При расчете налога на прибыль компания вправе учесть затраты на аренду жилья для своих сотрудников при соблюдении нескольких условий. Если их не соблюсти, эти выплаты останутся выплатами в пользу работников, которые к расходам, учитываемым в налоговой базе по прибыли, не относятся.
Когда оплату жилья расходом не признают
Согласно пункту 29 статьи 270 НК РФ, при определении налоговой базы по прибыли не учитываются затраты на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
В частности, Минфин считает, что суммы возмещения расходов на аренду квартиры для сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, носят социальный характер. Поэтому такие выплаты нельзя учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, даже если эти расходы предусмотрены трудовым договором (см. письмо Минфина от 14 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34531).
Таким образом, если в трудовом договоре просто написать, что компания платит за жилье сотрудника определенную сумму, расходом это не признают.
Когда оплату жилья можно признать расходом
В расходы на оплату труда
включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
Применять эту формулировку в отрыве от других норм НК РФ, а именно статей 270 и 252, рискованно. То есть эти расходы:
- не должны относиться к тем, которые не учитываются в налоговой базе по прибыли;
- должны быть экономически обоснованными
и документально подтвержденными
.
При расчете налога на прибыль организация вправе учесть и затраты на аренду жилья для своих сотрудников. Но только в том случае, когда такие расходы являются формой оплаты труда и условие об этом прописано в трудовом договоре (см. письмо Минфина от 18 февраля 2022 г. 03-03-06/1/11643).
Чтобы расход на квартиру ценного работника учесть в расходах, его можно, к примеру, учесть в окладе, определяя размер заработной платы.
Экономически обоснованными и документально подтвержденными эти выплаты будут считаться, если работник трудится у вас в штате, то есть по трудовому договору
, и имеет договор с арендодателем о предоставлении жилья в аренду, на основании которого фирма и производит выплаты.
Пример. Как учесть расходы на оплату жилья
Работник трудится по трудовому договору. В трудовом договоре написано, что оклад составляет 100 000 рублей в месяц. Из этой суммы 20 000 руб. составляет выплата в неденежной форме в виде оплаты аренды жилья.
По договору, который предоставил работник, работодатель ежемесячно перечисляет арендодателю работника в качестве оплаты жилья 20 000 руб. (100 000 руб. х 20%).
В качестве расходов на оплату труда ежемесячно можно учесть всю сумму дохода работника, то есть 100 000 руб.
Обратите внимание: НДФЛ и страховыми взносами облагается вся сумма дохода работника, включая денежную и неденежную части. Также всю выплату целиком нужно учитывать при расчете среднего заработка работника в случае отпуска, командировки и т. д.
Заметим, что подобным образом можно учесть в расходах на оплату труда многие виды выплат в пользу работников.
Предельная доля натуральной зарплаты
Расходы на оплату труда в неденежной форме
уменьшают базу по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда, но есть нюанс, о котором следует помнить.
Доля неденежного вознаграждения за труд не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты. Полную замену денежной зарплаты на «натуральную» ТК РФ запрещает. Поэтому при исчислении налога на прибыль можно учесть долю «натуральной» зарплаты, если она не превышает установленный трудовым законодательством лимит.
Если этот лимит нарушен, то сумму превышения списывать в расходы на оплату труда нельзя. Об этом предупреждает Минфин в письме от 27 мая 2016 г. № 03-03-07/30694.