Содержание объяснительной записки проштрафившегося сотрудника способно в равной степени вызвать гнев, недоумение или сочувствие руководства. Некоторые излияния впору публиковать на страницах юмористических журналов. Но эта «бумажка» – необходимое промежуточное звено между дисциплинарным проступком и наказанием нарушителя. Умаление ее статуса может привести к весьма негативным для работодателя последствиям.
Итак, сотрудник склада Сидоров, накануне громко возмущавшийся по поводу низкой, по его мнению, зарплаты, управляя автопогрузчиком, совершил наезд на штабель готовой продукции, складированной на территории упаковочного цеха. А специалист отдела продаж Галкина в который раз не вышла на работу.
Работодатель интуитивно догадывается (или даже имеет все основания полагать), что Сидоров сделал это нарочно, а у Петровой – «звездная болезнь», и она чувствует себя незаменимой. Поэтому соблазн наказать их немедленно, не отходя от кассы, весьма велик. Вот только делать этого нельзя.
Алгоритм поведения работодателя в такой ситуации закреплен в статье 193 Трудового кодекса РФ. Каким бы вопиющим ни было нарушение, допущенное работником, нужно затребовать «письменное объяснение». Затем – выждать два рабочих дня.
Если объяснения будут предъявлены, нужно проанализировать, являются ли они оправданием проступка.
Если пояснений не последует, об этом нужно будет составить соответствующий акт и с чистой совестью запускать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, поскольку непредставление работником объяснения не является препятствием применения наказания.
В любом случае «судьба» виновного остается в руках работодателя. А объяснительная записка или акт об ее отсутствии – те самые документы, которые лягут в основу возможного дисциплинарного взыскания виновного работника, станут его фундаментом.
Как правильно запросить объяснение
Самая распространенная ситуация – когда руководитель отдает устное распоряжение о предоставлении объяснений. Это до известной степени применимо разве что в крохотном коллективе, где все на виду и где отношения более-менее доверительные. В коллективе побольше такой метод не подойдет: как потом доказать, что объяснение было запрошено и что сделано это было в срок? Поэтому правильный подход – выписать (да, именно выписать) сотруднику предписание дать обоснование своему проступку, зафиксировав при этом дату запроса. В идеале – распечатать его на фирменном бланке для писем и зарегистрировать в установленном в компании порядке. Подписать требование может либо гендиректор, либо «функциональный руководитель» – руководитель структурного подразделения. Утвержденной формы этого документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад.
Образец уведомления с просьбой письменного объяснения работника
Вручить его (с приложением копии акта о совершении проступка – например, об отсутствии на рабочем месте) лучше при свидетелях и под подпись на визовом экземпляре письма, который останется в организации и будет подшит в дело. Если дошло до открытой конфронтации и нарушитель наотрез отказывается что-либо подписывать, то можно, зафиксировав в акте отказ, поставить подпись в получении в присутствии свидетелей. Если же он вообще перестал появляться на работе – требование объяснения направляется по почте, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для особенно несговорчивых работников можно заказать доставку письма на дом). Дата вручения письма будет указана на уведомлении, и ждать письменного объяснения нужно два рабочих дня после нее.
На практике возможны ситуации, когда работник находится в другом городе, и за два дня его объяснение может не успеть прийти по почте. Оптимальный выход – договориться по телефону о том, чтобы сотрудник отправил объяснения также заказным письмом, а по электронной почте – скан или фото квитанции об отправке и самого объяснения. Подтверждением того, что письмо отправлено вовремя, будет являться почтовый штамп с датой, проставляемый при отправке.
Как правильно принять объяснение
Трудовой кодекс РФ не содержит требований к «визуальному оформлению» письменных объяснений. Но в любом случае должно быть понятно, кто пишет, кому пишет и что этот документ является именно объяснением, а не чем-либо иным. Оптимальный вариант – объяснение, написанное от руки, чтобы застраховать себя от необоснованных обвинений в том, что человека заставили подписать чужой текст.
