Расходы командировок при упрощенной системе налогообложения: теория и практика

Сотрудники компаний на упрощенной системе налогообложения могут ездить в командировки так же, как и сотрудники предприятий, работающих по общей системе. Предприятия на УНС с объектом обложения «доходы минус расходы» могут учитывать затраты, понесенные специалистами во время поездок, в налоговой базе. Рассмотрим, какие траты можно учесть и на какие важные моменты обратить внимание при отправке работника в командировку.

Общие положения об отчётности затрат командировок.

Поездка сотрудника по поручению работодателя в другое место для осуществления рабочих обязанностей, согласно статье 166 Трудового кодекса, называется командировкой.

Статья 167 ТК РФ устанавливает правило возмещения сотрудникам расходов на служебные поездки. Перечень этих расходов приведен в статье 168 Трудового кодекса и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Что можно потратить во время командировки? Давайте перечислим всё.

• затраты на транспорт;
• затраты за найм жилого помещения;
• Прочие расходы, возникающие у специалиста из-за временного пребывания за пределами своего места жительства, включая суточные.

Обратите внимание на последний пункт! Важно, чтобы дополнительные расходы сотрудника согласовали с работодателем заранее. В то же время компании на упрощенной системе налогообложения не могут разрешить специалистам траты на некоторые товары или услуги, так как предприятие в будущем не сможет их принять к учету. А некоторые товары и услуги, которые может приобрести работник в служебной поездке, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Сколько времени сотрудник может проводить в командировке?

Рассмотрим возможные затраты компании на рабочих командировках сотрудников при применении УСН с объектом обложения «доходы минус расходы».

Статья 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации определяет виды расходов, которые могут быть учтены при командировании работников предприятий, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом обложения «доходы минус расходы». В перечне указаны следующие траты:

• Транспорт для осуществления служебного поручения туда и обратно.
• аренда жилого помещения;
• суточные;
• Выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и аналогичных бумаг.
• Сборы, такие как те, которые взимают консульства, аэропорты за выезд, проход или транзит транспортных средств, а также аналогичные платежи.

Нюансы определения расходов

Во время деловых поездок возможны расходы, которые могут стать причиной разногласий с контролирующими органами. К примеру, предприятие не имеет права выплачивать суточные сотруднику, который может вернуться домой каждый день.

При командировании сотрудника за границу обратите внимание на начало срока командировки. Если сотрудник отправился в другое государство после начала командировки, но до пересечения границы его суточные должны соответствовать нормам для служебных поездок на территории России.

Руководство по учету расходов при исполнении служебных обязанностей за пределами места работы.

Как предприятия могут учесть затраты, возникшие у сотрудника при выполнении служебных обязанностей в другом населенном пункте или субъекте РФ?

Расходы по УСН учитываются или при утверждении бухгалтером авансового отчета специалистом (если работнику выдали деньги до начала командировки), или при возмещении сотруднику расходов, понесенных во время поездки и утверждения авансового отчета (если работник тратил личные средства в командировке).

Все затраты требуется подтвердить документами и объяснить с точки зрения экономики.

Возможна ли отнесение туристического сбора к расходам?

С появлением туристического налога 1 января у путешественников может возникнуть вопрос о его учете в расходах.

В письме Минфина России от 07.10.2024 № 03-03-06/1/96816 дан ответ по вопросу учета таких расходов: расходы командированного работника по оплате найма жилого помещения, в том числе суммы туристического налога (начиная с 01.01.2025), учитываются при налогообложении прибыли организаций как командировочные расходы согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. В связи с этим компания может учитывать туристический налог в составе командировочных расходов.

Чтобы в дальнейшем учитывать туристический налог как расход, после командировки нужно получить у работника документ: счёт-фактуру или чек, где отдельно указана сумма налога.

Подписка на новости и полезные материалы