Штатное расписание – документ, который нужен не только бухгалтерии и директору. Штатку при проверке всегда запрашивают и налоговая, и трудовая, и соцстрах.
В штатном расписание устанавливается структура, штатный состав, численность работников организации, перечень должностей с окладами. С одной стороны, прямого указания на обязанность составить штатное расписания в ТК РФ нет. С другой стороны, отсутствие штатки будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку на этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ.
Форма штатного расписания
Для штатного расписания предусмотрена форма унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:
- Наименование структурных подразделений и код.
- Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
- Количество штатных единиц.
- Тарифный ставки, оклады.
- Надбавки.
- Всего заработная плата за месяц.
- Примечания
Организация вправе разработать свою собственную форму и утвердить ее в учетной политике. На практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.
Как заполнить штатное расписание Т-3 на 2022 год
В шапке документа нужно указать информацию об организации.
Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Графы формы штатного расписания Т-3
Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
|
Графы |
Что заполнять |
|
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код» |
Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Коды вы можете присвоить свои, любые. |
|
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация |
Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта. |
|
4 «Количество штатных единиц» |
Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки. |
|
5 «Тарифная ставка (оклад)» |
Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада. |
|
6-8 «Надбавки» |
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть: персональные надбавки; надбавки за стаж работы в компании или в отрасли; надбавки за работу с секретными сведениями; доплата за вредные условия работы. Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть. |
|
9 «Всего в месяц» |
В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4. |
|
10 «Примечание» |
Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты. |
Где указывают данные из штатного расписания
Данные штатного расписания нужны пир оформлении:
- трудового договора,
- трудовой книжки,
- личной карточки работника,
- кадровых приказов,
- отчетности по форме СЗВ-ТД.
Как утвердить штатное расписание на 2022 год
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации.
Подписывают штатку: руководитель и главный бухгалтер.
Пример приказа об утверждении штатного расписания
Приказ № 1
об утверждении штатного расписания
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО «НАЗВАНИЕ» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с «____»____________20__ г. штатное расписание № 4 со штатной численностью ____________ человек (Приложение к настоящему Приказу).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой
Приложение: штатное расписание на ______ листах.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Срок действия штатного расписания
Штатное расписание может составлено один раз прим открытие компании со сохранятся весь период действия организации.
Организация может иметь всего одно штатное расписание и отдельными приказами его изменять. Переутверждать штатное расписание каждый год не нужно, если ничего в нем не меняется.
Штатное расписание можно менять по мере необходимости: увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.
Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.
Изменение штатного расписания
Изменения в штатное расписание вносятся, если меняется количество штатных единиц, вносятся новые подразделения, меняется название подразделений, меняются оклады, надбавки и т.д.
Изменить штатное расписание можно двумя способами:
- Внести изменения в действующее штатное расписание.
- Утвердить новое штатное расписание.
И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.
В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.
Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.
Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.
Пример приказа об изменении штатного расписания.
Приказ № _____
о внесении изменений в штатное расписание
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание с «___»___________ 20___ года следующие изменения:
1.1. Ввести новы отдел ____________________________ со следующим штатным составом:
начальник отдела — _____ шт. ед., должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер — _____ шт. ед., должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
координатор — ________ шт. ед., должностной оклад — ___________________ тыс. рублей.
1.2. Увеличить количество штатных единиц отдела _____________________.
1.3. Ввести изменения в оклады следующих штатных единиц:
начальник отдела, должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер, должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров _________.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.