За невыход на работу без уважительной причины работника можно уволить. Но, если работник не выходит на связь, сделать это затруднительно. С такой проблемой столкнулись многие работодатели, учитывает массовый отъезд из-за мобилизации. ТК РФ обязывает работодателя до принятия строгих дисциплинарных мер к работнику выяснить были ли у него уважительные причины для отсутствия на рабочем месте.
Чаще всего работники предупреждают о том, что не выйдут на работу по тем или иным причинам. Если этого не произошло, выяснять причину придется работодателю.
Факт невыхода на работу оформляется актом об отсутствии на рабочем месте. В основе акта может быть служебная записка от непосредственного руководителя, менеджера по кадрам или любого другого работника компании. Подтвердить отсутствие на работе можно распечаткой из системы контроля, если в компании установлена пропускная система.
Если работника не будет несколько дней, акты придется составлять ежедневно. Когда сотрудника нет несколько недель или месяцев, можно составлять акт раз в неделю или раз в месяц. Но, составлять их нужно постоянно. В табеле учета рабочего времени эти дни отмечайте буквенным кодом «НН».
Нужно ли разыскивать работника
Как минимум нужно попытаться дозвонится работнику или его родственникам. Если связи с ним нет, нужно направить по адресу регистрации письмо с описью о вложения или телеграмму с требованием дать объяснение о причинах отсутствия на работе.
Если все попытки связаться с работником окажутся неудачными (телефон отключен, письмо вернулось в связи с отсутствием адресата или по истечении срока хранения в почтовом отделении) нужно составить акт о невозможности получить объяснения.
Эти документы понадобятся, если вы примите решение уволить работника, а он появится.
Порядок увольнения пропавшего работника законом не определен. Обычно работодатели после того, как попытки связаться окажутся безрезультатными, увольняют таких работников за прогул. Здесь есть риск того, работник появится через пару месяцев с документами, подтверждающими уважительную причину отсутствия на работе, например, попал в больницу. Тогда работника придется восстанавливать.
Лучше дождаться выхода работника на связь или на работу. Тем более что это не несет финансовых затрат. Дни, отмеченные в табеле кодом «НН» не оплачиваются. А на его рабочее место вы вправе нанять временного работника.
Алгоритм действий работодателя
Получить докладную или служебную записку об отсутствии работника на рабочем месте
Служебную или докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте составляют в произвольной форме. Важно в ней точно указать данные работника (ФИО, должность, подразделение) и время (в часах и минутах) отсутствия на работе.
Составить Акт об отсутствии работника на рабочем месте
Акт об отсутствии на рабочем месте более четырех часов подряд составляется в произвольной форме. В него вносятся данные из служебной записки:
- Название акта и дата его составления;
- ФИО, должность и подразделение, в котором числится работник;
- Дата и точное время, в течение которого сотрудника не было на работе;
- Подтверждение акта: подписи работников, их ФИО и должности. Желательно, чтобы акт подписали как минимум трое человек.
Ознакомьте работника с актом
Работника, по которому зафиксирован прогул нужно ознакомить с актом. Лучше всего это сделать одновременно с затребованием у него письменного объяснения о причинах отсутствия. Неознакомление работника с таким актом не несет никаких рисков, поскольку не является нарушением процедуры, установленной ст. 193 ТК.
Если с работником нет связи, акт и требование предоставить объяснение нужно направить ему по почте письмом с описью вложения.
У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы объяснить причины прогула (ч. 1 ст. 193 ТК). Срок исчисляйте с даты, когда работник получил письмо. Ее он проставит в уведомлении о вручении.
Попытайтесь выяснить причины отсутствия
Связаться с работником или его родственниками по телефону или прийти к нему домой. Отправить по адресу регистрации акт отсутствия на работе и требование предоставить объяснения. Если попытки связаться окажутся неудачными (телефон отключен, письмо вернулось в связи с отсутствием адресата или по истечении срока хранения в почтовом отделении) составьте акт о невозможности получить объяснения.
Отмечайте отсутствие в Табеле учета рабочего времени
Как правило, на момент составления акта еще неизвестно, по каким причинам работник не вышел на работу. В табеле до выяснения причины, проставляется буквенный код НН или цифровой код 30. Затем этот код либо сохранится, либо будет заменен на код «ПР» — прогул.
Работник вышел на связь
Если с работником удастся связаться и уважительной причины невыхода на работу не будет, отметка НН в табеле меняется на обозначения прогула – код ПР. Ранее внесенный код просто зачеркивается и рядом пишется новый.
Каким может быть финал
Вариантов два.
Первый – продолжать попытки связаться с работником.
Второй – уволить его за прогул, а в случае суда – обосновать, что компания приняла меры, чтобы получить объяснения.
Если примите решение уволить за прогул, учитывайте, что взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня, когда обнаружили проступок. В этот срок не входит период болезни, отпуска работника, время на учет мнения профсоюзной организации (ч. 3 ст. 193 ТК).
В день увольнения рассчитайте сотрудника, выплатите зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованные дни отпуска и оформите трудовую книжку.