Как целесообразно оформлять выплаты сотрудникам на нужды предприятия и доказывать их предназначение, если требуется?
Оформление выдачи денег под отчет
Для избежания будущих сложностей с контролирующими органами следует правильно оформить выплату сотруднику с самого начала.
Для этого нужно:
Сотрудник подаёт заявление с указанием целевого назначения денежных средств, необходимой суммы и срока предоставления. Руководитель ставит свою резолюцию на заявлении.
2. Оформить кассовые документы.
Бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер, который подписывает руководитель и подотчетный сотрудник.
3. Выдать деньги.
Наличные выплачиваются через кассу по КО-2. Максимальная сумма наличных, которую можно выдать сотруднику, составляет менее 100 000 рублей.
4. Получить отчетные документы от работника.
Сотрудник обязан подготовить и передать в бухгалтерию необходимые документы не позднее трёх рабочих дней с момента завершения срока, указанного в заявлении о выдаче денежных средств.
Сотрудник обязан оформить авансовый отчёт формы АО-1 и приложить к нему чеки, или другие документы, подтверждающие покупку.
5. Проверить правильность заполнения документов.
Расходы следует согласовывать с установленными целями и подтверждать документами о платежах.
Выдать сотруднику остаток неиспользованных денег или компенсировать затраты, произведенные им за собственные средства.
Должно хватить перечисленных документов, чтобы подтвердить назначение расходов и их сумму.
Какие последствия могут возникнуть при неверном оформлении выдачи денежных средств?
Неправильно заполненные формы или недостаток подтверждающих документов позволяют органам проверки, например, налоговой инспекции, считать, что средства выдавались не по отчету, а в качестве заработной платы или других выплат.
Это может вызвать негативные налоговые последствия. В качестве примера можно привести недавнее судебное дело, где Арбитражный суд Уральского округа решил, что компания выдавала директору зарплату под видом расхождений.
Компания не представила подтверждающих документов о выплатах, предусмотренных ею ранее. Из-за этого её наказали штрафом и доначислили НДФЛ (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.03.2025 по делу № А71-7598/2023).