Вопрос о нумерации трудовых договоров кажется простым, но может иметь существенные последствия для предприятия. Отказ от нумерации может привести к административным издержкам, а присвоение каждому контракту уникального номера ставит задачу формирования этого самого номера. В нашей статье мы рассмотрим этот и другие вопросы.
Требования к нумерации трудовых договоров
Трудной кодекс не требует нумерации рабочих контрактов. Однако важно понимать, что даже такой, на первый взгляд, несущественный момент как нумерация является важной частью организации документального оборота по кадрам.
Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 разъяснил необходимость начинать нумерацию с нового года. Рассмотрим указания ведомства и ответим на вопрос о правилах нумерации рабочих контрактов в практике, последствиях отсутствия номеров документов и способах фиксации выбранного порядка.
Как принято нумеровать трудовые договоры?
Трудовой кодекс не требует от работодателей присваивать номера трудовым договорам. Однако некоторые компании поступают таким образом для удобства ведения документации.
Существует три главных метода нумерации.
1 подход. Номер каждого договора начисляется последовательно, начиная с первого зарегистрированного в компании. Счетчик продолжает увеличиваться независимо от года.
2 подход. Ежегодно счёт трудовых договоров начинается заново. Предприятия присваивают номера заключённым контрактам с нуля в начале каждого года. Такая система удобна для компаний с большим объёмом рабочих соглашений. Нумерация может выглядеть, например: № 001/2025, что означает первый договор в 2025 году.
3 подход. При комбинированной нумерации используют год заключения и порядковый номер. Например, номер договора может быть «2025-015», где 2025 – год заключения, а 015 – порядковый номер в этом году. Такой способ удобен для быстрого определения года заключения конкретного договора.
4 подход. В крупных компаниях при нумерации договоров можно использовать код подразделения: например, договор под номером «2025/01-009» означает, что контракт был заключен в 2025 году, код «01» относится к конкретному структурному подразделению компании, а «009» — это порядковый номер договора, подписанного этим подразделением.
5 подход. Классификация работников по категориям. Номер договора может иметь вид «ПР-001/2025», обозначая производственного персонала, или «ОФ-001/2025», что свидетельствует о контракте для офисных сотрудников.
Какой способ выбрать?
Выбор способа определяется масштабами организации и объемом заключаемых соглашений. Для небольших предприятий оптимальна непрерывная нумерация, в то время как крупным фирмам предпочтительнее комбинированный метод с указанием года или подразделения.
Какие последствия наступят при отказе от нумерации трудовых соглашений?
Отсутствие номеров в трудовых договорах не считается нарушением закона. Трудовой кодекс РФ не обязывает присваивать номера всем соглашениям о работе.
Несоблюдение нумерации может привести к трудностям при учете документов и поиске конкретных договоров при необходимости.
Трудовые договоры нужны компании не только для взаимодействия с работником, но и при проверках Государственной инспекции труда или Налоговой службы, а также в судах. Поэтому скорость поиска необходимых договоров следует учитывать при решении о нумерации трудовых соглашений.
Георгий Габолаев,
Руководитель компании «Группа-А» высказался для издания «Практическая бухгалтерия».
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
