Рассчитываем суточные для заграничной командировки

Банк России ввел ограничения на снятие иностранной наличной валюты. Принятые меры показали свою эффективность, однако у бизнеса, сотрудники которого могут ездить в заграничные командировки, может возникнуть вопрос: как же отправить коллег за границу? Ответ на вопрос журнал «Расчет» попросил найти Анастасию Краснову, младшего аудитора компании КСК АУДИТ.

В письме Банка России от 25 марта 2022 года № 08-36-2/2219 регулятор дал разъяснения, касающиеся процесса выдачи и отчета за выдачу командировочных расходов в иностранной валюте. 

Рассмотрим порядок направления сотрудника в командировку и приведем соответствующие комментарии из письма регулятора.

Правила направления в командировку

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения рабочего задания вне постоянного места работы. 

Согласно Положению об особенностях направления работников в командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 (далее – Постановление) при направлении в командировку за пределы Российской Федерации сотруднику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и суточные. Также дополнительно возмещаются:

• траты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства. Эти средства выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. 

Компания может самостоятельно определить размер суточных, однако, если установленный бизнесом размер суточных превышает предельную величину, на разницу придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. 

Выдача валюты

В какой валюте выплачивать суточные, решает сама компания. Можно выдать сотруднику рубли, чтобы он самостоятельно обменял деньги в банке, а можно сразу выплатить аванс в иностранной валюте, некоторые работодатели могут выдать корпоративную банковскую карту, на которой уже есть средства. 

Согласно упомянутому выше письму регулятора, в текущей обстановке при выдаче наличных средств на командировочные расходы в евро, фунтах стерлингов, японских иенах эквивалент в долларах США должен определяться банком (кредитной организацией) по устанавливаемому ею курсу. Кроме того, выдаваемая сумма не должна быть меньше суммы, рассчитанной при использовании для конвертации официальных курсов иностранных валют по отношению к рублю, устанавливаемых Центральным Банком на день выдачи. 

Все расчеты осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Закон разрешает проводить валютные операции между резидентами в части оплаты или возмещения расходов физлица, связанных с командировкой за границу. 

Такие операции можно осуществлять в наличной иностранной валюте, без открытия специального счета в банке (ч. 2 ст. 14). Будьте внимательны: Банк России в письме от 18 декабря 2006 года № 36-3/2408 указал, что выдача денег под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета не предусмотрена. 

Размер суточных

При определении суммы суточных следует принимать во внимание пункт 18 Положения, а именно: при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. 

При возвращении обратно дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. 

Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. 

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Ввиду роста валютного курса кредитные организации вынуждены подавать ходатайства в Центральный Банк об увеличении предельного лимита выдачи командировочных расходов.

В свою очередь организации нужно подготовить обоснование увеличения потребности в выдаваемом лимите, а также все документально подтвержденные сведения, а именно: 

• основания направления сотрудника в командировку (дополнительно представить локальный нормативный акт, определяющий порядок возмещения командировочных расходов); 

• документы, содержащие информацию о сроке командировки, месте командирования, Ф. И. О. командируемых работников;

• полный перечень планируемых расходов в командировке.

Работник, выехавший в командировку на территорию иностранного государства и возвратившийся на территорию России в тот же день, получает суточные в размере 50% нормы расходов на выплату суточных.

Учет «командировочных»

Траты на заграничную командировку, учитываемые в рамках налога на прибыль, включают в себя:

• суточные;

• найм жилого помещения;

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• транспортные расходы на проезд к месту командировки и обратно;

• иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый кодекс устанавливает требование пересчитывать расходы, произведенные в иностранной валюте, в рубли по официальному курсу Банка России на дату признания соответствующего расхода. Включение затрат по командировке в состав прочих расходов необходимо осуществлять на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если сотруднику выдавались рубли для самостоятельной покупки валюты, то необходимо пересчитывать расходы в рублях по курсу обмена, приложенному в справке о покупке валюты, если ее нет, то пересчет ведется по курсу Банка России на дату выдачи подотчетных сумм.   

---

Читать оригинал