Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек. В случае обнаружения неточности в этом документе следует руководствоваться именно этим Постановлением.
Если обнаружена неточная или неправильная информация в трудовой книжке, исправлять ее нужно на том месте работы, где неверная запись была внесена. Внести правку закон разрешает и новому работодателю. Однако для этого ему понадобится официальная бумага из компании, кадровый работник, которой допустил ошибку. Под официальной бумагой имеется в виду не разрешение, а копии документов, по которым работник был оформлен. Например, это приказ о приеме на работу, переводе и увольнении. Разрешается использовать справки или выписки из документов, в которых содержится информация об этих приказах. При этом в Правилах записано: «Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь». Так что махать на работника рукой и говорить: «Это не мои проблемы» нельзя. Придется помочь.
Может сложиться и так, что компания, которая сделала неправильную или неточную запись, реорганизована. Тогда вносить исправление должен правопреемник организации. А если она ликвидирована – делать это будет работодатель по новому месту работы. Однако для исправления опять же понадобится официальный документ. Например, выписка из ЕГРЮЛ, в которой будет зафиксировано, что фирма прекратила свою деятельность (из ЕГРИП, если речь идет о работодателе – индивидуальном предпринимателе).
Обратите внимание
Исправлять ошибки и неточности в трудовой книжке без подтверждающих документов нельзя. Одних слов работника недостаточно. Необходимо, чтобы он представил необходимые бумаги.
Свидетельские показания, кстати, – тоже не доказательства. Однако из этого правила есть свои исключения. Для записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также при массовой утрате работодателем трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, и т.д., сведения о должности и периодах работы будет устанавливать специальная комиссия на основании документов, имеющихся у сотрудника, например, справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т.п., а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у «пропавшего» работодателя.
Может сложиться и такая ситуация: сведения в трудовую книжку внесены правильные, но не на ту страницу, на которую необходимо. К примеру, в документе работника данные о приеме и увольнении указаны на странице «Сведения о награждении». Что делать в такой ситуации? Ошибочные записи необходимо признать недействительными, а правильные данные нужно внести на страницу «Сведения о работе». Возникает вопрос: как быть, если в нужном разделе нет свободного места? Поможет вкладыш, его необходимо вшить в трудовую книжку. В этом случае действует уже знакомое правило: исправления вносит либо работодатель, допустивший ошибку, либо сотрудники новой компании, но на основании официальной бумаги с предыдущего места.
«Золотые» правила
Не забывайте: в трудовой книжке нельзя «замазывать» записи, подчищать или еще каким-то образом ликвидировать ошибки. Кроме того, в разделах документа, содержащих сведения о работе или данные о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Чтобы изменить информацию, нужно признать ее недействительной и внести правильную запись. Делается это так: после последней в разделе записи нужно указать следующий порядковый номер и дату внесения. В графе 3 необходимо написать: «Запись за номером таким-то недействительна», а потом внести правильные данные. В графе 4 в этом случае нужно отразить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная информация.
На заметку
Не стоит переживать, что не удастся исправить запись, сделанную давно. Если обнаружена «застарелая» ошибка, нужно просто проставить порядковый номер записи и дальше указать на ее недействительность. Потом следует внести правильную информацию со ссылкой на подтверждающий документ.
Иногда сведения о работнике в трудовой книжке нужно исправить не по той причине, что они ошибочны, а из-за того, что они изменились. Речь идет, например, о смене фамилии или имени. В Правилах сказано, что в этом случае изменение записи можно произвести на основании паспорта, свидетельств о рождении или браке (или о его расторжении), об изменении фамилии, имени, отчества и других официальных бумагах, обязательно указав их реквизиты в трудовой книжке.
Изменения нужно внести на титульный лист документа следующим образом: «старые» данные зачеркиваются одной чертой, после чего вписываются новые данные, а на внутренней стороне обложки указываются реквизиты подтверждающих документов.
Кстати, об именах-фамилиях. Ошибки в их написании встречаются очень часто. И обнаружить их может второй, третий или последующий работодатель. К примеру, нередко происходит путаница в написании имен «Наталия» и «Наталья».
Работник может посчитать, что особого значения это не имеет. Да он попросту может не обращать на это внимание долгие годы. Однако ФИО должно быть написано так, как в паспорте. Иначе у сотрудника могут возникнуть сложности с подтверждением стажа. Как же исправить такую ошибку? В Правилах об этом ничего не сказано и по этому вопросу есть несколько мнений. Одно из них гласит: в этом случае исправить ошибку можно также путем зачеркивания неверной записи и внесения новой со ссылкой, например, на паспорт, после этого необходимо заверить запись подписью и печатью, можно добавить также надпись «исправленному верить». Однако такой подход несет опасности. Кадровый работник в этом случае действует на свой страх и риск, исправляя данные в трудовой книжке, основываясь на паспорте гражданина. Конечно, это кажется логичным. Но в его ли это компетенции? На этот вопрос нет однозначного ответа, ведь в законодательстве об этом ничего не сказано. Что же делать? Надежнее сотруднику посоветовать добиться в судебном порядке признания того, что трудовая книжка принадлежит именно ему. Это беспроигрышный вариант, который позволит обезопасить работодателя от ненужных проблем.
Вероника Позднякова, для журнала «Расчет»
Работа с кадрами на предприятии
Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>
Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>
Читайте также по теме:
Если не отдают трудовую книжку при увольнении
Какой печатью можно заверять трудовую книжку
Запись о смене фамилии в трудовую книжку