Кампания по переходу с бумажной на электронную трудовую книжку ведется с начала года. Работодатели готовятся уведомлять работников, правительство продлевает крайние сроки таких уведомлений, ну а движение трудовых ресурсов – увольнение старых и прием новых работников – идет своим чередом. Возникает вопрос, нужно ли уведомлять о переходе на электронный формат нового работника, если на прежнем месте работы его успели уведомить?
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Электронные трудовые книжки установлены двумя федеральными законами: от 16 декабря 2019 года № 436 и от 16 декабря 2019 года № 439.
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Cведения электронной книжки можно посмотреть:
- в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
- на портале Госуслуг;
- через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:
- нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
- управлением Пенсионного фонда;
- многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).
Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
Процедура перехода на электронные трудовые книжки
Работодатель обязан письменно проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. То есть он должен сообщить две вещи – о возможности формировать трудовые книжки в электронном виде и о возможности работника выбрать между бумажным и электронным документом.
А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить о своем выборе.
Первоначально установленный для работодателей срок уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки – 30 июня (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Однако правительство сдвигает этот срок на 31 октября 2020 г.
Первоначально установленный для работодателей срок уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки – 30 июня (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Однако правительство сдвигает этот срок на 31 октября 2020 г.
Уведомлять ли нового работника
В обязанности работодателя входит уведомить каждого работника о формировании и ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном виде и о том, что он должен письменно сообщить о том, какой вариант ведения трудовой книжки выбирает.
Когда вы оповестили весь коллектив, нужно до установленного срока до 31 декабря 2020 года, ждать от сотрудников заявлений. Вариантов может быть три:
- работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
- работник решит перейти на электронную трудовую книжку;
- работник не успеет сделать выбор до установленного срока.
А если к вам придет новый работник? А если на прежнем месте работы его уже уведомили? Нужно ли вам уведомлять его еще раз?
Ответ простой: если при приеме на работу новый работник принес бумажную трудовую книжку, и вы ее у него забрали, то в этом случае для новичка нужно будет подготовить отдельное уведомление.