Если сотрудник умер, то зарплату нужно выплатить ближайшему родственнику. Доходы умершего работника не облагаются НДФЛ при условии их выплаты после даты смерти. Со страховыми взносами иная ситуация.
Зарплата, которую умерший работник не смог получить, должна быть выдана членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Эти правила установлены статьей 141 ТК РФ.
В состав заработной платы должны быть включены все полагающиеся работнику стимулирующие и компенсационные выплаты, включая денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 141 ТК РФ).
Выдать зарплату нужно в течение недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов родственниками.
Нужно ли платить НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника?
Согласно статье 223 Налогового кодекса, при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в т.ч. перечисления дохода на счета работника в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.
Это значит, что удержание НДФЛ производится работодателем непосредственно из доходов при их фактической выплате.
Но подпункт 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ устанавливает, что обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физлица — налогоплательщика или с объявлением его умершим.
Доходы, получаемые от физлиц в порядке наследования, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК). Исключение – вознаграждения, выплачиваемые наследникам авторов произведений науки, литературы, искусства, а также вознаграждения, выплачиваемого наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов.
Таким образом, у организации-работодателя не возникает обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ с денежных средств, начисленных, но не выплаченных умершему работнику, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи.
Все суммы, причитающиеся умершему сотруднику и выплаченные его родственникам, не облагаются НДФЛ. То есть работодатель может удержать НДФЛ только с тех доходов, которые выплатил работнику при его жизни.
Так разъяснил Минфин России в письме от 24 июля 2024 № 03-04-05/69016.
НДФЛ с больничного, начисленного уже умершему работнику и выплаченного родственнику, платить также не нужно.
Что со страховыми взносами?
Со страховыми взносами другая ситуация.
Зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск, которые начислены после смерти работника и выплачиваются члену его семьи, не облагаются страховыми взносами.
Здесь важна дата начисления дохода.
Дата расторжения трудового договора – день смерти, указанный в свидетельстве.
Суммы выплат, начисленные до даты смерти работника, т.е. когда он являлся работником и застрахованным лицом по обязательному социальному страхованию, облагаются страховыми взносами как выплаты в рамках трудовых отношений. При этом неважно, когда выплачивают эти суммы: после его смерти родственнику или в день его смерти.
Например, сотрудник умер 3 октября 2024 года. 30 сентября 2024 года сотруднику была начислена зарплата за сентябрь. Заработная плата сотруднику не выдавалась, т.к. день выплаты – 5-е число. Работодатель начисленную зарплату за сентябрь выдал родственнику. На данную зарплату нужно начислить страховые взносы. НДФЛ удерживать не нужно. А вот зарплата и иные выплаты, выплаченные после 3 октября страховыми взносами не облагается.
Кому из родственников выплачивать зарплату?
Членами семьи являются супруг или супруга, родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ).
Также зарплата и компенсация отпуска могут быть выданы иждивенцам сотрудника.
Для выплаты денег от родственника нужно получить:
- свидетельство о смерти работника;
- письменное заявление о выплате причитающихся сумм;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий факт родства с работником.
Выплатить деньги можно первому из обратившихся лиц, которое предъявит оригинал свидетельства о смерти работника. Если одновременно за выплатой обратятся сразу несколько человек, то вопрос о том, какую сумму кому из них выдать, можно решить соглашением сторон (составить письменное соглашение), либо в судебном порядке.
На выплату причитающихся умершему сумм родственникам отведено четыре месяца со дня смерти. Если в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (дня смерти гражданина), суммы, невыплаченные ему при жизни, не получены никем из его членов семьи, они включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях (п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).
В статье использованы фото с сайта freepik.com