С увеличением числа работодателей, переходящих на электронный кадровый документооборот, у компаний появляются вопросы об общении с работниками через ЭКДО. В публикации будут рассмотрены новые разъяснения Минтруда России и Роструда по применению цифровых документов при взаимодействии со служащими.
Инструкция по заключению договора об использовании электронного коммерческого цифрового документа (ЭКДО).
Письмо Минтруда России от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653
В апреле Министерство труда России выпустило письмо, где рассматривался вопрос о форме согласия работника на переход на электронный кадровый документооборот. В нем ведомство дало ответ на вопрос о возможности оформления такого согласия в электронной форме.
Для перехода на ЭКДО работник должен предоставить компании письменное согласие, как указано в статье 22.2 Трудового кодекса. Это правило применяется к всем специалистам, за исключением тех, кто начал работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на указанную дату.
Минтруд России разъясняет понятие «письменное согласие». По ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст, письменным документом считается документ, в котором сведения зафиксированы знаками письма. «Письменный вид документа в трудовых отношениях равнозначен бумажному носителю, что подтверждается положениями части 2 статьи 22.1 ТК РФ», – указывает Минтруд России.
В письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 Минтруд России пояснил порядок перехода на электронные книжки декларанта (ЭКДО) при дистанционной работе. На вопрос о возможности работодателю принимать решение о таком переходе без согласия работников ведомство ответило отрицательно.
При выборе перехода на электронный документооборот кадров с удаленными сотрудниками работодателю следует руководствоваться нормами статьи 22.2 ТК РФ. Для этого организациям необходимо получить у работников письменное разрешение.
О подаче заявления об увольнении посредством ЭКДО.
Письмо Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1
Роструд изучил вопрос возможности направления заявления об увольнении сотрудником через ЭКДО. В случае рассматривался: работник извещает о намерении уволиться во время отпуска и не может присутствовать в офисе. Законодательство разрешает ли увольнение работника, если тот направит заявление по электронной почте с электронной подписью при наличии электронного кадрового документооборота в компании?
В ведомстве сообщили, что сотрудник может отправить работодателю заявление об увольнении по собственному желанию электронной почтой.
Для подписания документа требуется электронная подпись специалиста. Работники могут использовать для визы документов усиленную квалифицированную электронную подпись, усиленную неквалифицированную электронную подпись (порядок проверки которого устанавливается соглашением сторон трудового договора) или усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Работники должны направлять заявления об увольнении через информационную систему ЭКДО, которую использует работодатель. В локальных нормативных актах предприятия должна быть возможность подачи заявлений об увольнении в электронном формате. Специалист должен быть включен в категорию работников, участвующих в электронном документообороте.
В сообщении ведомство указало, что Трудовой кодекс не позволяет использовать электронный документооборот для акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Подписание таких документов производится только на бумажном носителе.
При получении заявления об увольнении от сотрудника в электронной форме, приказ об увольнении следует издать на бумаге.