Чаще всего переплата зарплаты вызвана перерасходом отпуска или неотработанными авансами. В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой. Второй случай — когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.
Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями.
Попросить добровольно возвратить долг
Предположим, бывший работник возвратил переплаченные деньги.
Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов. Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый период, в котором произошла переплата, истек.
Обратите внимание!
При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.
При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.
Образуется переплата по страховым взносам. В отчетности в ФСС за текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.
Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.
Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет. Если Справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером.
Как заполнить справку 2-НДФЛ по новой форме смотрите в бераторе
Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
ПРИМЕР
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. х 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. - 2300 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — начислены отпускные Белову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51 – 2600 руб. — перечислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. — отпускные выданы Белову.
Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — сторнированы отпускные Белова;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — сторнировано начисление НДФЛ;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб. — возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.
В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.
Подать судебный иск
Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.
В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.
При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой, и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.
По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и корректировки не нужны
ПРИМЕР
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. х 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. - 2300 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — начислены отпускные Белову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51 – 2600 руб. — перечислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. — выплачены отпускные Белову.
Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.
Бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб.(20 000 руб. — 2 600 руб.) — отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.
Вариант 1
Суд выиграл Белов.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. — отражен отказ по претензии;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — отпускные Белова списаны на прочие расходы;
В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.
Вариант 2
Суд выиграла компания.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70 – 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.
В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.
Простить долг
Это самый простой выход. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.
Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны.
НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Корректировки тоже не нужны. Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Обратите внимание!
Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).
При списании бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70
— списана задолженность в связи с истечением срока давности.
Бывает, что после увольнения работника обнаруживается и недоплата. Что делать в этом случае, читайте в бераторе.
Лучшее решение для бухгалтера
Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов e.berator.ru