Если при увольнении у работника есть неотработанные дни отпуска, то выплаченные отпускные нужно пересчитать и удержать образовавшуюся задолженность с последней зарплаты. Бывают случаи, когда удерживать долг не с чего и работника попросят вернуть переплату по отпускным. Тогда нужно подать уточненный РСВ за прошлый период.
Перерасчет опускных при увольнении. Корректировки в текущем периоде
Если на момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, или его часть остался неотработанным, то отпускные считаются излишне выданной зарплатой.
Бухгалтер сначала должен произвести расчет сумм за неотработанные дни отпуска. То есть рассчитать долг работника.
Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируют. Также делают сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.
Если выплат при увольнении достаточно, чтобы удержать долг, то бухгалтер производит перерасчет в текущем периоде. И никаких уточненок за прошлые периоды подавать не нужно.
Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ). Она составляет 20 % от получаемого работником дохода, иногда – не больше 50 %, когда у увольняющегося сотрудника имеются обязательства по исполнительным листам и т. д.
Что учесть бухгалтеру?
1. Последнюю зарплату сотруднику выдайте за вычетом излишне выплаченных сумм отпускных.
2. НДФЛ за последний месяц работы сотрудника нужно перечислить с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. То есть уплатить нужно разницу между НДФЛ с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ с суммы излишне выплаченных отпускных.
3. Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника нужно заплатить также за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е. сторнированных взносов).
В данном случае подавать уточненный расчет по страховым взносам за тот отчетный период, в котором сотрудник получил отпускные, не нужно. Такой обязанности нет, так как ошибок в уплате и расчете отпускных не было. Поэтому и в периоде выплаты отпускных пересчитывать страховые взносы не нужно.
Пример. Как пересчитать отпускные при увольнении
Когда при перерасчете отпускных нужно подать уточненный РСВ
Если для удержания долга работника его выплат при увольнении не хватает (при учете 20% лимита), то работодатель может:
-
либо попросить работника добровольно вернуть переплату по отпускным;
-
либо списать долг работнику.
Если работник возвращает долг, то бухгалтеру придется корректировать РСВ за прошлые периоды.
Например, отпускные выплачены во 2 квартале 2022 года, а работника уволили в третьем квартале. В этом случае нужно подать уточненку по РСВ за 2 квартал 2022 года.
В уточненном расчете нужно уменьшить базу по страховым взносам на сумму возвращенного долга работника.
В РСВ за текущий период сумму произведенного перерасчета отпускных вы не показываете.
Удержать излишне выплаченные отпускные не получится, если сотрудник увольняется по ряду причин, в том числе по причине сокращения штата или закрытия фирмы.
Если же вы простили долг работнику, то никаких корректирующих отчетов подавать не нужно, т.к. НДФЛ и страховые взносы вы уже перечислили в периоде выплаты отпускных.