Бухгалтер в своей работе редко сталкивается с ситуациями, когда отпускные рассчитываются, как по учебнику. В жизни происходит множество разных событий, которые влияют на расчет отпуска. Например, налоговая проверка, увольнение или серьезное заболевание другого работника, авария. Любое форс-мажорное обстоятельство может заставить руководство фирмы вызвать сотрудника из отпуска. И отпуск самого сотрудника, может пройти с приключениями. Сотрудник может заболеть в отпуске, отказаться уйти в отпуск, попросить директора выплатить ему денежную компенсацию вместо отпуска.
Нестандартные ситуации расчета отпускных
- Сотрудник вышел на работу до окончания его отпуска;
- Отпуск сотруднику перенесли по его согласию;
- Сотрудник заболел в отпуске и принес больничный;
- Сотрудник попросил денежную компенсацию вместо отпуска;
- Сотрудник не был отпуске более двух лет.
Если сотрудник досрочно вышел из отпуска
Руководство компании может вызвать сотрудника из отпуска в случае необходимости по согласию самого работника (в соответствии со статьей 125 ТК РФ). Нельзя вызывать из отпуска только работников младше 18 лет, беременных и занятых на работе с вредными и опасными условиями.
Чтобы подтвердить свое согласие на отзыв из отпуска, сотруднику нужно расписаться в приказе или написать заявление о том, что не возражает против своего преждевременного выхода на работу. Если работник не пожелает или не сможет прервать отпуск, наказывать его нельзя (не за что).
После того, как сотрудник согласится выйти на работу до окончания своего отпуска, нужно оформить приказ. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому составляйте его произвольно.
ПРИМЕР ПРИКАЗА О ДОСРОЧНОМ ВЫЗОВЕ ИЗ ОТПУСКА
Общество с ограниченной ответственность «Промо»
ПРИКАЗ
об отзыве из отпуска№ 289-К
30 мая 2017 года
В связи с производственной необходимостью (увольнение бухгалтера Петровой И.К.)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1) Прервать ежегодный оплачиваемый отпуск главного бухгалтера Спиридоновой П.С. с её согласия.
2) Предоставить Спиридоновой П.С. неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска в размере 7 календарных дней в любое удобное для неё время в период с 1 августа 2017 года до 31 августа 2017 года при условии заполнения вакансии бухгалтера.
3) Произвести перерасчет отпускных.
4) Обязать Спиридонову П.С. вернуть излишне выплаченные суммы отпускных в кассу до 3 июня 2017 года.
5) Внести изменения в график отпусков и иные документы по учету отпусков.
Основание: заявление Спиридоновой П.С. от 30 мая 2017 года
Генеральный директор ООО «Промо» Дуров К.С. __________________ (подпись)
С приказом ознакомлена. Приступить к работе и на перерасчет отпускных согласна.
Спиридонова П.С. __________________ (подпись)
30 мая 2017 года
Как только сотрудник вышел на работу, с 1-го дня досрочного выхода из отпуска, ему начисляют зарплату. Бухгалтеру нужно сделать перерасчет ранее выплаченной суммы отпускных.
Перерасчет ранее выплаченных отпускных
Производите перерасчет так:
Средний дневной заработок умножайте не на 28 календарных дней, а на то количество дней, которые вернувшийся из отпуска сотрудник фактически отгулял.
Разница между «старой» и «новой» суммами отпускных может быть (по согласованию с работником):
- зачтена в счет заработной платы;
- возвращена сотрудником в кассу предприятия.
Неиспользованную часть отпуска сотруднику придется «вернуть». Распорядиться ей работник может сам:
- догулять в любое удобное время в течение текущего рабочего года;
- присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
Проще простого
Чтобы избежать дополнительных согласований и волокиты, разумно при заключении трудового договора заранее оговорить в нем возможность отзыва из отпуска.
Если отпуск переноситься
Отпуск сотруднику можно перенести в соответствии со статьей 124 ТК РФ. Если предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Переносить отпуск на следующий рабочий год можно только с согласия работника.
Перенос отпуска нужно оформить приказом, в котором обязательно указывается причина переноса отпуска и срок.
ПРИМЕР ПРИКАЗА О ПЕРЕНОСЕ ОТПУСКА
Общество с ограниченной ответственность «Промо»
ПРИКАЗ
о переносе отпуска№ 29-К
01 июня 2017 года
В виду необходимости присутствия на рабочем месте в связи с проведением прокурорской проверки
ПРИКАЗЫВАЮ:
1) Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска заместителя генерального директора Разумова И.Г. с 19 июня 2017 года на 07 августа 2017 года – с его согласия.
2) Менеджеру по кадрам внести изменения в график отпусков.
Генеральный директор ООО «Промо» Дуров К.С. __________________ (подпись)
С приказом ознакомлен. На перенос отпуска согласен.
Разумов И.Г.M. __________________ (подпись)
30 мая 2017 года
Если вы составляете на работе график отпусков заранее и утверждаете его официально, тогда вам нужно внести в график изменения.
