Материальная помощь сотруднику — способ поддержки специалистов компании, которые столкнулись с трудностями или переживают приятные события. В любом случае работодатель желает таким образом оказать поддержку работнику. Независимо от повода выплаты материальной помощи, важно знать, когда такая выплата облагается налогом, а когда нет.
Что такое материальная помощь?
Материальная помощь — необязательная выплата. Предприятие может её предоставить сотрудникам как социальную выплату. Трудовое законодательство не определяет порядок перечисления материальной помощи работнику, поскольку её перевод не зависит от результатов работы, квалификации или профессиональных достижений специалиста.
Материальная помощь не входит в состав заработной платы.
Министерство труда России в письме от 28 сентября 2020 года № 14-1/ООГ-15412 подтверждает данную позицию. Ведомство указало, что согласно статьям 8 и части 3 статьи 41 Трудового кодекса, с учетом финансово-экономического положения работодателя локальные нормативные акты или коллективный договор могут содержать нормы, улучшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. В связи с этим локальными нормативными актами или коллективными договорами могут быть предусмотрены дополнительные гарантии и меры социальной поддержки работников организации.
Минтруд считает материальную помощь видом соцподдержки сотрудников.
Нужно прописать размер помощи, а также правила и порядок её выделения организациям в внутренних документах.
Материальная помощь не учитывается при расчете средней заработной платы сотрудника. Это правило установлено Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
В какие сроки возможна выплата помощи?
Рассмотрим ситуации, когда компания выплачивает материальную помощь сотрудникам. Сначала классифицируем виды помощи. Компания может предоставлять средства единоразово или периодически. Помощь может быть денежной или натуральной. Перечисление средств работнику может происходить при наступлении определенного события:
- уход работника на пенсию;
- рождение ребенка в семье сотрудника;
- свадьба специалиста;
- болезнь работника или членов его семьи;
- смерть сотрудника или кого-то из его родственников.
В списке представлено две категории поддержки. К примеру, компания может оказывать помощь бывшим сотрудникам, завершившим трудовую деятельность и получившим пенсию.
Чтобы перечислить средства, нужен приказ руководителя. Работник может написать заявление с просьбой о материальной помощи. К заявлению нужно приложить документы, подтверждающие право на помощь: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака и другие бумаги. Это нужно для уменьшения рисков споров с контролирующими органами.
Вправе ли сотрудник просить о материальной помощи?
Сотрудник может попросить работодателя о материальной помощи через заявление руководителю. Выплата такой помощи по требованию специалиста недопустима.
В начале говорилось, что материальная помощь не входит в состав заработной платы работников. Выплата имеет социальное назначение.
Выплачивая материальную помощь, работодатель поддерживает сотрудника в трудных ситуациях или разделяет с ним радость от положительных событий жизни. Специалист не может требовать выплаты, если это не предусмотрено правилами компании.
Сумма материальной помощи
Законодательство не устанавливает лимитов на выплаты материальной помощи. Предприятие само определяет максимальные суммы таких выплат для работников при наступлении различных обстоятельств, исходя из своих финансовых возможностей.
Размеры выплат по различным жизненным ситуациям работников предприятия устанавливаются локальными нормативными актами предприятия или коллективным договором. Установление сумм в документах предприятия не ограничивает возможности выплаты большей суммы.
Многие крупные и средние компании устанавливают порядок и размеры материальной помощи, но трудовое законодательство не требует работодателей фиксировать правила выплат в локальных нормативных актах и коллективном договоре. Для выплаты достаточно заявления от работника и приказа руководителя предприятия.
НДФЛ с выплаченной матпомощи
Рассмотрим правила обложения налогом материальной помощи работникам.
Налоговый кодекс устанавливает, что отдельные виды выплат работникам освобождаются от налога на доходы физических лиц.
Налоговым кодексом РФ (п. 8 ст. 217 НК РФ) предусмотрено, что выплата помощи сотруднику или бывшему работнику по случаю смерти близких лиц не облагается налогом. В этом случае законодательством не установлен предельный размер выплаты. Также освобождаются от налога выплаты членам семьи умершего работника, в том числе бывшего (п. 8 ст. 217 НК РФ), и здесь законодательство не устанавливает предельных сумм выплат.
Выплата средств по другим основаниям суммой до четырёх тысяч рублей не облагается налогом согласно пункту 28 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации. То же правовое основание освобождает от налога на доходы физических лиц матпомощь работникам, вышедшим на пенсию по инвалидности или по возрасту, в размере не более четырёх тысяч рублей.
Компания может оказать помощь работникам, у которых появились дети, включая приемных. Максимальная сумма выплат, не подлежащих обложению НДФЛ, составляет 50 000 рублей на каждого ребенка в течение первого года жизни (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Выплаты из-за потери имущества при пожаре, случившемся по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийного бедствия, освобождаются от НДФЛ (п. 8.3 ст. 217 НК РФ). Не имеет значения, получал ли работник помощь от компании помимо этой выплаты. Важно, чтобы пострадавший предоставил справку Государственной противопожарной службы МЧС России. Об этом напомнил Минфин России в письме от 20.01.2017 № 03-04-06/2414.
Для освобождения от налога на доходы физических лиц по пункту 8 статьи 217 НК РФ материальная помощь должна быть выплачена один раз. Если компания произведет несколько выплат по одному основанию в течение года, то положения пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса к этим выплатам уже нельзя применять. Об этом сообщил Минфин России в письме от 20.01.2025 № 03-04-05/4010.