Расчетные листы, которые организация рассылает работникам в электронном формате по электронной почте, распечатывать и подписывать не нужно.
При выплате заработной платы организация обязана каждому работнику предоставлять информацию:
- о составных частях заработной платы за расчетный период;
- о начисленных компенсациях, отпускных, выплатах при увольнении и т.п.;
- о произведенных удержаниях, если они были сделаны;
- об общей сумме, подлежащей выплате.
Информация представляется работнику в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно.
Расчетный листок можно выдавать работникам на бумаге или рассылать в электронном виде (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Электронный расчетный листок — формы доставки
Расчетный листок может быть выдан работнику в электронной форме. Существует множество способов передачи электронных расчетных листков:
- отправка по электронной почте;
- размещение на корпоративном сайте с ограниченным доступом по логинам и паролям;
- отправка с помощью мессенджера.
Электронная рассылка организуется на основании заявлений, полученных от работников, с указанным адресов электронной почты. Обратите внимание, работник, который предоставил заявление о предоставлении ему расчетного листка по электронной почте, должен сам обеспечить корректную работу электронного почтового ящика и настроить ящик так, чтобы почтовый сервис не отправил письма организации в спам.
Работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале, где каждый работник, введя пароль, сможет увидеть, распечатать и сохранить свой расчетный листок. Главное, чтобы в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте был предусмотрен такой порядок выдачи расчетных листков.
Расчетный листок не подписывается ни со стороны бухгалтерии организации, ни со стороны работника.
Хранить расчетные листки или нет
Однозначного ответа на вопрос, хранить расчетные листки или нет, в законодательстве не дано. Часто авторы ссылаются на Приказ № 52н и п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Но, в Приказе № 52н нет требования о хранении расчетных листов. А, в пункте 412 Перечня упоминаются не расчетные листки, а расчетные листы.
Расчетный листок не единственный документ, в котором организация хранит данные о заработной плате работников. Информация о начислениях и выплате заработной платы содержится в унифицированных формах № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», Т-51 «Расчетная ведомость», Т-53 «Платежная ведомость».
Учитывая то, что сегодня большинство бухгалтерий ведут учет в бухгалтерских программах, которые среди прочего формируют, а иногда и автоматически рассылают, расчетные листки, достаточно того, что расчетные листки хранятся в программах.
Распечатывать, пописывать и хранить отправленные работникам по электронной почте расчетные листки не нужно. Допустимо хранить расчетные листки в электронной форме в вашей бухгалтерской программе.