Компании нередко доплачивают сотрудникам: по случаю рождения детей, в связи с болезнью близкого или его смертью. Как правильно отразить такую помощь в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы оформить, чтобы у проверяющих не возникло претензий?
Ответы на эти вопросы нашла Анна Астафьева, старший бухгалтер компании Acsour.
Материальная помощь выплачивается на основании приказа руководителя и письменного заявления сотрудника. К документу необходимо приложить подтверждающие документы: в связи с рождением ребенка – свидетельство о рождении, в связи с бракосочетанием – свидетельство о регистрации брака, в связи со смертью близкого родственника – свидетельство о смерти и документы, на основании которых можно проследить родственную связь (свидетельство о рождении, свидетельство о браке при смене фамилии).
Такие выплаты не являются обязанностью работодателя и в каждой организации регулируются локальными нормативными актами, коллективными договорами или положениями, где может быть оговорена определенная сумма компенсации для того или иного события. Но только этими документами сумма выплаты не ограничивается, работник может самостоятельно обозначить желаемую сумму в заявлении. При этом компания вправе заплатить меньше или вовсе отказать.
Материальная помощь работникам может относиться к расходам текущего года или быть выплачена за счет прибыли. В зависимости от этого итоговое решение о помощи и ее объеме остается за руководителем компании или учредителем. Если же помощь оказывается руководителю компании, то вне зависимости от источника выплаты он должен получить на это разрешение от учредителей. В этом случае материальная помощь производится на основании протокола собрания участников.
Налогообложение помощи
Вне зависимости от того, какую систему налогообложения применяет организация, всю материальную помощь можно разделить на три основных вида в зависимости от налогообложения НДФЛ и взносами в фонды:
- в связи с рождением детей;
- в связи со смертью, стихийным бедствием, терактом;
- по любым другим основаниям.
Также нужно помнить, что материальная помощь должна быть единовременной, т. е. быть начислена один раз в течение налогового периода, которым является год (ст. 216 НК РФ). Рассмотрим правила выплаты пособий по всем трем событиям по отдельности.
Рождение ребенка
Итак, материальная помощь в связи с рождением ребенка. Работодатель может оказывать единовременную материальную помощь своим работникам, которые стали родителями, усыновителями, опекунами.
Если такая материальная помощь выплачивается в течение первого года после рождения (усыновления/удочерения), то она не облагается НДФЛ в пределах 50 000 рублей (п. 8 ст. 217 НК РФ) и взносами в фонды (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 3 подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Лимит в 50 000 рублей распространяется на каждого из родителей в отдельности (письмо Минфина от 26 сентября 2017 г. № 03-04-07/62184).
Читайте также «Матпомощь к рождению ребенка не облагается НДФЛ у обоих родителей»
Трагический случай
Материальная помощь в связи со смертью, стихийным бедствием или терактом. Работодатель может оказывать единовременную материальную помощь: сотруднику в связи со смертью членов его семьи; бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью членов его семьи; специалисту в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством; работнику, пострадавшему от террористического акта на территории РФ. Такая матпомощь не облагается взносами в фонды в любых пределах (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ; абз. 2 подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ), а также с выплаченной суммы не удерживается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, взносами в ФСС на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не облагается материальная помощь работнику в связи со смертью членов его семьи.
Обратите внимание
В справке 2-НДФЛ, которую налоговый агент обязан представлять в ФНС по итогам года, следует отражать не всю материальную помощь, а только по имеющимся соответствующим кодам 2710, 2760, 2762, а также вычеты с нее – 503, 508. Например, для помощи, оказываемой сотруднику в связи со смертью родственника, код не предусмотрен, соответственно, данные суммы не надо указывать в справке.
Понятие «члены семьи» частично раскрывается в статье 1 Семейного кодекса от 29 декабря 1995 года № 223-ФЗ, а также в статье 14 Семейного кодекса. К ним отнесены супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные), дедушки, бабушки, внуки. У нашей компании есть практический опыт оспаривания доначислений взносов с материальной помощи в связи со смертью бабушки или дедушки (Постановление 13-го Арбитражного апелляционного суда от 17 апреля 2017 г. по делу № А56-62276/2016 и Постановление 13-го Арбитражного апелляционного суда от 4 апреля 2017 г. по делу № А56-56184/2016).
