За последние пять лет площадь рабочих мест сотрудников сократилась. Таковы данные исследований. По каким причинам это происходит, и какая «рассадка» трудящихся эффективнее? Эти и другие вопросы Марина Скудутис адресовала экспертам.
Площадь рабочего места в офисах open space сократилась на 0,5 кв. м, кабинет линейного руководителя – на 2,9 кв. м, топ-менеджеров – на 5,8 кв. м. Эти цифры со ссылкой на исследование компании Pridex опубликовали в конце прошлого года «Ведомости». По данным издания, в среднем «рассадка» в столичных бизнес-центрах класса А и В стала на 30 процентов плотнее. Еще в 2011 году на одного сотрудника приходилось 12,86 кв. м, в 2015 году – только 8,71 кв. м. Следуя нехитрым математическим расчетам, можно сделать вывод, что теперь в офисе площадью 100 кв. м «умещается» примерно 11 человек (а в 2011 году – 7–8).
Устройство помещения
Евгений Михайленко, генеральный директор Ассоциации экспертов системного менеджмента «МихиКо», рассказывает о двух основных типах устройства рабочих помещений компаний: немецком и американском. Для первого характерна коридорная система с небольшими кабинетами по разные стороны. В таких комнатах работает небольшое количество людей, зачастую в одном офисе может находиться один сотрудник. «Американский же офис – это царство так называемого “open space”. Множество людей в огромном кабинете, иногда разделенном на маленькие каморки невысокими перегородками. Руководитель находится либо вместе с подчиненными, либо в небольшом стеклянном кабинете – “стакане”», – отмечает г-н Михайленко. По его словам, в обеих системах есть и плюсы, и минусы. «Первая позволяет меньше отвлекаться на посторонние разговоры, спокойно вести переговоры по телефону, не перекрикивая коллегу за соседним столом, работать с конфиденциальной информацией, не опасаясь того, что в любой момент ее могут подсмотреть глаза, для которых она не предназначена. Важен также и психологический момент: такой способ организации офиса позволяет сотрудникам иметь личное пространство, отсутствие которого негативно отражается на нервной системе человека», – отмечает эксперт.
Обратите внимание
8,71 кв. м офисной площади приходится в столице на одного сотрудника, согласно данным за 2015 год.
Оpen space, по его словам, позволяет руководителю постоянно следить за тем, чем заняты подчиненные. «При этом значительно экономится офисное пространство, у работников больше развивается «чувство локтя», правда, конфликты по всем законам психологии тоже возникают намного чаще. Последние исследования, опирающиеся на эксперимент Демарко и Листера «Военные маневры разработчиков», показали, что в офисах с открытой планировкой люди не чувствуют себя в безопасности, чаще болеют, более подвержены стрессам, провоцируют и участвуют в конфликтах, у них повышен уровень агрессии, они хуже воспринимают новую информацию», – делает вывод эксперт.
Виктория Сорочинская, специалист по рекламе и маркетингу «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», рассказывает: «Мы не сокращаем рабочие площади, мы освобождаем пространство для реализации сотрудниками их проектов. Open space – это идеальные условия для внутреннего взаимодействия работников, для руководства – это лучший способ, позволяющий контролировать проекты. Занимаясь своими задачами, специалисты общаются, получают информацию сразу же и, соответственно, реагируют на нее намного быстрее, чем те, кто сидят в отдельных кабинетах. Сотрудники, приходя на работу, сразу включаются в процесс». По ее словам, для проведения переговоров и встреч с клиентами у них в компании есть отдельные комнаты, которые также могут занять сотрудники отделов и департаментов для обсуждения планов и задач.
«Мы не разделяем рабочее и личное пространства, а живем по принципу «работай где нравится». Если сотруднику нужно уехать на встречу и поговорить с клиентом, почему он должен испытывать дискомфорт? У большинства менеджеров есть мобильные устройства, в которые встроены все корпоративные сервисы, они могут понадобиться для оперативного реагирования и решения задач. Технологии уже сильно изменили бизнес.
