НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности: нужно ли начислять и когда отражать в учете и справке 2-НДФЛ? Таким вопросом задается не только начинающий бухгалтер, но и опытный специалист. Лариса Кошолкина, заместитель руководителя департамента аудита КСК групп, рассказала, как не допустить ошибки при расчете подоходного налога.
Любому работнику за период временной нетрудоспособности фирма должна выплатить пособие на основании представленного больничного листа. Первые три дня болезни из всего периода нетрудоспособности оплачиваются за счет средств компании, остальные – за счет ФСС.
Работодатель должен начислить пособие сотруднику в течение 10 календарных дней с даты предъявления больничного. Специалистам, которые выполняют работу или оказывают услуги организации по гражданско-правовым договорам, пособие по временной нетрудоспособности не начисляется и, соответственно, не выплачивается.
Читайте также «Замена календарных лет при исчислении пособий по временной нетрудоспособности»
Пособия по временной нетрудоспособности исключены из списка необлагаемых налогом государственных пособий. Таким образом, со всей суммы пособия начисляется и удерживается НДФЛ. Работодатель, как налоговый агент, должен перечислить налог с больничного в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором выплачено пособие, независимо от того, каким образом деньги были перечислены: путем перечисления на банковский счет или наличными. Эта норма начала действовать с 2016 года.
Пилотный проект ФСС
Сегодня в нескольких субъектах страны действует пилотный проект ФСС, в соответствии с которым работники получают пособие по временной нетрудоспособности напрямую из Фонда. Однако следует иметь в виду, что при бытовой травме, либо обычном заболевании первые три дня все равно оплачивает работодатель, все последующие дни нетрудоспособности оплачиваются из ФСС. В случае производственной травмы уже с первого дня выплаты производит Фонд, а не компания. Работодателю необходимо оформить заявление на выплату пособия, и вместе с больничным в пятидневный срок предоставить его в отделение ФСС.
Обратите внимание
Процедура отражения больничных хоть и кажется на первый взгляд запутанной, на самом деле довольно проста. Главное – учесть особенности начисления взносов и выплаты пособий в своем регионе.
«Совсем недавно мы попали в экспериментальную группу по выплате пособий напрямую из ФСС, – рассказывает Алла Яворина, руководитель кадровой службы компании «Цифровой агент». – С одной стороны, это удобно, в цепочке получения выплат исчезает посредник-работодатель, и сотрудник напрямую получает деньги из Фонда. Вот только с вопросами по расчету и срокам люди обращаются не в госструктуру, а идут в отдел кадров или бухгалтерию. Поэтому не факт, что новый регламент, если он будет принят повсеместно, упростит процедуру оплаты больничных. Возможно, не стоит спешить с внедрением таких проектов. Но прислушается ли государство к мнению работодателей и сотрудников – пока не ясно».
Читайте также «Максимальный и минимальный размер больничного в 2017 году»
Период бухгалтерского учета
В соответствии с законодательством бухгалтерский учет ведется методом начисления. Это означает, что результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены средства. То есть, если пособие по временной нетрудоспособности было начислено работнику, например, в сентябре 2016 года, то и в регистре бухгалтерского учета это начисление должно быть отражено в сентябре. В соответствии с налоговым законодательством, а именно подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным физическим лицом в момент выплаты пособия. Таким образом, если деньги были начислены и выплачены в октябре, то в регистре налогового учета такой доход должен быть отражен в октябре. В данной ситуации даты отражения операций для целей бухгалтерского учета и налогового учета НДФЛ будут различными.
ПРИМЕР ПРОВОДКИ ПО ОТРАЖЕНИЮ БОЛЬНИЧНЫХ
Работник предоставил больничный 19 сентября 2016 года. По листу нетрудоспособности было начислено пособие в размере 28 400 руб., из которых 3000 руб. за счет работодателя, НДФЛ по ставке 13% в размере 3692 руб.
Начислена заработная плата за вторую половину сентября в размере 32 000 руб., НДФЛ по ставке 13% в размере 4160 руб.
Выплата по больничному была произведена вместе с заработной платой 5 октября 2016 года. НДФЛ перечислен в бюджет 5 октября 2016 года.
