Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда. Однако в некоторых ситуациях контролеры не принимают эти траты в подтверждение расходов. О том, как не запутаться в отпускных выплатах, рассказала Елена Боровкова, директор департамента по работе с персоналом и организационному развитию АКГ «Деловой профиль».
Как известно, инспекторы могут увеличить налоговую базу по налогу на прибыль, доначислить сумму сбора, пени и штраф. Следует также иметь в виду, что отпускные деньги учитываются при расчете страховых взносов, поэтому санкции ревизоров могут возникнуть и в отношении этих платежей. Самая распространенная ситуация – когда приказ об отпуске выходит позже фактической выплаты денег, это может вызвать претензии со стороны ревизоров, что следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. В то же время отпускные, выданные с опозданием, включаются в состав расходов, так как вне зависимости от того, была ли произведена фактическая выплата, начисление отпускных осуществляется в том периоде, на который приходится начало отпуска. Следует помнить, что согласно статье 136 Трудового кодекса деньги должны выплачиваться в срок не позднее, чем за три дня до начала отпуска. И если предприятие задержало выплату, то может быть наложен штраф до 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Дополнение к отпуску
Другая ситуация – когда приказ объединяет оплачиваемый отпуск с дополнительным. Если дополнительный отпуск предоставляется в соответствии с требованием законодательства, например, работникам на вредных производствах или с ненормированным рабочим днем и пр., то такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с трудовым договором, то такие расходы осуществляются за счет чистой прибыли.
Денежная компенсация
Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Но компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней; замена отпуска компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный. Отдельным категориям сотрудников, например, несовершеннолетним или беременным, запрещено заменять отпуск денежной выплатой. В состав расходов не включается компенсация, если она предоставляется взамен отпуска, установленного законом. То есть в состав расходов может быть включена лишь компенсация взамен дополнительных отпусков.
Читайте также «Как по закону разделить отпуск на части»
Переходный момент
В соответствии с действующим законодательством предприятия предоставляют работникам ежегодные оплачиваемые отпуска минимальной продолжительностью 28 календарных дней. С учетом дополнительных дней отпуск может выходить за рамки одного налогового периода. Поэтому у ревизоров часто возникают вопросы к переходящим отпускам, т. е. таким, когда отпуск начинается в текущем году, а заканчивается в следующем. Если предприятие в этой ситуации учитывает всю сумму в текущем периоде, то это повышает налоговые риски. Все зависит от метода определения доходов и расходов, применяемых для целей налогообложения прибыли. При кассовом методе выплата отпускных учитывается в полном объеме в том периоде, в котором она осуществлена. Однако при использовании предприятием метода начисления нужно вести учет отпускных пропорционально, и включать их в расходы на оплату труда следует в том периоде, к которому они относятся. Такую позицию поддержал Минфин в письме от 12 мая 2015 года № 03-03-06/27129.
В отношении пенсионных и других страховых взносов применяется другое правило, в соответствии с которым исчисление взносов осуществляется в том периоде, в котором были осуществлены выплаты. То есть отпускные по переходящим отпускам будут учитываться в периоде выплаты отпускных, а не пропорционально, даже если предприятие использует метод начисления. Именной такой точки зрения придерживается Минсоцзащиты, например, в письме от 17 июня 2015 года № 17-4/В-298.
Нестандартные ситуации
В ходе работы бухгалтер может сталкиваться с нестандартными ситуациями, которые также могут вызывать вопросы по порядку начисления и выплаты отпускных. Например, работники перед отпуском стараются получить не только отпускные, но и заработную плату, однако совместить выплату заработной платы и отпускных возможно, только если они совпадают по времени. С другой стороны, выплата заработной платы в установленные сроки может стать «подушкой безопасности», гарантирующей, что после отпуска работник не останется без денег. Однако, учитывая, что заработная плата начисляется лишь за фактически отработанное в отпускном месяце время, ее размер после отпуска будет меньше.
Комментирует Ирина Савицкая, главный бухгалтер «Стройтек ПК»: «Очень часто после выхода из отпуска сотрудники компании обращаются в бухгалтерию с вопросами о размере полученной заработной платы. Удивительно, но уходя в отпуск с соответствующей выплатой, многие работники уверены, что после возвращения на работу получат заработную плату в полном объеме за месяц. Каждый раз приходится объяснять, почему они получили ту или иную сумму. Особенно сложно приходится тем сотрудникам, которые далеки от финансов и бухгалтерии, разобраться в расчетах им бывает настолько трудно, что иногда доходит до конфликтов».
Обратите внимание
В отношении пенсионных и других страховых взносов применяется другое правило, в соответствии с которым исчисление взносов осуществляется в том периоде, в котором были осуществлены выплаты. То есть отпускные по переходящим отпускам будут учитываться в периоде выплаты отпускных, а не пропорционально, даже если предприятие использует метод начисления.
Читайте также «Расчет отпускных: нестандартные ситуации»
Командировка с отпуском
В случае если работник отправляется в командировку и решает провести там же и отпуск (оплачиваемый или нет), необходимо удостовериться в наличии подписанного приказа об отпуске, в противном случае расходы на обратную дорогу уже не будут учитываться в составе командировочных трат, а будут возмещаться самим работником.
Следует также понимать, что календарный и рабочий год при начислении отпускных могут существенно отличаться. Рабочий год считается с момента устройства в компанию, и чтобы не возникало путаницы в кадровом учете, нужно обязательно уточнять, за какой год начисляются отпускные. В составе расходов на оплату труда также учитывается компенсация за неиспользованный отпуск, которая выплачивается работнику при увольнении. Многие предприятия совершают ошибку, учитывая календарный, а не рабочий год. В этом случае работник имеет право требовать перерасчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск.
В заключение хотелось бы сказать, что расчет отпускных выплат, как и основной заработной платы – это один из наиболее сложных участков бухгалтерского учета. Не каждый специалист возьмет на себя ответственность за корректность таких данных. К тому же, как правило, ответ придется держать не только перед госорганами в случае проверки, но и перед сотрудниками, которые с размером оплаты не согласны. А такое, как показывает практика, случается довольно часто.
Читайте также «Отпуск: особые случаи»