Избежать налоговых последствий бесплатного питания для сотрудников невозможно. Первое, о чем мы вспоминаем, это, конечно, НДФЛ. Риск его платить больше, чем возможность не платить. Что касается НДС, то это налог специфический. Если его платят, то есть право на вычет входного налога. Накормить сотрудников без начисления НДС и с возможностью получить вычет не получится.
Как оплачивают питание работников
Многие работодатели компенсируют своим работникам затраты на питание. Это может быть предусмотрено коллективным и трудовым договором и обусловлено трудовым законодательством.
Способы оплаты питания могут быть различны. Например:
- денежная компенсация (дотация) на питание;
- доставка питания в офис (по договору с поставщиком);
- бесплатные обеды в собственной столовой;
- услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.
Начнем с НДФЛ
Стоимость питания, оплаченного компанией за своих сотрудников, является доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ в установленном порядке.
Так, чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Сделать это просто, если компания заказывает комплексные бесплатные обеды для каждого сотрудника по одной цене. Тогда есть возможность персонифицировать доходы.
Стоимость обедов известна, значит, доход каждого работника – это стоимость обеда.
Определяющее значение при обложении НДФЛ имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника.
Если такой учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ. По мнению Минфина, доход каждого налогоплательщика можно определить на основе стоимости предоставляемого питания в расчете на одного человека (письмо Минфина от 6 мая 2016 г. № 03-04-05/26361).
Даже в случае, когда питание организовано по принципу шведского стола, доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (см. письмо Минфина от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117).
Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (письма Минфина от 21 марта 2016 г. № 03-04-05/15542, от 30 января 2013 г. № 03-04-06/6-29).
НДС со стоимости питания
Стоимость бесплатного питания, которое предоставлено работникам, должна быть включена в налоговую базу по НДС. Это официальная точка зрения финансистов и налоговиков. И одного упоминания бесплатного питания в коллективном или трудовом договоре для того, чтобы налог не платить, не достаточно.
Чтобы не рисковать с НДС при организации питания сотрудникам, его лучше не персонифицировать. Минфин в письме от 27 января 2020 г. № 03-07-11/4421 разъяснил, в каком случае организация вправе предоставлять питание своим сотрудникам без начисления НДС — когда компания организует бесплатное питание персонала без персонификации этих лиц.
Если же обеды сотрудников организуются персонифицированно, то такие операции подлежат обложению НДС. Безвозмездные операции признаются облагаемым НДС объектом (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Определяющее значение при обложении НДС стоимости бесплатного питания, как и НДФЛ, имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника.
Но если со стоимости бесплатного питания фирма платит НДС, то в этом случае можно получить вычет налога, уплаченного при покупке продуктов. На это указал Минфин в своем письме.
Можно ли уйти от НДС
Накормить работников организации можно и без налоговых последствий с точки зрения НДС. Это возможно в тех случаях, когда оплата питания сотрудников предусмотрена трудовым законодательством. Например, на работах с вредными условиями труда работникам бесплатно выдают молоко или равноценные продукты, а на работах с особо вредными условиями труда — лечебно-профилактическое питание.
Поэтому еще в письме от 23 октября 2017 года № 03-15-06/69405 Минфин подкорректировал свою позицию: суммы, перечисленные работодателем на пластиковые карты сотрудников в оплату за их питание, НДС не облагаются, если такая оплата предусмотрена коллективным и трудовым договором и связана со спецификой труда.
Есть и судебная практика (довольно свежая), когда фирма смогла через суд доказать налоговикам отсутствие факта безвозмездной передачи в ситуации обеспечения сотрудников бесплатными обедами.
В Постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 5 июня 2019 года № Ф10-5077/2018 приведены такие основания:
- Предоставление бесплатного питания сотрудникам являлось одним из условий коллективного договора, подписанного с сотрудниками. В нем сказано, что это мера обусловлена спецификой и характером работы в компании. Она вводится с целью создания для работников наиболее удобных условий труда.
- Аналогичное условие предусмотрено в положении об оплате труда работников. Дополнительно в нем безвозмездное питание названо выплатой сотрудникам в натуральной форме.
- Как и предусмотрено, бесплатно питались исключительно сотрудники, а компания исчисляла НДФЛ.
- В целях исполнения данных условий фирма заключила контракты на оказание услуг по организации питания со специализированными предприятиями питания.
- Цель реализовать услуги по организации питания сотрудников отсутствовала.
- Экономическую выгоду в денежной или в натуральной форме фирма не получала.
Для «вредников» выдачу продуктов питания разрешается заменить равноценной выплатой денежных средств, если это прописано в коллективном или трудовом договоре.
Судьи пришли к выводу, что при таких условиях обеспечение работников питанием не является безвозмездной передачей услуг и не облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).