Сотрудники часто, особенно сейчас в период сокращения доходов, сами обращаются к руководству с просьбой предоставить им возможность работать во время своего очередного отпуска. Естественно, за дополнительное вознаграждение.
Проще простого
На практике, если сотрудник никак не хочет идти в отпуск, с ним заключают договор подряда. В итоге работник получает и отпускные, и деньги, заработанные по этому договору. Это самый простой вариант, хотя и не всем компаниям подойдет.
Если сотрудник заболел в отпуске
Если сотрудник заболел во время отпуска, то, в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса, время его отпуска нужно продлить. Увеличить время отпуска нужно на то количество дней, которые не были использованы. Это касается, как основного ежегодного оплачиваемого отпуска, так и дополнительного.
В случае болезни сотрудника, не имеет значение, в каком именно отпуске он находился: и основной, и дополнительный отпуск продлевается на количество дней нетрудоспособности.
Сложнее ситуация, когда работник ушел в отпуск с последующим увольнением и заболел еще будучи в отпуске. Тогда отпуск не нужно продлевать.
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением сотруднику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1).
Продление отпуска из-за больничного
Обычно в компаниях заболевшим во время отпуска сотрудникам просто продляют отпуск на основании листка нетрудоспособности. Оформлять приказ в такой ситуации не обязательно, просто в графике отпусков в разделе «Примечания» нужно указать реквизиты больничного листа.
Если сотрудник выйдет из отпуска вовремя, без учета болезни, а отпуск за дни болезни захочет взять позже, нужно издать приказ на очередной отпуск, либо оформить перенос отпуска.
Важная деталь
Все гарантии по продлению отпуска из-за болезни касаются только самого работника. Если заболел ребенок, матери или отцу отпуск не продляется.
Существуют и другие случаи, когда руководство предприятия обязано продлить отпуск. В частности, если работник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если для этого законом предусмотрено освобождение от работы). А также случаи, предусмотренные законом или локальным нормативным актом предприятия.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск
Денежную компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают:
- при увольнении (ст. 127 ТК РФ);
- по письменному заявлению работника за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).
Беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет основной ежегодный оплачиваемый отпуск заменить денежной компенсацией нельзя. Кроме того, нельзя выплатить отпускные деньги тем работникам, которые заняты на вредных или опасных работах.
Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск
Сумму компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывают по формуле:
Средний дневной заработок нужно рассчитывать, как и при оплате обычного отпуска.
После того, как рассчитан средний дневной заработок, нужно выяснить, сколько дней отпуска положено сотруднику за отработанный период. Напомним, что ежегодно сотруднику положено 28 календарных дней отпуска.
Если же сотрудник отработал меньше этого срока, то количество дней отпуска определяют пропорционально отработанным месяцам. За один полный отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска (28 дн. : 12 мес.).
Согласно статье 140 ТК РФ выплатить компенсацию нужно в день увольнения. Если сотрудник принял решение увольняться, у него есть право не получать денежную компенсацию, а догулять неиспользованную часть отпуска до увольнения. Тогда сотрудник пишет заявление на отпуск с последующим увольнением. По письменному заявлению сотрудника, сначала ему нужно предоставить неиспользованные дни отпуска, а потом уволить. Если сотрудника увольняют за нарушения по инициативе руководства фирмы, отпуск не предоставляется.
Днем увольнения считается последний день отпуска.
Воспользуйтесь он-лайн калькулятором для расчета отпускных
Если сотрудник не был в отпуске более двух лет
Чтобы пояснить, как действовать в такой ситуации, нам нужно обратиться к международным документа. В частности к Конвенции № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» (Россия ратифицировала Конвенцию Законом от 1 июля 2010 г. № 139-ФЗ; Конвенция вступила в силу с 6 сентября 2011 г.). Трудовой кодекс РФ полностью соответствует данной конвенции.
| Положения трудового законодательства | Конвенция № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» | Трудовой кодекс РФ |
| Продолжительность отпуска | По статье 3 Конвенции продолжительность отпуска не может быть менее трех недель. | По статье 115 Трудового кодекса отпуск составляет 28 календарных дней. |
| Части отпуска | По статье 8 Конвенции разбивать отпуск на части можно так, чтобы одна из частей отпуска состояла бы по крайней мере из двух непрерывных рабочих недель. | По статье 125 Трудового кодекса часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. |
| Период, за который предоставляется отпуск | По статье 9 Конвенции непрерывная часть отпуска предоставляется и используется не позже чем в течение одного года, а остаток ежегодного оплачиваемого отпуска не позже чем в течение 18 месяцев после окончания года, за который предоставляется отпуск. | По Трудовому кодексу РФ, в ряде случаев отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, а непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. |
| Денежная компенсация за неиспользованные отпуска | По статье 11 Конвенции, если у работника при увольнении остались неиспользованные дни отпуска, то работодатель обязан их компенсировать. | По статье 127 Трудового кодекса, при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, заработанные у данного работодателя. |
Использовать отпуск для отдыха можно только за два последних года. Остальные не отгулянные отпуска компенсируются деньгами.