Утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, которые оформляются только в электронном виде. Они вступят в силу 1 марта 2023 года.
Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н.
С 1 января 2022 года работодатели могут перейти на электронный кадровый документооборот (ст. 22.1 – 22.3. ТК РФ). Это их право, а не обязанность. Поэтому кадровый ЭДО можно вводить постепенно.
Для электронных документов работодатель может использовать:
- платформу «Работа в России», с доступом, в том числе, через портал госуслуг,
- или свою специальную информационную систему.
Требования к электронному документу
С 1 марта 2023 года кадровый документ в электронном виде должен состоять из следующих структурных элементов:
-
основная часть документа в формате PDF/A-1A;
-
приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
-
электронная подпись основной части документа и приложения;
-
машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
-
описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения: наименование, тип значения, признак обязательности.
К приказу Минтруд приложил перечень структурных элементов описания электронного документа, а также коды кадровых документов, оформляемых в письменном виде. Приведем таблицу кодов.
Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. Таблица
|
№ п/п |
Наименование основных видов документов и иных сведений, связанных с работой |
Статья ТК РФ |
Код документа (кадрового мероприятия) |
|
I. Прием на работу |
|||
|
1. |
Приложение к трудовому договору либо отдельное соглашение к нему о недостающих условиях трудового договора |
57 |
01.001 |
|
2. |
Приглашение на работу в порядке перевода от другого работодателя |
64 |
01.002 |
|
3. |
Требование лица, которому отказано в заключении трудового договора |
64 |
01.003 |
|
4. |
Причина отказа в заключении трудового договора |
64 |
01.004 |
|
5. |
Заявление об отсутствии трудовой книжки |
65 |
01.005 |
|
6. |
Трудовой договор |
67 |
01.006 |
|
7. |
Приглашение работника на работу |
80 |
01.007 |
|
8. |
Дополнительное соглашение к трудовому договору, являющееся его неотъемлемой частью |
341.2 |
01.008 |
|
9. |
Локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью |
22, 68 |
01.009 |
|
10. |
Ознакомление с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью |
22, 68 |
01.010 |
|
11. |
Ознакомление спортсменов, тренеров с нормами, правилами, в том числе антидопинговыми, положениями (регламентами), условиями договоров работодателя в части, непосредственно связанной с трудовой деятельностью спортсменов, тренеров |
348.2 |
01.011 |
|
12. |
Заявление работника о продлении срока действия срочного трудового договора |
261 |
01.012 |
|
13. |
Соглашение сторон о продлении действия срочного трудового договора |
332, 336.1 |
01.013 |
|
II. Рабочее время и время отдыха |
|||
|
14. |
Согласие работника о выполнении им дополнительной работы |
60.2 |
02.001 |
|
15. |
Отказ от выполнения дополнительной работы |
60.2 |
02.002 |
|
17. |
Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение продолжительности рабочего времени |
92 |
02.004 |
|
18. |
Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены) |
94 |
02.005 |
|
19. |
Согласие работника на привлечение к работе в ночное время, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением |
96, 259 |
02.006 |
|
20. |
Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от работы в ночное время |
96, 259 |
02.007 |
|
21. |
Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе |
99, 259 |
02.008 |
|
22. |
Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением |
99 |
02.009 |
|
23. |
Согласие работника на привлечение его к работе в выходные и нерабочие праздничные дни |
113, 259, 290 |
02.010 |
|
24. |
Распоряжение работодателя о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни |
113 |
02.011 |
|
25. |
Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, о замене части ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно устанавливаемой денежной компенсацией |
117 |
02.012 |
|
26. |
Заявление работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок |
124 |
02.013 |
|
27. |
Заявление работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией |
126 |
02.014 |
|
28. |
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
128 |
02.015 |
|
29. |
Ознакомление с правом отказаться от работы выходные и нерабочие праздничные дни |
113, 259 |
02.016 |
|
30. |
Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от направления в служебную командировку |
259 |
02.017 |
|
31. |
Согласие работника на направление его в служебную командировку |
259 |
02.018 |
|
32. |
Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами |
262 |
02.019 |
|
33. |
