С 14 декабря 2020 года действует новый порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Одновременно с этим прежний порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, утрачивает силу.
Вводится электронный больничный
Помимо бумажной формы, больничный лист оформляется и в электронном виде.
Но установлены случаи, когда лист нетрудоспособности должен быть выдан только в бумажной форме. Это касается женщин, уволенных в связи с ликвидацией организации, если они встали на биржу труда, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в качестве безработного.
При получении листа нетрудоспособности работник должен предъявить паспорт, а для электронного больничного, – паспорт и СНИЛС.
Листок нетрудоспособности может быть продлен электронным больничным и наоборот.
Организация должна на бумажном носителе или в форме электронного документа хранить расчеты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.
Сведения в расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны быть подписаны:
- собственноручной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера либо собственноручной подписью уполномоченного лица, – если больничный был выдан в бумажном виде;
- усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера либо собственноручной подписью уполномоченного лица, – если больничный был выдан в электронном виде.
Если у работника несколько мест работы
Работник может получить больничный на бумажном носителе для каждого своего работодателя, если на момент болезни он:
- работает в нескольких организациях;
- и не менял места работ у тех же работодателей в течение 2-х календарных лет, которые предшествуют году наступления временной нетрудоспособности.
В этом случае, помимо нескольких листков нетрудоспособности для каждого места работы работник может получить один электронный больничный, номер которого он может представить всем работодателям.
Работник получает один больничный лист на бумажном носителе (или сформированный в электронном виде) и сам выбирает, кому из работодателей его представить, если он:
- работает в нескольких организациях;
- и был трудоустроен в других организациях (другой организации) в течение 2-х календарных лет, которые предшествуют году наступления временной нетрудоспособности.
Если на момент болезни сотрудник работал в нескольких организациях и был трудоустроен как у этих работодателей, так и в других организациях (в другой организации) в течение 2-х календарных лет, которые предшествуют году наступления временной нетрудоспособности, то ему:
- либо выдается несколько бумажных больничных листков или формируется один электронный листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы;
- либо выдается один листок нетрудоспособности или формируется один электронный больничный для представления его по одному из последних мест работы по выбору работника.
Что учитывать работодателю при заполнении больничного листа
Если работник принес в бухгалтерию электронный больничный лист, то организация должна запросить сведения о сформированном листке нетрудоспособности в форме электронного документа в информационной системе «Соцстрах» по номеру СНИЛС своего работника и представленному им номеру листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Новый порядок заполнения работодателем раздела «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» листка нетрудоспособности в целом аналогичен порядку, установленному приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
Также как и ранее, в строке «(место работы — наименование организации)» работодатель указывает полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения).
Внесение в строку листка нетрудоспособности «место работы — наименование организации» подразделения организации, если оно не является работодателем конкретного лица, не предусмотрено.
Наименование соответствующего подразделения в больничном листе следует указывать, если:
- трудовой договор у работника организации заключен с его подразделением;
- подразделение организации зарегистрировано в качестве страхователя в территориальном органе ФСС.
Указанное следует из информации ФСС «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)».
Сокращенное или неточное написание наименования организации следует считать технической ошибкой — техническим недочетом заполнения строки «место работы — наименование организации», что не влияет на величину выплачиваемого пособия.
Листок нетрудоспособности в подобном случае не требует замены в медицинской организации и может быть принят работодателем к расчету и выплате пособия на общих основаниях.
Это связано с тем, что, если в больничном указано сокращенное или неточное наименование организации, то ее возможно идентифицировать в ФСС по регистрационному номеру.
Но если при заполнении листка нетрудоспособности в строке «место работы — наименование организации» указана совершенно другая организация, то такой больничный лист считается испорченным, а расходы организации по нему не могут быть приняты к расчету и оплате за счет средств ФСС (письмо ГУ — МРО ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).
Кто подписывает больничный лист
Листок нетрудоспособности подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
В строке бумажного листка нетрудоспособности «Фамилия и инициалы руководителя» следует указать фамилию и инициалы руководителя подразделения организации или руководителя организации — в случае, если у нее нет подразделений, а в поле «Подпись» проставить соответствующую подпись.
Фамилию и инициалы главного бухгалтера или руководителя бухгалтерской службы организации (подразделения организации) следует указать в бумажном больничном в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера». В поле листка нетрудоспособности на бумажном носителе «Подпись» проставляется их подпись.
Если в организации нет главного бухгалтера, в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» указываются фамилия и инициалы руководителя организации или иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета, в поле «Подпись» проставляется их подпись.
Если работодатель заполняет больничный лист в электронном виде, то он передается в ФСС подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета) и руководителя организации.
В случаях, когда руководитель организации возложил на себя обязанности главного бухгалтера, то больничный лист, передаваемый в ФСС, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.
Чиновники допускали подписание больничного лицом, которое уполномочено руководителем организации на основании доверенности.
В этом случае в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы уполномоченных лиц. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
В новых правилах прямо установлено, что полномочия по назначению, исчислению и выплате пособий работникам, могут быть переданы другому лицу на основании приказа организации и доверенности, оформленной в установленном порядке.
Листок нетрудоспособности в таком случае оформляется уполномоченным лицом.
Если уполномоченное лицо при этом заполняет электронный листок, то ему следует подписать его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как исправлять ошибки в больничном
Чтобы организации исправить в бумажном больничном ошибку, допущенную в разделе «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ», ей следует:
- аккуратно зачеркнуть ошибочную запись;
- внести правильную запись взамен ошибочной и подтвердить исправление записью «исправленному верить», подписью и печатью организации (при ее наличии).
При этом нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
Чтобы организации исправить в электронном больничном ошибку, допущенную в разделе «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ», ей следует:
- внести соответствующие изменения;
- повторно направить листок нетрудоспособности в ФСС.
При повторном направлении электронного больничного в ФСС также необходимо:
- указать причину внесения изменений в сформированный листок нетрудоспособности;
- подтвердить исправления усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя организации.