Наверняка почти каждый сотрудник задумался над тем, чтобы взять отпуск с захватом праздничных дней, тем более, что на Новый год таких дней традиционно много. Но есть ряд вопросов. Например, каков порядок расчета отпускных и отражения расходов при переходе отпуска с декабря на январь? Как отличить обычные выходные дни от не включаемых в период отпуска праздничных дней? На эти и другие вопросы ответила Людмила Сауткина, ведущий специалист департамента аудита КСК групп.
В соответствии с трудовым законодательством за каждым россиянином закрепляется право на отдых. Сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, причем за ним должны быть сохранены должность, которую он занимает в организации, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Важно отметить, что право на отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывного стажа в организации (ст. 122 ТК РФ).
Следует обозначить, что в соответствии со статьей 123 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании графика отпусков. Важным обстоятельством является то, что не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, график отпусков уже должен быть утвержден (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Компания не имеет права лишить сотрудника отпуска. Однако отмечу, что в исключительных случаях, например, если уход сотрудника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании, с согласия работника допускается перенесение его отпуска на следующий год (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Непредоставление противозаконно
Таким образом, анализируя вышесказанное, отмечу, что работодатель может не предоставить отпуск сотруднику только в том случае, если тот не отработал в организации шесть месяцев, либо при производственной необходимости, но с его личного согласия, либо если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика.
В других ситуациях непредоставление отпуска работнику противозаконно. Длительность отпуска исчисляется в календарных днях с включением в него как рабочих, так и выходных (ст. 115 ТК РФ).
Трудовым кодексом обозначены нерабочие праздничные дни, которые не включаются в число календарных дней отпуска, в частности, к таким дням относятся новогодние каникулы (с 1 по 6 января и 8 января) и Рождество Христово – 7 января (ст. 112 ТК РФ).
В том случае, если такой день попадает на выходной, то он должен быть перенесен (ст. 112 ТК РФ). В 2018 году два выходных дня выпадают на праздники: это суббота 6 января и воскресенье 7 января. Эти дни будут перенесены так: с субботы 6 января – на 9 марта; с воскресенья 7 января – на 2 мая.
Следовательно, с учетом переноса выходных дней в 2018 году, новогодние каникулы для работников будут общей продолжительностью 10 дней – с 30 декабря 2017 года по 8 января 2018 года. Соответственно, если сотрудник берет отпуск с захватом новогодних праздничных дней в 2018 году, то дата окончания его отпуска сдвинется на восемь праздничных дней.
Например, сотрудник Морозов М. М. собирается уйти в отпуск с 30 декабря 2017 года на 12 дней. На период его отпуска выпадают праздничные дни – новогодние каникулы, которые не включаются в дни отпуска. Следовательно, сотрудник должен выйти на работу 19 января 2018 года.
А вот отпускные сотруднику будут выплачены только за 12 календарных дней, так как продолжительность отпуска фактически не изменилась.
Расчет отпускных
Рассмотрим подробнее порядок расчета отпускных сотрудника, собирающегося на отдых. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка. Если расчетный период отработан полностью, то, чтобы определить средний дневной заработок, нужно сумму заработной платы, которая была начислена сотруднику за этот период, поделить на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,3.
Разберем ситуацию подробно на примере. Допустим, сотрудник Снежков С. С. с 28 декабря 2017 года уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года отработан сотрудником полностью. Оклад равен 20 000 рублей. Посчитаем сумму заработной платы, которая была фактически начислена сотруднику за 12 месяцев:
20 000 руб. × 12 мес. = 240 000 руб.
Теперь посчитаем его средний заработок за один день работы:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 682,59 руб.
Далее определим размер отпускных, начисленных за 14 дней:
682,59 руб. × 14 дн. = 9556,31 руб.
Обратите внимание
Если организация использует метод начисления, то расходы в целях налогообложения прибыли признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, вне зависимости от времени, когда средства фактически были выплачены.
Если же период отработан не полностью, то для расчета среднего заработка за день нужно поделить сумму заработной платы за 12 месяцев на 29,3 и умножить это частное на количество отработанных полных месяцев и на количество отработанных дней в неполных месяцах. В свою очередь, количество отработанных дней в неполном месяце определяется так: 29,3 поделить на количество дней месяца по календарю и умножить на количество отработанных в этом месяце дней. Дополним предыдущий пример новыми условиями. Допустим, что сотрудник Снежков С. С. отработал в году полных 10 месяцев, а в июле и октябре 2017 года находился на больничном шесть и восемь дней соответственно. Теперь можно определить размер отпускных. Рассчитаем количество дней, отработанных в июле 2017 года:
29,3 : 30 × 25 дн. = 23,6 дней.