Заявление о присоединении к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовании отдельно полностью либо по частям ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы |
263 |
02.020 |
|
34. |
Заявление о предоставлении дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы |
263.1, 319 |
02.021 |
|
35. |
Извещение работодателя работником об отказе от выполнения работы |
379 |
02.022 |
|
36. |
Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы |
99 |
02.023 |
|
37. |
Извещение о времени начала отпуска |
123 |
02.024 |
|
38. |
Правила внутреннего трудового распорядка |
68 |
02.025 |
|
39. |
Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка |
68 |
02.026 |
|
III. Материальная ответственность |
|||
|
40. |
Соглашение, прилагаемое к трудовому договору, о конкретизации материальной ответственности сторон этого договора |
232 |
03.001 |
|
41. |
Специальный договор о вверении работнику ценностей |
243 |
03.002 |
|
42. |
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности |
244 |
03.003 |
|
43. |
Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности |
244, 245 |
03.004 |
|
44. |
Объяснение для установления причины возникновения ущерба |
247 |
03.005 |
|
45. |
Обязательство о добровольном возмещении ущерба |
248 |
03.006 |
|
IV. Оплата труда |
|||
|
46. |
Заявление работника о производстве оплаты труда в иной форме |
131 |
04.001 |
|
47. |
Извещение работника работодателем при выплате заработной платы |
136 |
04.002 |
|
48. |
Сообщение работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы |
136 |
04.003 |
|
49. |
Извещение работодателя работником о приостановке работы на весь период до выплаты задержанной суммы |
142 |
04.004 |
|
50. |
Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы |
142 |
04.005 |
|
51. |
Соглашение сторон трудового договора о размере возмещения расходов |
188 |
04.006 |
|
V. Охрана труда |
|||
|
52. |
Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации |
185.1 |
05.001 |
|
53. |
Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой |
222 |
05.002 |
|
54. |
Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты |
222 |
05.003 |
|
55. |
Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты |
222 |
05.004 |
|
56. |
Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока |
222 |
05.005 |
|
57. |
Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы |
229 |
05.006 |
|
VI. Образование работника |
|||
|
58. |
Ученический договор |
177, 200 |
06.001 |
|
59. |
Согласие работника на направление его для прохождение независимой оценки квалификации |
196 |
06.002 |
|
VII. Социальное партнерство |
|||
|
60. |
Мотивированное предложение о временном приостановлении действия отдельных положений соглашения в отношении работодателя |
48 |
07.001 |
|
61. |
Мотивированный отказ присоединиться к отраслевому соглашению |
48 |
07.002 |
|
62. |
Сообщение работодателя выборному органу первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров с работниками |
82 |
07.003 |
|
63. |
Мотивированный отказ присоединиться к региональному соглашению о минимальной заработной плате |
131.1, 345.1 |
07.004 |
|
64. |
Заявление работника на перечисление членского профсоюзного взноса или денежных средств на счет(а) профсоюзной организации |
377 |
07.005 |
|
65. |
Мотивированное мнение |
372, 373, 374 |
07.006 |
|
66. |
Требования, выдвинутые работниками и (или) представительным органом работников |
399 |
07.007 |
|
67. |
Решение по рассмотрению требований работников |
400 |
07.008 |
|
68. |
Решение по рассмотрению требований профессиональных союзов (их объединений) |
400 |
07.009 |
|
69. |
Согласованное решение, принятое сторонами коллективного трудового спора |
403 |
07.010 |
|
70. |
Решение трудового арбитража по урегулированию коллективного трудового спора |
404 |
07.011 |
|
71. |
Соглашение об урегулировании коллективного трудового спора |
408 |
07.012 |
|
72. |
Предупреждение о проведение предупредительной забастовки |
410 |
07.013 |
|
73. |
Предупреждение о возобновлении забастовки |
411 |
07.014 |
|
74. |
Заявление о начале простоя |
414 |
07.015 |
|
75. |
Коллективный договор |
40, 43 |
07.016 |
|
76. |
Соглашение по итогам коллективных переговоров |
47 |
07.017 |
|
77. |
Решение представительного органа работников |
399, 410 |
07.018 |
|
VIII. Индивидуальные трудовые споры |
|||
|
78. |
Арбитражное соглашение |
348.13 |
08.001 |
|
79. |
Предложение о создании комиссии по трудовым спорам |
384 |
08.002 |
|
80. |
Заявление работника о рассмотрение спора в его отсутствие или его представителя |
387 |
08.003 |
|
81. |
Ознакомление с правилами арбитража (третейского разбирательства) |
348.13 |
08.004 |
|
82. |
Протокол заседания комиссии по трудовым спорам |
387 |
08.005 |
|
83. |
