Специалисту может понадобиться копия трудовой книжки в различных ситуациях: для получения займа в банке, оформления некоторых видов документов, пособий, льгот и так далее, при поиске работы, а также во множестве других случаев.
Законодательство не указывает конкретных случаев, когда работнику нужно предоставить копию трудовой книжки.
Обязанность работодателя
В случае запроса от работника копии трудовой книжки нет ограничений по содержанию. Однако по сроку выдачи трудовое законодательство устанавливает работодателям конкретный период. Согласно статье 62 ТК РФ фирма должна передать специалисту заверенную копию документа не позднее трех дней после заявления работника о необходимости получить ее, независимо от того, заявлено ли это устно или письменно.
«Копия верна»
Возникает вопрос о правильном способе заверения копии документа. ТК РФ предписывает заверять его надлежащим образом, однако порядок заверения не указан в Трудовом кодексе. Соответствующие правила отсутствуют и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
В этом случае следует руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, где определены правила оформления организационно-распорядительных документов.
Для корректного заверения трудовой книжки нужно написать слово «Верно», указать должность сотрудника компании, выполняющего данную процедуру, а также его подпись и ФИО. Добавьте ещё и дату.
При передаче копии документа другой организации при заверении нужно указать местонахождение оригинала трудовой книжки, например: «Оригинал документа хранится в сейфе отдела кадров ООО “Ромашка”».
Кто заверяет копию трудовой книжки?
Небольшое число сотрудников компании способны выполнить эту процедуру из-за ограниченного доступа к трудовым книжкам. Копию может сделать руководитель кадровой службы или её сотрудник, работающий с трудовыми книжками. В случае небольшой компании такой ответственностью могут быть наделены главный бухгалтер или специалист, принимающий документы при трудоустройстве. Важно, чтобы возможность изготовления копий трудовых книжек была закреплена за этим работником в документах организации.
Место отметки о заверении на странице копии трудовой книжки зависит от способа скрепления листов. Листы могут быть скреплены степлером или прошиты.
В первом случае проставление заверяющей отметки происходит на каждой странице документа. На последней странице копии отметка располагается непосредственно под последним внесением в трудовую книжку.
При втором способе компания сшивает документ. Все листы в таком случае пронумеровывают, на последней странице связывают бечевкой и запаивают ее концы бумажной пломбой. На ней указывают количество листов в документе, ставят подпись сотрудника, ответственного за создание копии, его должность и Ф. И. О. Отметку о заверении ставят отдельно, один раз, на последнем развороте копии.
Редакция ПБ
В полном тексте статьи можно узнать, как корректно предоставить работнику копию трудовой книжки. «Как заверить копию трудовой книжки?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
Подпишитесь на журнал «Практическая бухгалтерия» и получите доступ ко всем материалам сайта. pb.buhdaily.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.
Загрузить счёт для распечатки журнала «Практическая бухгалтерия».
Получить счёт на цифровую копию журнала «Практическая бухгалтерия».
Загрузить счёт для тарифа «Практическая бухгалтерия. Премиум». В него включены печатное и электронное издания журнала «Практическая бухгалтера» и доступ к базе данных «Практическая энциклопедия бухгалтера».