При направлении работника в служебную командировку в 2022 году важно правильно оформить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.
Шаг 1. Проверьте, можно ли работника отправить в командировку
Вы не можете направить в командировку:
-
беременных женщин;
-
работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):
-
женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;
-
работникам, имеющим детей-инвалидов;
-
работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
-
матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекунам детей указанного возраста;
-
родителю, имеющему ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;
-
работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.
Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Направить их в служебные командировки допускается также только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья. Так установлено частью 2 статьи 167 Трудового кодекса (данная часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).
Шаг 2. Оформите приказ на командировку
Чтобы направить работника в командировку, оформите приказ.
В приказе обязательно указывают:
-
фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
-
его профессию (должность);
-
структурное подразделение, где он работает;
-
цель, время и место командировки.
Оформить приказ можно по утвержденной форме или издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке.
Шаг 3. Оплатите командировку
Размеры суточных в 2022 году:
-
для командировок по России — 700 руб. в день.
-
для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.
Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Помимо суточных, командированному сотруднику оплачивают:
-
расходы по найму жилого помещения;
-
расходы по проезду к месту командировки и обратно;
-
другие расходы
(например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06».
Количество отработанных часов указывать не нужно.
Шаг 5. Получите от работника отчет по командировке
Отчет по командировке содержит:
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие расходы на проживание;
- документы, подтверждающие расходы на проезд;
- документы, подтверждающие иные расходы.
Пример заполнения авансового отчета по форме № АО-1.
Шаг 6. Перерасчет командировочных на основании авансового отчета
На основании полученных от работника подтверждающих документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.
То есть если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя.