Иногда случается так, что работодатели забывают о выдаче расчетных листков своим сотрудникам. Такие документы могут вообще отсутствовать в компании или выдаваться, но нерегулярно. Чем чреваты такие действия компании и как избежать проблем, рассказала Елена Пшеничная, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
Основная задача расчетного листка – это информирование работника о том, из чего складывается его заработная плата. В трудовом законодательстве закреплена обязанность компании выдавать такие документы в письменном виде. Однако каким способом предприятие информирует сотрудника, в каком формате, с какой периодичностью, законодательство не определяет. Поэтому форму листка, периодичность его выдачи, способ передачи работнику и другие необходимые моменты компания должна утвердить в своем локальном акте.
Полный расчет
Заработная плата сотрудника устанавливается трудовым договором в соответствии с применяемыми к сотруднику системами оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Как уже было отмечено, нормами ТК РФ предусмотрена обязанность информировать каждого работника о том, из чего складывается его доход, а именно:
- о составных частях заработной платы, причитающейся сотруднику за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных специалисту, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других перечислениях, предусмотренных законодательством;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
При этом работодатель, с учетом мнения представительного органа сотрудников, должен самостоятельно утвердить форму расчетного листка и закрепить ее локальным актом организации, например, приказом (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Постановление Верховного суда РФ от 23 декабря 2010 г. № 75-АД10-3).
Кроме того, следует отметить, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (порядок выдачи расчетного листка). Эту систему работодателю также следует урегулировать самостоятельно. Для этого необходимо предусмотреть в трудовом или коллективном договоре или ином локальном акте конкретный порядок извещения сотрудника о составных частях его заработной платы.
Каким он может быть? Минтруд России отмечает, что, кроме всем привычных расчетных листков на бумаге, имеют место быть и «расчетники», созданные в электронной форме. В таком случае они должны быть направлены сотрудникам на их электронную почту. Такой порядок, по мнению Минтруда России, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560, Апелляционное определение Омского областного суда от 24 июля 2013 г. по делу № 33-4740/2013).
Дата выдачи
Кроме того, следует добавить, что законодательно также не установлен период, за который следует выдавать расчетный листок. В связи с этим за разъяснениями давайте также обратимся к контролерам. Так, в частности, в письме от 24 мая 2018 года № 14-1/ООГ-4375 Минтруд России отметил, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, является выдача расчетных листков с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, расчетный листок должен выдаваться каждый месяц. При этом еще в 2007 году контролерами было отмечено, что выдавать документ следует одновременно с зарплатой за вторую половину месяца (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1).
В более поздних разъяснениях по данному вопросу Минтруд России уточнил, что организация вправе самостоятельно в своих локальных нормативных актах установить, когда будут выдаваться расчетные листки – до, во время или после выдачи зарплаты за вторую половину месяца (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
Обратите внимание
В более поздних разъяснениях Минтруд России уточнил, что организация вправе самостоятельно в своих локальных нормативных актах установить, когда будут выдаваться расчетные листки – до, во время или после выдачи зарплаты за вторую половину месяца.
Персональные данные
А как соблюсти условия о персональных данных, ведь расчетный листок содержит сведения о работниках, к которым, согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», относится любая информация, затрагивающая прямо или косвенно физическое лицо? Например, это могут быть фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, должность, сведения о размерах выплат и удержаний и другие данные.
При передаче персональных данных работника компания обязана соблюдать ряд требований, в том числе не сообщать такую информацию третьей стороне без письменного согласия работника (ст. 88 ТК РФ).
Это значит, что необходимо выдать расчетный листок непосредственно тому работнику, для которого он предназначен. При отсутствии возможности передать документ лично сотруднику, чтобы не нарушить статьи 88 и 89 Закона № 152-ФЗ, «расчетник» можно выдать через другого сотрудника, но при условии, что у последнего есть доверенность на получение этой бумаги.
Есть еще один запасной вариант, например, локальным актом компании можно предусмотреть, что расчетные листки передаются сотрудникам через начальников отделов, которые, в свою очередь, под подпись оповещены о запрете на разглашение персональных данных сотрудников.
Способ перевода
Не забывайте, что порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы: «наличкой» через кассу или же перечислением на карту сотрудника. У работодателей есть обязательство выдавать всем сотрудникам расчетные листки при выплате зарплаты, в том числе при перечислении ее на банковские карты. ТК РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты денег. На это указал и Минтруд России в своем письме от 23 октября 2018 года № 14-1/ООГ-8459. Ну а порядок выдачи документов, как было отмечено выше, организация определит самостоятельно своим локальным актом.
А если случится так, что работодатель проигнорирует свою обязанность по выдаче расчетного листка? Предусмотрена ли за это ответственность?
Ответ – да, предусмотрена!
Невыдача работникам расчетных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Обратите внимание
А если случится так, что работодатель проигнорирует обязанность по выдаче расчетного листка? Предусмотрена ли за это ответственность? Ответ – да, предусмотрена! Невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Контролеры могут вынести предупреждение или наложить административный штраф на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 рублей.
А вот если будет установлено, что нарушение совершено повторно, то в соответствии с частью 2 статьи 5.27 Административного кодекса штрафы будут значительно выше, а именно от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет для должностного лица и штраф от 50 000 до 70 000 рублей – для организации. Будьте внимательнее!
Читайте также «Доплаты к заработной плате: кому, сколько и когда»
