При поступлении новых сотрудников в течение года внесение изменений в график отпусков не обязательно. Однако для упорядочения работы кадровиков и бухгалтерии, а также снижения риска трудовых конфликтов рекомендуется обновлять сведения об отпусках при приеме нового персонала.
Работники и работодатель договариваются об очередности отпусков заранее и фиксируют её в графике, который утверждают не позже 17 декабря текущего года на следующий календарный год согласно статье 123 ТК РФ.
График отпусков действует как для сотрудников, так и для работодателей. В него включают всех, с кем на день утверждения подписаны трудовые договоры. Однако этот документ не является неизменным и может быть изменен по инициативе любой из сторон или при необходимости.
Трудовой кодекс Российской Федерации не ограничивает возможность корректировки графика отпусков. Согласно положениям статей 8 и 22 ТК РФ, у работодателя есть право издавать внутренние правила в сфере труда.
Министерство труда Российской Федерации указывает на это в письме от 15 апреля 2025 года № 14-6/ООГ-1951.
Как скорректировать график отпусков из-за сдвига дат отпуска?
Если сотрудник начал работу после утверждения графика отпусков на будущий год, руководитель может изменить его, добавив новые сведения. Не включение сотрудника в график отпусков может привести к трудовым спорам.
Специалисты Роструда считают, что изменение графика отпусков происходит аналогично утверждению нового графика. Работникам необходимо знакомить изменения графиков. Если график утверждался с учетом мнения представительного органа работников, то внесение в него изменений возможно только при соблюдении этого условия.
Скачивайте в бераторе: Распоряжение об изменениях расписания отдыха
Альтернативный вариант — составление приложения к графику отпусков, дополнительного графика для новых сотрудников или предоставление отпуска по заявлению работника. Есть риск возникновения трудовых конфликтов.
Дополнительный график отпусков или Приложение к нему – практичный инструмент. Не требуется ознакамливать всех сотрудников с изменениями в основном документе. Возможность издания дополнительного графика целесообразно закрепить приказом руководителя либо в локальных нормативных актах компании (например, Внутренних правилах трудового распорядка, Положении об отпусках и т.п.).
Дополнительный график отпусков для вновь принятых сотрудников составляют на той же форме, что и основной, с указанием только их данных.
Если организация откажется включать новые расписания отпусков для сотрудников, никаких последствий для нее не последует — это добровольное действие.