Минтруд России и Роструд опубликовали новые пояснения по использованию электронных документов в общении с работниками, поскольку всё больше компаний переходят на электронный кадровый документооборот.
Порядок заключения договора о переходе на электронный документооборот.
Письмо Минтруда России от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653
В апрельском письме Минтруда России рассматривался вопрос о форме получения согласия от работников на переход к электронному кадровому документообороту. В документе ведомство ответило на вопрос о возможности оформления такого согласия в электронной форме.
Согласно статье 22.2 Трудового кодекса, для перехода на ЭКДО работник обязан предоставить компании письменное согласие на переход. Такое правило действует для всех специалистов, за исключением тех, кто был принят после 31 декабря 2021 года и у которых на указанную дату не было трудового стажа.
Министерство труда России разъясняет понятие «письменное согласие». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст, письменным документом считается документ, в котором сведения зафиксированы знаками письма. «Письменный вид документа в трудовых отношениях эквивалентен бумажному носителю, что подтверждается положениями части 2 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ», — добавляет Министерство труда России.
В письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 Минтруд России давал разъяснения по переходу на электронный экземпляр договора о труде (ЭКДО) с дистанционными работниками. Ведомство ответило на вопрос о возможности работодателю принять решение о переходе на ЭКДО в одностороннем порядке без согласия сотрудников.
При принятии решения о переходе на электронный кадровый документооборот с удалёнными сотрудниками работодателю необходимо руководствоваться положениями статьи 22.2 ТК РФ. Для этого компаниям требуется получить у работников письменное согласие.
О подаче заявления об уходе через электронный документооборот.
Письмо Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1
Роструд изучил возможность подачи заявления об увольнении сотрудником через ЭКДО. Сотрудник планировал уволиться во время отпуска и не мог посетить офис предприятия лично. Разрешает ли закон увольнение работника, если заявление он направит по электронной почте с электронной подписью при условии функционирования в компании электронного кадрового документооборота?
В ведомстве сообщили, что работник может подать заявление об уходе по собственному желанию работодателю в электронном формате.
Специалист должен подписать документ электронной подписью. Работники могут визировать документы квалифицированной, неквалифицированной (при соглашении сторон трудового договора) и неквалифицированной электронной подписью, выданной в инфраструктуре электронного правительства.
Заявление об увольнении необходимо подавать через информационную систему ЭКДО, применяемую работодателем. В ЛНА предприятия должна быть возможность подачи заявления об увольнении в электронном формате сотрудниками. Специалист должен быть внесен в категорию работников, для которых действует электронный документооборот, указали в Роструде.
В письме ведомство указало, что Трудовой кодекс исключает электронный документооборот для акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Их подписание осуществляется только на бумажном носителе.
Получая заявление об увольнении от сотрудника в электронной форме, издавайте приказ об увольнении на бумаге.