Во многих компаниях сотрудники пользуются услугами платных парковок, например, при разъездном характере работы, но не только. При этом можно ездить как служебном транспорте, так и на личном. Компании, в свою очередь, нередко компенсируют сотрудникам понесенные расходы. Рассмотрим, все ли траты на платную парковку сотрудникам можно признать расходами, а если можно – то к каким видам их отнести.
Платная парковка: документы
В любом случае, если сотрудники организации пользуются услугами платных парковок, нужно составить локальный нормативный документ, регулирующий порядок оплаты платных парковок, в котором утвердить:
- перечень сотрудников, которым возмещаются расходы на парковку служебного или личного транспорта;
- разрешенные способы оплаты парковок;
- разрешенные способы оплаты парковок;
- порядок возмещения таких расходов сотрудникам;
- перечень подтверждающих документов;
- сроки представления таких документов в бухгалтерию.
Для подтверждения расходов сотрудники представляют в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату услуг парковки.
Деловой характер поездки должен быть подтвержден путевым листом, где указан маршрут следования непосредственно в районы, где организована платная парковка (и указанием адреса деловой встречи в служебной записке).
Платная парковка при работе на служебной машине
Если автомобиль принадлежит организации, расходы на парковку можно отнести к прочим расходам на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если сотрудник ездил на служебном автомобиле в командировку, расходы за парковку можно отнести к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В налоговом учете расходы на платную парковку служебного автомобиля при разъездном характере работы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). На это указано в Информации ФНС от 29 сентября 2020 года.
Платная парковка при разъездной работе на личном автомобиле
При поездках разъездных сотрудников на личном автомобиле имеет место использование транспортного средства сотрудника в интересах организации.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Есть еще норма ТК РФ – это статья 188. Она предусматривает, что для того, чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо:
- письменное соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов;
- приказ руководителя организации, являющийся основанием для назначения выплаты;
- документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;
- документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;
- расчет компенсации;
- документы, подтверждающие суммы расходов.
Разъездной характер работы должен быть также зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.
Исходя из этого, для исчисления налога на прибыль возможны такие варианты учета расходов на оплату парковок сотрудниками, использующими личный транспорт в разъездной работе (при наличии правильно оформленных подтверждающих документов).
- В случае использования личного автомобиля сотрудника ему положена компенсация, которую можно учесть в пределах установленных норм, утвержденных постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 92. Эти нормы уже включают в себя все дополнительные расходы, поэтому отдельное возмещение стоимости платной парковки сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, в этом случае не положено. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
- Можно заключить с сотрудником договор аренды автомобиля и учитывать сумму арендной платы и все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, как арендные платежи (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).