Раздел должностной инструкции «Спецификация должности» обычно содержит профессиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.
Требования к персоналу
Профессиональные – это требования к образованию, конкретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень квалификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с содержанием работы специалиста в конкретной должности.
Личностные требования – это внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности.
Биографические и ситуационные требования определяются спецификой предприятия и должности, например требования к возрасту, полу, семейному положению, месту жительства и др.
Следует учитывать типовые должностные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.
Обратите внимание: помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные характеристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.
- «Должностные обязанности» (содержит основные функции, которые частично или полностью могут быть поручены работнику, занимающему конкретную должность).
- «Должен знать» (содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
- «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей).
Используя эти разделы, можно быстро составить должностные инструкции для работников многих профессий.
Тем, кто обязан применять профстандарты, при составлении должностных инструкций следует опираться на них. Тем, кто не обязан – это будет полезно.
Читайте также «Должностная инструкция бухгалтера: требования профстандарта»
Опросники
Для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос работников и их руководителей – так показывает практика.
Чтобы определить представления работника о должности, можно предложить заполнить анкету с вопросами:
- Какова цель вашей работы?
- Над выполнением каких задач вы работаете?
- Какими видами работы вам приходится заниматься ежедневно?
- Какую работу приходится выполнять периодически, но не ежедневно?
- Какую работу приходится выполнять время от времени?
- Какими полномочиями вы наделены для выполнения своих обязанностей?
- От кого вы получаете распоряжения?
- Кому на фирме вы отдаете распоряжения?
- Кто на фирме консультирует вас или дает вам рекомендации в процессе работы?
- Кому на фирме вы даете рекомендации?
- О чем вы как подчиненный информируете своего начальника; о чем вы как руководитель информируете своих подчиненных?
- Кого на предприятии, не считая руководителя и сотрудников, вы информируете о результатах работы и о других важных событиях, происходящих во вверенной вам сфере; от кого вы получаете подобную информацию?
- Кто выполняет ваши обязанности при вашем кратко-срочном или длительном отсутствии, и как это происходит?
- Если отсутствует ваш начальник, коллега или сотрудник, исполняете ли вы их обязанности, и если да, то каким образом?
Чтобы определить представления руководителя о должности, заполняют анкету с такими вопросами:
- Какова, по-вашему, цель деятельности конкретного работника?
- Какого результата он может достигнуть в наиболее благоприятных условиях?
- Соответствует ли объем решаемых работником задач его возможностям или необходимы изменения?
- Соответствуют ли полномочия работника решаемым им задачам; не следует ли изменить объем этих полномочий?
- Кто в настоящее время выполняет задачи, которые относятся к компетенции конкретного работника?
- Должны ли произойти изменения во вверенных и подчиненных работнику сферах?
- Как организована система замещения работника на случай его отсутствия, и нужно ли здесь что-то отрегулировать по-новому?
Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собранный материал. Кроме того, во избежание каких-либо недоразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предварительного варианта должностной инструкции. Последний шаг – принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.
Утверждение
Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.
Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.
Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.
Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.
Изменения в инструкцию
Изменения в инструкцию могут быть внесены на основании приказа руководителя фирмы. В вводной (или констатирующей) части приказа излагают факты, послужившие основанием для его издания. Это могут быть:
- изменение структуры управления предприятия;
- перераспределение функций между работниками структурных подразделений;
- сокращение численности, штата;
- изменение законодательства.
В распорядительной части приказа перечисляют изменения и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.
Приведем образец приказа.
Образец приказа об изменении должностной инструкции
В случае изменения названия фирмы, структурного подразделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого руководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.