Непредсказуемая экономическая ситуации, санкционное давление, нарушение логистики – все это может привесит компанию к необходимости экстренно сократить расходы, чтобы «выжить». К сожалению, в большинстве случаев, минимизируя расходы, компании вынуждены увольнять работников. К такому развитию событий нужно быть готовыми и заранее «избавиться» от дополнительных расходов.
При увольнении работника по сокращению, ему нужно выплатить заработную плату за время, которое он успел отработать в месяце увольнения; компенсацию за неиспользованный отпуск; выходное пособие – в общем случае в размере среднего месячного заработка.
При увольнении работника по собственному желанию, ему нужно выплатить заработную плату за время, которое он успел отработать в месяце увольнения; компенсацию за неиспользованный отпуск.
И в том, и в другом случае есть выплата, которую сложно рассчитать заранее — компенсация за неиспользованный отпуск. Если в компании руководство строго следит за тем, чтобы все работники использовали свои отпуска вовремя, резкого роста сумм выплат не будет. Но, очень часто, работники накапливают неиспользованные части отпусков годами.
Накопленные и неиспользованные дни отпуска
На дату увольнения работника нужно проверить, есть ли у него и сколько неиспользованных дней ежегодного отпуска.
Если есть неизрасходованные дни, работник вправе уйти в отпуск с последующим увольнением. Если в отпуск он не ушел, все эти дни придется компенсировать деньгами.
Компенсация, как и заработная плата за последний месяц, выплачивается в последний рабочий день (ст. 140 ТК).
Отпускных и, соответственно, компенсации нет только у работников по гражданско-правовым договорам.
НДФЛ и взносы с компенсации
С компенсации за неиспользованный отпуск нужно удержать НДФЛ и перечислить налог в бюджет не позднее следующего рабочего дня в соответствии с п. 6 ст. 226 НК.
Кроме НДФЛ на сумму компенсации нужно начислить страховые взносы.
Работник брал отпуск авансом и остался должен
ТК РФ не запрещает предоставлять отпуска авансом. Но, если работник не успеет отработать взятый авансом отпуск, у него образуется долг перед организацией в виде излишне выплаченных отпускных.
Бухгалтерия вправе удержать эту сумму из зарплаты, которую выплатит при увольнении. Удержать можно не более 20 процентов согласно статье 138 ТК РФ.
По решению директора долг, образовавшийся у работника из-за отпуска авансом, можно простить.
НДФЛ и взносы с прошенного долга
Если компания прощает работнику переплату отпускных, НДФЛ и страховые взносы начислять не нужно. Они уже были начислены и уплачены при выплате отпускных.
Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон
Уволить работников можно по соглашению сторон. В этом случае придется выплачивать выходное пособие. Сумма пособия законодательством не ограничена, но есть налоговые ограничения.
Если в трудовом договоре с работником заранее предусмотрена выплата компенсации в случае его расторжения, уволить можно одним днем на основании статьи 178 ТК РФ.
НДФЛ и взносы с выходного пособия
НДФЛ и страховые взносы с выходного пособия не платятся. Но, при этом выходное пособие не должно превышать трех среднемесячных заработков.
Если по соглашению сумма выходного пособия больше, чем три среднемесячных заработка, с разницы нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Какие расходы можно учесть в базе по прибыли
В расходах в налоговой базе по прибыли можно учесть:
- компенсацию за неиспользованный отпуск на основании п. 8 ст. 255 НК.
- выходное пособие можно на основании п. 9 ст. 255 НК в пределах разумных сумм.
Компенсацию за неиспользованный отпуск можно учитывать в расходах на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК. Нельзя списать в расходы только затраты на дополнительные отпуска, которые могут быть установлены в компании внутренними документами, по инициативе руководства.
Прощенный долг, образовавшийся у работника из-за неотработанных отпускных, считается подарком. Минфин настаивает, что эти суммы нельзя включать в расходы (письмо Минфина от 26.02.2020 № 03-03-07/13686). Но, если вы не будете восстанавливать расходы за прошлый период и подавать уточненку, этот расход не вызовет подозрений. Прощенные отпускные включите во внереализационные доходы того периода, в котором работник увольняется.
Всю сумму выходного пособия можно включить в расходы на основании п. 9 ст. 255 НК.
Подозрения вызовут только крупные, необоснованные суммы выходных пособий. Если будете их выплачивать руководящему составу, попробуйте уложится в диапазон от 2-х до 5-ти среднемесячных заработков. Такие выплаты суды одобряют. Если суммы больше, их нельзя отнести на расходы по налогу на прибыль.