Расходы командировок по упрощенной системе налогообложения: теория и практика

Сотрудники компаний на упрощенной системе и работники предприятий на ОСНО могут совершать рабочие поездки. Предприятия на УНС с объектом обложения «доходы минус расходы» могут учитывать в налоговой базе траты, произведенные специалистами.

Общие положения о расходах в поездках за работой

Выезд специалиста в другое местоположение по поручению работодателя для работы над деловыми вопросами – это командировка, предусмотренная статьей 166 Трудового кодекса.

Статья 167 ТК РФ устанавливает правило возмещения сотруднику расходов на служебную поездку. Перечень этих расходов приведен в статье 168 Трудового кодекса и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В поездках по делам можно потратить на что? Давайте перечислим всё.

затраты на транспорт;
затраты за найм жилого помещения;
Дополнительно к расходам на проживание сотрудник может понести затраты на содержание и суточные при нахождении вне места жительства.

Последний пункт важен: дополнительные траты сотрудника должны быть согласованы с работодателем заранее. Компании на упрощенной системе не могут разрешить специалистам тратиться на некоторые товары или услуги, так как предприятие впоследствии не сможет их учесть. Некоторые товары и услуги, которые может приобрести работник в служебной поездке, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Сколько времени сотрудник может проводить в командировке?

Рассмотрим, сколько компания, работающая по УСН с методом учета «доходы минус расходы», может потратить на командировки сотрудников.

Статья 346.16 НК РФ устанавливает виды расходов для командировок работников предприятий, работающих по упрощённой системе налогообложения с объектом обложения «доходы минус расходы». В этом перечне указаны следующие траты:

Перемещение к месту исполнения поручения и обратно.
аренда жилого помещения;
суточные;
Выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и аналогичных бумаг.
Взимаемые пошлины, такие как те, что собирают консульства, аэропорты, за право выезда, прохода или транзита транспорта и другие аналогичные платежи.

Нюансы определения расходов

Во время командировок возможны расходы, которые могут послужить причиной разногласий с контролирующими органами. Например, компания не обязана выплачивать суточные сотруднику, способному ежедневно возвращаться домой.

При направлении сотрудника за границу обратите внимание на нюансы сроков командировки. Если сотрудник уехал в другое государство, но командировка началась раньше пересечения границы, то в период нахождения специалиста на территории России суточные должны быть рассчитаны по нормам выплат для служебных поездок внутри страны. Такая ситуация может возникнуть при перемещении работника наземным транспортом.

Учёт расходов в служебной поездке

Как компаниями учитываются расходы работников, возникшие при выполнении служебных заданий в других городах или регионах?

Расходы при УСН учитываются по дате утверждения бухгалтером авансового отчета специалистом (если работнику выдали средства до начала командировки) или по дате возмещения сотруднику расходов, понесенных во время поездки и утверждения авансового отчета (если работник тратил личные средства в командировке).

Все траты нужно подтвердить документами и объяснить с точки зрения экономики.

Входит ли туристический налог в расходы?

С первого января действует туристический налог, и у некоторых может возникнуть вопрос о том, можно ли учесть его в расходах.

Министерство финансов России письмом от 07.10.2024 № 03-03-06/1/96816 ответило на вопрос об учёте таких расходов следующим образом: «расходы командированного работника по оплате найма жилого помещения, в том числе по оплате суммы туристического налога налогоплательщику такого налога (начиная с 01.01.2025), учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе командировочных расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 (Налогового) кодекса». Следовательно, компания может учесть туристический налог в составе командировочных расходов.

Чтобы в дальнейшем включать туристический налог в расходы, нужно запросить у работника после командировки документ с указанием суммы налога – счёт-фактуру или чек с отдельным пунктом для этой информации.

Журнал «Практическая бухгалтерия»