Электронный документооборот так или иначе уже присутствует в жизни каждого из нас. Вряд ли кого-то удивляют сегодня полученные документы на «Госуслугах», подписанные электронной подписью. Это уже норма. Другой вопрос – кадровые документы. Пока еще не все компании внедрили у себя КЭДО. В статье расскажем, какой алгоритм нужно соблюсти, чтобы перейти на такой формат обмена документами с работниками.
В телефоне большинства людей сегодня – буквально все. Это удобно, быстро, надежно. Так почему бы с телефона не подписывать и кадровые документы? Идея кажется отличной. Осталось только разобраться, как запустить корпоративный электронный документооборот по кадровым вопросам.
Когда можно, а когда нельзя применять КЭДО
Давайте начнем с основ, а именно с законодательной базы. Итак, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес соответствующие изменение в Трудовой кодекс, разрешая таким образом использовать кадровый электронный документооборот. Названный закон внес в главный документ, регулирующий трудовые отношения, статьи 22.1–22.3. Данные нормы определяют правила обмена через КЭДО со всеми работниками.
Одновременно с этим вам нужно помнить, что некоторые детали обмена документами с дистанционными работниками – теми, которые в штате компании, но трудятся дома, – регулируются в том числе главой 49.1 ТК РФ, со специалистами, с которыми у вас заключены договоры ГПХ, нелишним будет ознакомиться со статьями 160 и 434 ГК РФ.
КЭДО позволяет перевести в цифровой формат привычные всем кадровые документы. Принцип действия цифровой кадровой системы будет таким: сотрудник отдела кадров создает электронный документ и направляет его работнику. Получив уведомление о входящем новом документе, работник подписывает его в один клик, сразу после этого документ уходит обратно в отдел кадров. Специалист кадровой службы получает уведомление, которое информирует его, что документ подписан. Без сомнения, КЭДО дает бизнесу возможность существенно экономить на текущих расходах. Чем больше сотрудников на предприятии, тем существеннее экономия.
Перечень бумаг, которые могут быть переведены в цифровой формат, большой. Тем нее менее есть документы, которые, как и прежде, должны быть на бумаге и подписаны рукой человека, включить их в КЭДО бизнесу нельзя, это:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы об увольнении работников;
- инструктажи по охране труда.
Первые шаги при переходе на КЭДО
Теперь давайте посмотрим, как должна выглядеть дорожная карта предприятия по переходу на кадровый ЭДО.
- Выбрать систему, в которой будет вестись цифровой кадровый документооборот.
- Составить перечень документов, которые компания готова перевести на КЭДО.
- Разработать внутренние документы организации, которые будут регулировать работу КЭДО.
- Подготовить и направить сотрудникам уведомление о переходе на кадровый ЭДО.
- Выдать сотрудникам электронные подписи.
После перехода не забудьте обучить работников пользоваться новым инструментом.
Обратите внимание: необязательно сразу, одним волевыми решением переходить на кадровый электронный документооборот. Вы можете мигрировать на новый способ работы постепенно, добавляя в систему, которую вы выберете для работы, все новые и новые документы. Так переход будет более плавным и комфортным для всех участников кадрового ЭДО.
Выбор информационной системы для КЭДО
Для начала вам нужно выбрать даже не систему, а, скорее, подход. Вы будете использовать коммерческое ПО или бесплатное. Его всем работодателям предоставляет государство.
Поэтому начнем с обзора сервиса «Работа в России». Площадка создана государством. Никаких ограничений на применение системы нет: стать пользователями платформы могут и крупные предприятия, и средние, а также малый бизнес и ИП. Интерфейс изменить под себя не получится, он един для всех. Помимо других преимуществ обязательно нужно отметить возможность входа в систему через «Госуслуги». Еще один большой плюс платформы «Работа в России» – отсутствие платы за пользование сервисом.
Что же касается коммерческих информационных систем, сильными сторонами этих продуктов будет возможность настроить систему под себя. У компании будет два пути: заказать у разработчиков продукт, полностью созданный для вашего предприятия, или воспользоваться одним из уже разработанных сервисов. Возможно и совмещение разных систем. Об этом, в частности, сообщил ранее Минтруд России.
Так, в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303, отвечая на вопрос о возможности использовать и платформу «Работа в России», и информационную систему работодателя, ведомство указало: «Ограничений на осуществление работодателем электронного документооборота посредством цифровой платформы “Работа в России” и информационной системы работодателя одновременно (Трудовой) Кодекс не содержит».
Составить перечень документов
Выше мы уже отметили, что в перечне документов, которые можно перевести в КЭДО, есть несколько исключений. Другие документы бизнес может перевести в цифровой вид. Вот некоторые из них: трудовые договоры, заявления на увольнение или отпуск, расчетные листки, табели учета рабочего времени и другие.
Чтобы было проще пройти этот этап, желательно провести аудит кадрового документооборота. Посмотрите, кто отвечает за какой документ, как он перемещается внутри компании, какие сроки на подписание отведены. Лучше всего записать движение документов в виде схемы. Так вы получите возможность увидеть документооборот наглядно. Возможно, какие-то этапы получится автоматизировать или сократить путь движения бумаг. Это упростит запуск цифровых документов.
Локальный нормативный акт для КЭДО
Следующим шагом будет разработка локального нормативного акта для внедрения кадрового ЭДО. В ЛНА вам нужно вписать все сведения, с которыми вы разобрались до этого. А именно:
- укажите, в какой именно информационной системе будет работать корпоративный КЭДО;
- определите правила доступа к системе, в которой будете вести КЭДО;
- перечислите те цифровые документы, которые будут внедрены, а также укажите группы работников, которые смогут пользоваться КЭДО;
- зафиксируйте срок уведомления работников о переходе на обмен электронными документами с работодателем;
- укажите, с какой даты начинает работать КЭДО;
- пропишите сроки, в течение которых работники должны ознакомиться и подписать полученные ими электронные документы, прописывайте эти сроки с учетом рабочего времени работника, также отметьте периодичность подписания документов;
- пропишите порядок проведения инструктажа работников для работы с КЭДО;
- отметьте правила взаимодействия компании с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.
Уведомление о переходе на кадровый ЭДО
На этом этапе нужно подготовить и отправить сотрудникам уведомление о переходе на новую систему работы с документами.
Обратите внимание: ваши специалисты могут отказаться от перехода на КЭДО. В случае, если кто-то из работников не готов мигрировать на новый цифровой формат документов, компания должна продолжить обмениваться с ними бумагами в прежнем порядке.
С другой стороны, если в вашей организации работник уже выразил согласие перейти на кадровый электронный документооборот, отказаться от его применения нельзя. Вернуться к прежнему, бумажному процессу сотрудник сможет только на другом предприятии.
Вернемся к процедуре уведомления. Законодательство не устанавливает правил, как именно это нужно сделать. Выбирайте удобный вам метод. В ответ сотрудник должен дать письменное согласие начать использовать КЭДО. Это правила не распространяется на специалистов, которых предприятие трудоустраивает после 31 декабря 2021 года и для которых ваша компания является их первым местом работы.
Редакция ПБ совместно с экспертами бератора «Практическая бухгалтерия»
О том, какие электронные подписи должны использовать работники для работы с КЭДО, читайте в полной версии статьи «Переходим на КЭДО» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
В статье использованы фото с сайта freepik.com