Решение комиссии по трудовым спорам |
388 |
08.006 |
|
IX. Персональные данные |
|||
|
84. |
Согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны |
86 |
09.001 |
|
85. |
Согласие работника на сообщение его персональных данных третьей стороне |
88 |
09.002 |
|
86. |
Согласие работника на сообщение его персональных данных в коммерческих целях |
88 |
09.003 |
|
87. |
Заявление работника о своем несогласии с отказом работодателя исключить или исправить его персональные данные с соответствующим обоснованием такого несогласия |
89 |
09.004 |
|
88. |
Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области |
86, 88 |
09.005 |
|
X. Изменение условий трудового договора |
|||
|
89. |
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора |
72 |
10.001 |
|
90. |
Согласие на перевод на другую работу |
72.1, 76, 332.1, 336.2, 350 |
10.002 |
|
91. |
Просьба о переводе на постоянную работу к другому работодателю |
72.1 |
10.003 |
|
92. |
Согласие на перевод на постоянную работу к другому работодателю |
72.1 |
10.004 |
|
93. |
Соглашение сторон о временном переводе на другую работу у того же работодателя |
72.2 |
10.005 |
|
94. |
Согласие работника на перевод на работу, требующую более низкой квалификации |
72.2 |
10.006 |
|
95. |
Согласие работника на перевод на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья |
73, 81, 83, 84, 261 |
10.007 |
|
96. |
Согласие работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, на отстранение от работы на срок, определяемый соглашением сторон, в связи с отказом от перевода либо отсутствием у работодателя соответствующей работы |
73 |
10.008 |
|
97. |
Уведомление работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений |
74, 306 |
10.009 |
|
98. |
Предложение работнику о другой имеющейся у работодателя работы |
74 |
10.010 |
|
99. |
Предупреждение работнику об изменении определенных сторонами условий трудового договора |
344 |
10.011 |
|
100. |
Согласие на перевод к другому работодателю |
348.4 |
10.012 |
|
101. |
Согласие работника на предоставление другой равноценной работы (должности) у того же работодателя |
375 |
10.013 |
|
XI. Прекращение трудовых отношений |
|||
|
102. |
Предупреждение о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания |
71 |
11.001 |
|
103. |
Предупреждение о расторжении трудового договора по собственному желанию |
71, 80, 348.12 |
11.002 |
|
104. |
Предупреждение работнику о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия |
79 |
11.003 |
|
105. |
Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой |
80, 84.1 |
11.004 |
|
106. |
Обращение работника о неполучении трудовой книжки / сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения |
84.1 |
11.005 |
|
107. |
Заявление работника о предоставлении ему с последующим увольнением неиспользованных отпусков |
127 |
11.006 |
|
108. |
Обращение уволенного работника за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства |
178, 318 |
11.007 |
|
109. |
Согласие работника на расторжение с ним трудового договора |
180 |
11.008 |
|
110. |
Предупреждение работника о досрочном расторжении трудового договора |
280, 292, 296 |
11.009 |
|
111. |
Предупреждение работнику о прекращении трудового договора по совместительству, заключенного на неопределенный срок |
288 |
11.010 |
|
112. |
Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников |
180, 292, 296 |
11.011 |
|
113. |
Предупреждение работнику о прекращении трудового договора |
327.6 |
11.012 |
|
114. |
Решение о согласии или несогласии с увольнением |
374 |
11.013 |
|
XII. Иные кадровые мероприятия |
|||
|
115. |
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий |
62 |
12.001 |
|
116. |
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности |
66.1 |
12.002 |
|
117. |
Заявление о неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности |
66.1 |
12.003 |
|
118. |
Объяснение работника |
193 |
12.004 |
|
119. |
Заявление дистанционного работника о предоставлении оформленного надлежащим образом экземпляра трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе |
312.2 |
12.005 |
|
120. |
Согласие на направление в спортивные сборные команды Российской Федерации |
348.6 |
12.006 |
|
121. |
Сообщение работодателю о прекращении гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства (подданства) иностранного государства либо получении вида на жительство или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства |
349.6 |
12.007 |
|
122. |
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания |
193 |
12.008 |
|
123. |
Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на замену государственных гарантий и компенсаций денежной компенсацией |
351.5 |
12.009 |
|
124. |
Иные документы |
— |
12.999 |