Расчетные листки о начисленной заработной плате – документ обязательный. Выдача его сотрудникам устанавливается трудовым законодательством и не может быть проигнорирована компанией. При этом неважно, хочет ли работник получать такой документ, написал он заявление на получение листка или отказался это делать. Организация должна передать листок сотруднику. Если этого не сделать, предприятие рискует быть наказанным. В этой статье расскажем, как составить листок, когда и как выдавать.
Начнем с основ. Трудовое законодательство обязывает работодателей информировать работника при выплате зарплаты о составе его дохода. В частности, положения части 1 статьи 136 ТК РФ устанавливают сообщение сотруднику:
- о частях его заработной платы, которая ему причитается за период, за который с ним производится расчет;
- о размерах других сумм, которые начислены. К этой категории относится информирование о компенсациях, которые компания начислила за нарушения сроков выплаты зарплаты, перечисления отпускных, выплат при увольнении и других начислениях, которые необходимо выплатить специалисту;
- о суммах всех удержаний, которые организация произвела в части текущей выплаты;
- об итоговой сумме, которая подлежит перечислению специалисту.
Форма расчетного листка
Законодательство не устанавливает форму расчетного листка. Такой документ организация может разработать самостоятельно, утвердив его с учетом мнения представительного органа сотрудников. Порядок утверждения формы расчетного листка аналогичен правилам локальных нормальных актов компании, который определен в статье 372 Трудового кодекса.
После составления документа и его согласования необходимо выпустить приказ об утверждении расчетного листка.
Обратите внимание! Реквизит «Компенсация за задержку з.п., отпускн. и т.д.» – обязательный для расчетного листка. Даже если перечисленные компенсации компания перечисляет вовремя, это не значит, что в документе можно удалить это поле. В силу статьи 136 ТК РФ эта информация является обязательной для документа. Если таких данных в расчетном листке не будет, компания рискует быть оштрафованной.
Общие правила выдачи
Опасным моментом может быть выдача расчетных листков. Как мы указали выше, законодательство обязывает предприятия выдавать документ о составных частях зарплаты, начислениях и удержаниях. При этом ТК РФ не определяет, как именно компания должна передавать этот документ. Поэтому тут предприятию нужно быть очень внимательным.
Полагаем, что наиболее правильной стратегией будет ведение списка работников получивших расчетный листок, можно также завести журнал регистрации и выдачи этих документов. Работники при получении расчетного листка будут расписываться, подтверждая тем самым факт передачи документа работодателем. Хотя законодательство не обязывает предприятие выдавать этот документ под подпись, но если организовать процесс именно таким образом, то это обезопасит компанию от потенциальных претензий со стороны трудовой инспекции.
Помните: компании грозит наказание за невыдачу расчетных листков. Если в ходе проверки ГИТ будет установлен факт невыдачи этих документов, то инспекторами может быть выписан штраф:
- от 30 000 до 50 000 рублей – юрлицу;
- от 1000 до 5000 рублей – руководителю (ст. 5.27 КоАП РФ).
Примечательно, что как нет рекомендуемой формы листка в законодательстве, так нет и правил его выдачи. Организация самостоятельно решает, сотрудники какого отдела будут передавать документ работникам. Это могут быть как специалисты бухгалтерии, так и их коллеги из кадрового подразделения.
При этом необязательно, чтобы составляли документы и выдавали их одни и те же департаменты, эти функции можно разделить.
То же, что и правила выдачи, кажется подписи на расчетных листках. Требования такого в ТК РФ нет. Однако предприятие локальным нормативным актом может назначить ответственного, который будет расписаться от ее имени в листке. Печать организации на документе также не обязательна.
Нужно ли работнику писать заявление на получение расчетного листка
Некоторые компании просят работников написать заявление на представление листков. При отсутствии такого документа предприятие отказывает работнику в выдаче листка.
Такой подход – неправильный, делать так не нужно. Выдача листка, как мы уже писали, является обязательной для организации. Следовательно, сотрудник, может затребовать получение этого документа безотносительно каких-либо условий. Если компания ставит выдачу листка в зависимость от заявления, это является нарушением, за которое компании грозит штраф.
Как часто и когда выдавать расчетный листок
Напомним, что в соответствии с трудовым законодательством компания должна производить выплаты работникам не реже двух раз в месяц. Тут возникает логичный вопрос: нужно ли выдавать листок при каждом перечислении или достаточно одного раза, ведь зарплата начинается по итогам месяца.
Одного раза будет достаточно, сообщает Минтруд России в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375. В ведомстве отметили: «Считаем необходимым отметить, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, является выдача расчетных листов с указанием начисленной месячной заработной платы». Позднее, в письме от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1 ведомство повторно озвучило эту же позицию. Схожий ответ совсем недавно, в декабре 2023 года, подтвердил и Роструд, отвечая на вопрос пользователя сервиса «Онлайнинспекция.рф».
А вот что касается сроков выдачи расчетных листков, тут компании нужно быть внимательной. Документ нельзя передавать сотруднику после получения им заработной платы. Судя по вопросу на том же сервисе «Онлайнинспекция.рф», компания установила ЛНА правило, что расчетный листок направляется специалисту в течение трех дней после перевода. Такой подход нарушает требование законодательства, уточняет Роструд.
Выдавайте листок не позднее дня выдачи выдачи заработной платы. Это же касается и тех работников, которые увольняются. Листок для таких специалистов нужно формировать не позднее дня увольнения, так как все денежные расчеты с уходящим работником предприятии должно завершить не позднее последнего дня работы.
Про отпускные. Минтруд России в письме от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1 отметил, что отпускные не являются заработной платой, поэтому выдавать расчетный листок при перечислении денег за отпуск компания не должна.
Редакция ПБ
Читайте в полной версии статьи «Расчетные листки – 2024. Что можно, а чего нельзя делать компании?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия»:
- можно ли выдавать расчетный листок через терминал?
- когда допускается отправление листка по электронной почте?
В статье использованы фото с сайта freepik.com