Неизвестно многим работникам назначение расчетных листов. Часто их выбрасывают сразу же после получения. Однако работодатель обязан предоставлять их всем сотрудникам, даже по их собственной просьбе.
Работодатель обязан выдавать расчетные листы, но распоряжаться ими остается за каждым работником. Бухгалтерия не имеет права обязывать сотрудников хранить или просматривать расчетные листы.
Роструд напомнил Работодатели должны информировать работников о составе заработной платы с помощью расчетного листа.
Работодатель обязан выдать расчетные листки, независимо от того, требуется ли это сотрудникам.
Статья 136 ТК РФ устанавливает порядок выдачи расчетных листов и перечисляет их основные элементы. В расчетном листе необходимо отразить:
- О составляющих зарплаты, полагающейся работнику за определенный срок.
- О размере иных сумм, начисленных работнику, включая денежную компенсацию за нарушение срока перечисления заработной платы, отпускные и выплаты при увольнении.
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- О размере общей денежной суммы для выплаты.
Работодатель обязан предоставлять расчетные листы с каждым начислением зарплаты независимо от просьбы работника.
Расчетный листок выдается, кроме случая отсутствия начислений сотруднику за месяц.
Проблемная форма получения расчетных листов отсутствует.
Работники не хотят каждый раз посещать бухгалтерию за расчетными листками, считают это ненужным. Пришел заработок на карту – всё отлично.
Для комфортной работы сторон и избежания разногласий из-за бумажных документов целесообразно перейти на электронный формат.
Расчетные листки можно выдать:
- на бумаге лично в руки;
- Электронный вариант — по электронной почте (Письмо Министерства труда Российской Федерации от 21.02.2017 №14-1/ООГ-1560).
- Для электронного отправления – использовать мессенджеры (Постановление Государственной инспекции труда г. Москвы от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Рассылки расчетных листков по электронной почте или мессенджеру — самый простой и экономичный способ. Работник не обязан приезжать в бухгалтерию повторно, а получает листок сразу. Бухгалтерия не следит за тем, просматривает ли работник его.
В 2023 году Министерство труда заняло более строгую позицию по поводу отправки расчетных листов по электронной почте. Даже при письменном согласии работника на электронную доставку, отказ обоснованно следует в случае отсутствия у организации кадровой системы ЭДО. Такое указание содержится в письме Министерства труда России. от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296.
Позиция Роструда
На сайте Онлайнинспекция.рф специалисты Роструда проинструктировали работодателей о правильном оформлении рассылки расчетных листков по электронной почте.
Вопрос № 165257 Допустимо информировать сотрудников о размере и составляющих зарплаты посредством рассылки расчетных листков по персональным почтам без подписания под роспись, если в организации отсутствует электронный документооборот? Возникнет ли при этом нарушение? Какие документы нужно оформить для этого?
Мы считаем, что если в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте установлен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) по электронной почте, то такой порядок не нарушит действующие нормы законодательства.
Решите порядок отправки зарплатных ведомостей по электронной почте путем утверждения соответствующего документа или внесения условий в трудовой договор.