Теперь рассчитаем количество дней, отработанных в октябре 2017 года:
29,3 : 31 дн. × 23 дн. = 21,7 дней.
Определим средний дневной заработок:
240 000 руб. : ((29,3 × 10 мес.) + 23,6 дн. + 21,7 дн.) = 709,43 руб.
Теперь рассчитаем размер отпускных, начисленных сотруднику:
709,43 руб. × 14 дн. = 9932,01 руб.
Читайте также «Отпуск 2017: расчет отпускных на примерах»
Переходящий отпуск
Далее остановимся подробнее на том, как отразить в учете и признать в расходах отпускные в том случае, если отпуск переходящий, то есть начинается в одном отчетном периоде – в декабре 2017 года, а заканчивается в другом – в январе 2018 года. Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ, средний заработок работника, сохраняемый на время отпуска, относится к расходам на оплату труда. Однако здесь не все так однозначно. Например, если организация использует кассовый метод признания расходов, то проблема отражения в учете таких трат не возникает, ведь отпускные учитываются в момент их фактической выплаты (подп. 1 и 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).
А вот если организация использует метод начисления, то расходы в целях налогообложения прибыли признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, вне зависимости от времени, когда средства фактически были выплачены (п. 1 ст. 272 НК РФ). Такой позиции придерживается Минфин, который указывает на то, что отпускные должны включаться в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письма Минфина РФ № 03-03-06/1/4189 от 21 июля 2015 г., № 03-03-06/40536 от 15 июля 2015 г., № 03-03-06/1/42 от 9 января 2014 г., № 03-03-РЗ/27643 от 9 июня 2014 г.).
Однако альтернативная позиция сформирована ФНС в письме № 7-3-04/614 от 6 марта 2015 года, согласно ей, расходы на сохраняемую на время отпуска, захватывающего несколько месяцев, оплату труда работникам учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы. То есть отпускные должны быть признаны единовременно, так как в соответствии с частью 9 статьи 136 Трудового кодекса не позднее, чем за три дня до начала отпуска, отпускные должны быть перечислены сотруднику.
Читайте также «Переходящие отпускные в налоговом учете»
Новогодний больничный
Теперь рассмотрим вопрос о том, как быть, если сотрудник во время своего новогоднего отпуска заболел. В таком случае, согласно части 1 статьи 124 ТК РФ, работодатель должен продлить либо перенести отпуск на другое время. Также отмечу, что выпавшие на дни болезни в период отпуска праздничные дни не учитываются при его продлении. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен только на то количество дней временной нетрудоспособности, которое выпало на дни отпуска.
Например, сотрудник Метелин М. М. хочет взять отпуск с 30 декабря 2017 года на 14 дней. Допустим, что сотрудник заболеет и будет находиться на больничном с 5 по 12 января 2018 года. Соответственно, отпуск будет продлен всего на четыре календарных дня (с 9 по 12 января 2018 г.). В итоге сотрудник выйдет на работу не 22, а 26 января. В силу того, что количество дней отпуска не изменится, сумма отпускных в таком случает останется той же. Но за приходящиеся на отпуск дни больничного сотрудник получит пособие по временной нетрудоспособности.
Работа в новогоднюю ночь
Теперь оставим в покое тех, кто в силу своего отпуска отдыхает в новогодние праздники, и остановимся на тех, кому выпала нелегкая участь – трудиться в новогоднюю ночь.
Рассмотрим подробнее особенности такой работы. Согласно статье 96 ТК РФ, ночным считается время с 22:00 до 6:00. Это время должно быть оплачено в повышенном размере, который составляет не менее чем 20 процентов часовой тарифной ставки за каждый час работы в это время (ст. 154 ТК РФ).
В соответствии со статьей 153 Трудового кодекса, не менее чем в двойном размере должна быть оплачена работа в выходной или праздничный день. Если же смена приходится на праздник, например, Новый год, то фактически проработанные в эти сутки часы, с 00:00 до 24:00, оплачиваются в двойном размере (Разъяснение № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).
Например, если сотрудник работал с 22:00 31 декабря 2017 года до 10:00 1 января 2018 года, то ему нужно оплатить: время с 22:00 до 6:00 как работу в ночное время, то есть по статье 154 ТК РФ; время с 00:00 до 10:00 как работу в праздничный день, то есть по статье 153 ТК РФ. Следует обратить внимание, что сотруднику по его желанию может быть также предоставлен другой день отдыха. В таком случае работа в выходной или праздник будет оплачена в одинарном размере, а день отдыха не будет подлежать оплате (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Итак, зная теперь все тонкости законодательства, можно смело идти в отпуск в новогодние праздники.
Хорошего вам отдыха!