Наличные выдаются подотчетным средствам редко, чаще пользуются перечислением на карту – это удобнее и проще. Важно помнить о том, что банковский контроль усиливается ежегодно, и банк может списать перечисленные работнику деньги по другим причинам, а карту заблокировать.
Внедрять порядок перечисления подотчетных средств на карты сотрудников лучше всего через локальный акт организации, например, Положение о расчетах с подотчетными лицами. Практика часто показывает обратное.
Компания может определить основные правила для выдачи денег под отчет в учетной политике. Там же можно указать возможность выплаты сумм в подотчет как через кассу, так и на банковские карты сотрудников.
Деньги под отчет выдаются только работникам, с которыми заключены трудовой или гражданско-правовой договоры. Список лиц, которым можно выдать деньги под отчет, указан в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
За последние три года законодательство по выдаче под отчет работников денег не претерпело кардинальных изменений. Важно правильно заполнять платежку при переводе подотчетных сумм, чтобы банк верно идентифицировал платеж, и оформлять авансовый отчет. Это приобрело большую актуальность с ростом числа самозанятых и индивидуальных предпринимателей в штатах компаний.
Основание для выдачи денег под отчет
В течение длительного времени бухгалтерский персонал выдавало средства под отчет по заявлению и приказу руководства.
Заявление теперь необязательно. Достаточно распоряжения руководителя, подписанного, в том числе, подчиненным.
В целях организации работы бухгалтерии при большом количестве подотчетных работников заявление может быть полезным инструментом. О необходимости его составления решает руководитель компании совместно с главным бухгалтером. При внедрении заявления в компании целесообразно закрепить это правило, а также сроки выдачи денежных средств в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Образец заявления на получение денежных средств под отчет. .
Выдачу денег под отчет необходимо оформлять приказом всегда.
Финансовые средства можно перечислить под отчет как наличными из кассы, так и на банковскую карту держателя. Наличные выдаются с расчетного счета или из кассы, но только при условии поступления средств в качестве выручки от продаж товаров, работ, услуг. Наличные деньги из других источников для выдачи «под отчет» недопустимы.
Выдавать деньги под отчет: какой вид карты предпочтительнее?
Деньги под отчет можно перевести на банковскую карту, используемую для выплаты зарплаты, или на карту любого сотрудника.
В платежке укажите, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» впишите, например: «Аванс на командировочные расходы» или «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и тому подобное.
При идентификации платежа возникнут сложности, налоговая служба может считать перевод заработной платой, доначислить НДФЛ и страховые взносы. В судах подобные споры часто выигрывают компании, но лишние проблемы не нужны никому. Поэтому точнее указывайте назначение платежа.
Контроль расходования служебных средств сотрудником
Перед выданнием денег под отчет удостоверьтесь, что в отношении работника отсутствует открытое исполнительное производство и не заблокирована его карта.
В случае блокировки карты возврата средств перед разблокировкой невозможно осуществить. Сотрудник также не сможет использовать средства для оплаты материалов или услуг.
Возврат подотчетных денег после списания судебными приставами в пользу долга практически невозможен, поскольку эти суммы не относятся к социальным выплатам. Приставы могут списывать их в счет погашения задолженности. Не подлежат изъятию командировочные суммы, алименты, пособия по беременности и родам и тому подобное.
В подобных ситуациях суд не устанавливает связи между деяниями (недеяниями) пристава и ущербом организации.
Корпоративная карта
Корпоративные карты — альтернатива более безопасная. Их можно привязать к расчетному или специальному счету компании.
На карту можно перевести средства, которые сотрудник получил по доверенности. Вероятность внезапного ограничения доступа к корпоративной карте значительно меньше, а списание денег по судебному решению относительно сотрудника невозможно.
Отчет по подотчетным деньгам
Работник обязан предоставить полный расчет за все полученные под отчет средства. Необходимо составление авансового отчета и приложить все документы Оплата может осуществляться не только с помощью чеков, как прежде. Пригодны также слипы, квитанции электронного терминала и тому подобное (см., например, письмо Министерства финансов Российской Федерации от 21.05.2021 №). 03-03-07/38967, постановления Арбитражного суда Московского округа от 19 мая 2021 года № Ф05-9278/2021 и Федеральной антимонопольной службы того же округа от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06).
Сотрудник обязан предоставить отчет по подотчету не позже чем через три рабочих дня после окончания срока его действия.
Представление выписки из банка, подтверждающей поступление средств от компании и их траты, будет полезным. Это необязательный шаг.
Авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший первоначальную выплату. Законодательство запрещает передачу денежных средств от одного подотчетного лица другому.
Список бумаг, необходимых для получения аванса.
- Приказ Выплата денежных средств сотруднику с последующим уплатой может быть поручена приказом руководителя предприятия. Заявление работника Для приобретения товаров послужит назначение денежных средств или служебное обращение.
- Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
- Свидетельства приобретений для организации (чекы, товарные накладные, счета-фактуры).
- Бухгалтерские документы об оплате товаров, услуг, выполненных работ (акты, накладные и подобные).