Работнику можно только рекомендовать изложить в тексте объяснение причины произошедшего максимально подробно, не делая собственных выводов и не оценивая происходящее. Писать же в объяснительной записке провинившийся волен все, что угодно: от «забыл» или «устал», до «по дороге на работу встретил инопланетян».
Читайте также «Увольнять сотрудников с ипотекой работодателям запретят»
Навязывать провинившемуся свою точку зрения на его проступок и не принимать объяснение на том основании, что оно «смехотворно», не стоит.
Письменное объяснение работника принимается так, чтобы этот факт тоже был зафиксирован. Обычно объяснительные записки регистрируются как внутренние документы. Копию объяснения с проставленным на нем регистрационным номером и датой нужно вручить работнику.
Если два рабочих дня прошли, а объяснения проступка от работника не поступило, составляется соответствующий акт.
Образец акта об отказе работника от письменного объяснения дисциплинарного проступка
Желательно, чтобы составляли его те же должностные лица, которые ранее фиксировали и нарушение дисциплины, лучше всего – в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить.
Нарушение процедуры увольнения
Последствия «наказания без объяснения» могут быть весьма негативными, о чем свидетельствует судебная практика.
Так, Московский городской суд в своем апелляционном определении от 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016 обязал работодателя восстановить в должности нескольких своих сотрудников, уволенных за прогулы. Основания: доказательств истребования у истцов письменного объяснения по факту отсутствия на рабочем месте судам не представлено, то есть порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден.
А вот другой случай, когда судьи при аналогичных обстоятельствах также указали на нарушение процедуры увольнения по причине отсутствия запроса пояснений.
6 апреля 2015 года гражданка З. была принята на работу в компанию начальником отдела кадров по трудовому договору. 2 декабря 2015 года она подала работодателю заявление о предоставлении с 3 декабря отпуска по уходу за ребенком (внучкой) до достижения ею возраста полутора лет и выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком. 3 декабря З. не вышла на работу, что подтверждается показаниями сотрудников, актом отсутствия на рабочем месте и актом об отказе от дачи пояснений.
Читайте также «Удержание за отпуск при увольнении»
Работодатель не разрешил отпуск по уходу за внучкой, сославшись на представление не всех документов (справок с места работы обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособия, либо копии трудовых книжек). В тот же день З. была уволена по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК – за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул. В телефонном разговоре З. указали на необходимость получения приказа об увольнении под подпись, от чего она отказалась.
Суды двух инстанций признали незаконным приказ об увольнении, указав на положения статьи 193 ТК – до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней оно не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания.
В данном случае акт был составлен на основании телефонного разговора руководителя с истицей, а подписан другими сотрудниками. Суды решили, что о содержании телефонного разговора иным сотрудникам могло быть известно только со слов руководителя. При этом, по словам истицы, по телефону ей было предложено только прийти и ознакомиться с отказом от отпуска по уходу за ребенком. Она отказалась прийти, поскольку находилась одна с грудным ребенком, родители которого уехали в больницу, тем самым подтверждая уважительность своего отсутствия на работе. Таким образом, суды поставили под сомнение акт об отказе предоставления объяснений об отсутствии на рабочем месте, поскольку он подписан лицами, не являвшимися очевидцами разговора руководителя с истицей.
Читайте также «Как уволить сотрудника без его желания»
Учитывая, что З. была лишена возможности предоставить работодателю объяснения о причинах неявки на работу, работодателем нарушена процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения, говорится в апелляционном определении Ростовского областного суда от 30.05.2016 по делу № 33-8952/2016.
Судьи также указали, что, согласно части 1 статьи 256 ТК, по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Предоставление указанного отпуска является гарантией, направленной на защиту материнства и детства, и не зависит от воли работодателя, соответственно, использование указанного отпуска З. не могло быть признано прогулом.
Корреспондент «ПБ» Сергей Данилов