Несмотря на доступность электронного формата трудовой книжки, многие выбирают привычный бумажный вариант. В связи с этим книга учета движения трудовых книжек остаётся необходимой для большинства организаций.
Книга учета движения трудовых книжек — важное средство организации кадрового учета. С её помощью можно отслеживать перемещение трудовых книжек и вкладышей, исключить возможность их утери, обеспечить полную ясность работы с документами.
В тех случаях, когда не все сотрудники перешли на электронное хранение трудовых книжек, требуется вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей.
Книга регистрации трудовых книжек обычно состоит из двух частей.
I. По чистым бланкам трудовых книжек:
- Номер бланка трудовой книжки и приложения.
- Дата получения бланка.
- Документ, дающий право получить бланк (например, приказ об увольнении).
- Дата выдачи бланка.
- Повод выдачи бланка (например, приказ о прекращении трудового договора).
По информации, записанной в трудовых книжках.
- Номер трудовой книжки и вкладыша.
- ФИО работника.
- Дата приема на работу.
- Дата увольнения.
- Основания для выдачи трудовой книжки (например, приказ о расторжении трудового договора, перевод в другое учреждение).
- Дата возврата трудовой книжки.
- Причины выдачи трудовой книжки (например, приказ об увольнении, получение замены утерянной книжки).
Рукописные записи в книге выполняются синей ручкой. Внесение информации должно производиться без помарок и исправлений, строго по датам. Каждая запись содержит дату и подпись исполнителя. Книга завершается итоговой сводкой.
Согласно пункту 40 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н, организация может самостоятельно разрабатывать форму книги учета движения трудовых книжек.
Чиновники отменили прежние формы учета движения трудовых книжек и вкладышей, установленные постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Отмена не означает прекращение ведения учета, книга всё равно необходима. Не стоит спешить с разработкой новых форм, если в старых есть место, их можно продолжать использовать до окончания срока.
При создании формы следует предусмотреть упрощение работы с трудовыми книжками. Можно включить дополнительные графы.
Сотруднику, начавшему трудовую деятельность в 2024 году, бумажную трудовую книжку выдать запрещено. Трудовой стаж у него формируется исключительно электронным способом.
Книгам по учету труда необходимо присваивать порядковые номера как страницам, так и листам, прошивать их и ставить печать организации, дополнительно подтвердив подписью руководителя. Для завершения оформляется заверительная запись, включающая:
- названия книги;
- Количество прошивных листков или страниц, обозначенных цифрами и словами.
- Должности, автографы и расшифровки имени руководителя организации или лица, отвечающего за ведение трудовых книжек.
- даты оформления журнала.
Нет необходимости скреплять книги учета бланков трудовой книжки и вкладышей в неё сургучной печатью или опломбировать её.
Чтобы работа с трудовыми книжками стала удобнее, при создании нового бланка, основанного на старой книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, следует внести следующие изменения.
В бланк целесообразно добавить два дополнения:
Описание основания выдачи трудовой книжки работнику.
Эта графа предназначена для отражения трудовых книжек, выданных при увольнении или при переходе на электронный формат ведения трудовой книжки. При увольнении в графу ставится отметка «Увольнение», а при переходе на электронную трудовую книжку – «Выбор ЭТК». Ссылаться на нормативный документ, разрешающий выдачу трудовой книжки, в новой графе не обязательно, как указано в Приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Заявление о предоставлении трудовых книжек для получения пенсии.
В списке можно разместить поля для указания:
- порядковый номер;
- Ф.И.О. сотрудника;
- серию и номер трудовой книжки;
- Дата подачи заявления о предоставлении трудовой книжки для оформления пенсии.
- Дата выдачи трудовой книжки для оформления пенсии сотрудника.
- Подпись сотрудника о получении трудовой книжки и подпись работника, отвечающего за учет трудовых книжек.
- День возвращения трудовой книжки сотрудником.
- Подписи сотрудника при возврате трудовой книжки и лица, ответственного за учет трудовых книжек.
В новой форме книги учета можно не указывать должность и место работы сотрудника, так как эта информация не требуется для учета трудового времени и вкладов.
Порядок, установленный приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не требует от работодателей оформления приказа о утверждении новых книг учета бланков трудовых, его можно оформить в произвольной форме.
Закон обязывает работодателей вести книгу учета движения трудовых книжек. Ответственность за точность заполнения и хранение книги несут работодатели. Трудовая инспекция может оштрафовать организацию или предпринимателя, если отсутствует книга учета трудовых книжек или она оформлена неправильно. Ответственность предусмотрена в ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП.
|
№п/п |
Кому выписывается штраф |
Размер штрафа (руб.) |
|
1 |
Должностное лицо |
от 1 000 до 5 000 |
|
2 |
Предприниматель |
от 1 000 до 5 000 |
|
3 |
Организация |
от 30 000 до 50 000 |
За повторное нарушение:
|
№п/п |
Кому выписывается штраф |
Размер штрафа (руб.) |
|
1 |
Должностное лицо |
от 10 000 до 20 000 |
|
2 |
Предприниматель |
от 10 000 до 20 000 |
|
3 |
Организация |
от 50 000 до 70 000 |