостаточно для отражения полных сведений о работе сотрудника в прошлом, в дубликат необходимо внести только имеющиеся данные.
Кроме того, в дубликате указывают сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую на последнем месте работы.
Таким образом, дубликат заполняется в соответствии с правилами, установленными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 г. № 320н.
Об этом Минтруд России напомнил в письме от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682.