В бухгалтерском учете делаются следующие записи:
30 сентября 2016 года:
Дебет 20 Кредит 70
– 32 000 руб. – начислена заработная плата за вторую половину месяца;Дебет 70 Кредит 68
– 4160 руб. – начислен НДФЛ с заработной платы;Дебет 20 Кредит 70
– 3000 руб. – начислено пособие за первые три дня нетрудоспособности за счет средств работодателя;Дебет 69 Кредит 70
– 25 400 руб. – начислено пособие за оставшиеся дни нетрудоспособности за счет средств ФСС;Дебет 70 Кредит 68
– 3692 руб. – начислен НДФЛ с пособия;Дебет 20 Кредит 69
– 1752 руб. – начислены взносы в ФСС.5 октября 2016 года:
Дебет 70 Кредит 50
– 24 708 руб. – выплачено пособие работнику;Дебет 70 Кредит 50
– 27 840 руб. – выплачена заработная плата работнику;Дебет 68 Кредит 51
– 7852 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.Налоговый регистр по учету НДФЛ (упрощенный) будет выглядеть следующим образом: 30 сентября 2016 года с налоговой базы в сумме 32 000 руб. в бюджет будет начислен НДФЛ с заработной платы в размере 4160 руб.
5 октября 2016 года НДФЛ с выплаченного дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности будет начислен в размере 3692 руб. в расчете с налоговой базы 28 400 руб. В этот же день в бюджет будет перечислен НДФЛ в сумме 7852 руб.
Пилотный проект
Если работодатель находится в субъекте РФ, где действует пилотный проект ФСС, то его регистры будут другими:
30 сентября 2016 года:
Дебет 20 Кредит 70
– 32 000 руб. – начислена заработная плата за вторую половину месяца;Дебет 70 Кредит 68
– 4160 руб. – начислен НДФЛ с заработной платы;Дебет 20 Кредит 70
– 3000 руб. – начислено пособие за первые три дня нетрудоспособности за счет средств работодателя;Дебет 70 Кредит 68
– 390 руб. – начислен НДФЛ с пособия;Дебет 20 Кредит 69
– 1752 руб. – начислены взносы в ФСС;Дебет 20 Кредит 69
– 1752 руб. – начислены взносы в ФСС;5 октября 2016 года:
Дебет 70 Кредит 50
– 2610 руб. – выплачено пособие работнику;Дебет 70 Кредит 50
– 27 840 руб. – выплачена заработная плата работнику;Дебет 68 Кредит 51
– 4550 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.В налоговом регистре будут сделаны следующие записи: 30 сентября 2016 года с базы в 32 000 руб. будет начислен НДФЛ с зарплаты в сумме 4160 руб.
5 октября 2016 года с налоговой базы в 3000 руб. в бюджет будет начислен НДФЛ с выплаченного дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя. И сразу перечислен НДФЛ в размере 4550 руб.
Читайте также «Как правильно оформить листок нетрудоспособности»
Период отражения по временной нетрудоспособности
Работодатель должен представить в инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ. ФНС в письме от 21 октября 2016 года № БС-3-11/4922@ разъяснила, каким периодом необходимо отражать пособия по временной нетрудоспособности в справке 2-НДФЛ. В разделе 3 в поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход, т. е. по дате получения дохода согласно статье 223 НК РФ (приказ ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@). Соответственно, в разделе 3 справки 2-НДФЛ зарплату (код 2000) следует отразить за тот отчетный период, в котором она была начислена, а сумму пособия по нетрудоспособности (код 2300) – когда была выплачена.
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ СПРАВКИ ПО ФОРМЕ 2-НДФЛ ПО БОЛЬНИЧНЫМ
Воспользуемся данными предыдущего примера. Так, в разделе справки 2-НДФЛ о доходах нужно будет отразить доходы, облагаемые по ставке 13%. В сентябре сумма дохода составила 32 000 руб. (код 2000). В октябре – 28 400 руб. (код 2300).
Если же работодатель в примере находится в субъекте РФ, где действует пилотный проект ФСС, то раздел справки о доходах будет выглядеть следующим образом: доходы, облагаемые по ставке 13%, в сентябре составят 32 000 руб., в октябре – 3000 руб.