Сегодня не нужно быть за компьютером для того, чтобы работать. А наши менеджеры уверены, что открытое пространство повышает производительность и эффективность, а также способствует сплочению коллектива и быстрой адаптации новых сотрудников», – делится г-жа Сорочинская.
«Гибкий» офис
Роман Борисов, PR-директор «Коворкинг 14», рассказывает, что в современном мире все больше компаний внедряют стратегию «гибкого» офиса, который позволяет сотруднику планировать свой рабочий день и выбирать свое место исходя из планов. «Подобный подход позволяет оптимизировать расходы на арендную плату и оргтехнику. В таких случаях одним из наиболее подходящих вариантов «гибкого офиса» является коворкинг (от англ. «co» и «working» – «работать вместе». – Прим. ред.)», – отмечает он.
«Это место, где люди получают всю необходимую инфраструктуру и услуги для комфортной работы, отдыха и образования. При этом не нужно платить за аренду. Работа построена по абонементной системе, куда включен необходимый и заранее выбранный набор услуг», – отмечает г-н Борисов. По его словам, при таком подходе к организации рабочего пространства руководство всегда может быть уверено в том, что сотрудник будет находиться в комфортных условиях, с доступом к необходимой инфраструктуре – начиная от интернета и заканчивая принтером», – делится эксперт. Он считает, что подобный подход к организации рабочего пространства поможет снизить затраты по аренде полноценного офиса и благоприятно скажется на рабочей атмосфере коллектива.
Павел Якимчук, руководитель направления внутренней отделки помещений CBRE, считает, что в первую очередь нужно понять, на чем основана приведенная выше статистика. «Так как если, например, для кабинетов на одного сотрудника (те самые топ-менеджеры) можно определить реальную занимаемую площадь, то для зон офиса категории open space это сделать достаточно сложно по разным причинам. Например, по-разному может учитываться площадь проходов и коридоров, метры, занимаемые офисной техникой. В последние годы для компаний, которые вдумчиво подходят к организации интерьера и, в первую очередь, к планировке пространства, важно, чтобы в офисе были предусмотрены зоны с разным функциональным назначением (не только кабинеты и open space)», – рассказывает он. По его словам, подобные помещения принимают ярко выраженный обособленный характер и учитываются при проектировании «отдельными метрами». «В результате формально может получиться, что зоны open space уменьшаются, хотя фактически это просто говорит об ином способе расчета площадей. Все очень индивидуально и напрямую зависит от требований конкретного арендатора или собственника метров. В нашей практике встречаются примеры и с 5, и с 10, и даже с 20 кв. м на одного человека», – отмечает г-н Якимчук. По его словам, если речь идет о кабинетах, «то тут действительно наметилась тенденция к сокращению». Он рассказывает, что доля офисов с кабинетной рассадкой постоянно сокращается. «Это и экономия метров, и подход к организации управления бизнесом – требуется больше прямого взаимодействия между сотрудниками – открытая организация офиса максимально этому способствует. В результате площади кабинетов также сокращаются», – резюмирует эксперт.
Удаленная экономия
Исследование компании Regus, посвященное гибкому графику (включая работу удаленно), показало, что 17 процентов опрошенных полагают, что удаленная работа может значительно снизить затраты на аренду, 67 процентов респондентов уверены, что возможность трудиться вне офиса позволяет быть ближе к клиентам, что, в свою очередь, повышает уровень продаж, 64 процента считают, что при таком подходе существует вероятность получить в команду отличного начинающего специалиста.
Половина опрошенных согласилась с тем, что удаленная работа позволяет экономить на транспортных расходах.
54 процентов опрошенных заявили, что их компании постоянно находятся в поиске удаленных работников. Однако только 43 процента организаций уделяют внимание подготовке таких сотрудников.
76 процентов респондентов уверены, что удаленная работа или работа по гибкому графику поможет улучшить продуктивность труда. Опрос проводился в 2015 году среди 44 000 менеджеров и предпринимателей из разных стран мира.