Другие основания
Материальная помощь по другим основаниям. Работодатель может оказывать помощь своим работникам и по любым другим основаниям, например: по случаю смерти его брата/сестры; к отпуску; в связи с бракосочетанием; в связи с продолжительной болезнью.
Суммы такой материальной помощи не облагаются НДФЛ и взносами в фонды только в пределах 4000 рублей на одного работника за налоговый (расчетный) период (п. 28 ст. 217 НК РФ; подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
В справке 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 17 января 2018 г. № ММВ-7-11/19@), которую налоговый агент обязан представлять в Федеральную налоговую службу по итогам года не позднее 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ), следует отражать не всю материальную помощь, а только по имеющимся соответствующим кодам 2710, 2760, 2762, а также вычеты с нее – 503, 508 (приказ ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@).
Например, для материальной помощи, оказываемой сотруднику в связи со смертью близкого родственника, код не предусмотрен, соответственно, данные суммы не надо указывать в справке 2-НДФЛ.
Налоговый агент обязан представлять в ФНС форму 6-НДФЛ по итогам каждого квартала не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, а за год – не позднее 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ) (приказ ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@).
Материальная помощь, для которой предусмотрены коды, отражается как в первом разделе, так и во втором. Датой получения дохода в виде материальной помощи является дата ее выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Например, помощь в связи с бракосочетанием начислена по приказу руководителя в январе 2018 года в сумме 15 000 рублей, а выплачена в день выплаты зарплаты 7 февраля 2018 года. В этот же день удержан и перечислен НДФЛ с нее. Датой получения дохода будет являться 7 февраля 2018 года.
В связи с тем, что некоторая матпомощь является доходом, облагаемым страховыми взносами, ее следует отражать в ежеквартальном расчете по страховым взносам (приказ ФНС России от 10 октября 2016 г. № ММВ-7-11/551@), который работодатель представляет в ФНС не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным периодом (п. 7 ст. 432 НК РФ). А также в форме 4 – ФСС (приказ ФСС РФ от 26 сентября 2016 г. № 381), которую работодатель сдает ежеквартально в ФСС на бумажном носителе не позднее 20-го числа или в форме электронного документа не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Как правило, материальная помощь носит непроизводственный характер, и данные расходы не могут быть обоснованными, экономически оправданными затратами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Именно поэтому ее сумма не уменьшает базу по налогу на прибыль, если организация применяет ОСНО (п. 23 ст. 270 НК РФ), и не учитывается в расходах при применении УСН «доходы минус расходы» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Исключение составляет материальная помощь к отпуску при условии, что она закреплена в трудовом или коллективном договоре, зависит от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины (письмо Минфина России от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43912). А вот страховые взносы, исчисленные с материальной помощи сверх пределов, в расходы включить можно всем организациям (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ и подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отражение матпомощи в разделе 1 формы 6-НДФЛ за I квартал
| Код строки | Название | Сумма |
| 020 | Сумма начисленного дохода | 15 000 руб. |
| 030 | Сумма налоговых вычетов | 4000 руб. |
| 040 | Сумма исчисленного налога | 1430 руб. |
| 070 | Сумма удержанного налога | 1430 руб. |
Отражение матпомощи в разделе 2 формы 6-НДФЛ
| Код строки | Название | Показатель строки |
| 100 | Дата фактического получения дохода | 07.02.2018 |
| 110 | Дата удержания налога | 07.02.2018 |
| 120 | Срок перечисления налога | 08.07.2018 |
| 130 | Сумма фактически полученного дохода | 15 000 руб. |
| 140 | Сумма удержанного налога | 1430 руб. |
Бухгалтерский учет
В ПБУ 10/99 «Расходы организации» матпомощь отдельно не указана, поэтому ее можно отнести к прочим расходам (п. 11 приказа Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Также отсутствует прямое указание по поводу того, на каком конкретном счете учитывать материальную помощь (приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н). Соответственно, организация должна самостоятельно закрепить это в своей учетной политике.
ПРИМЕР. ОТ ОБЩЕГО К ЧАСТНОМУ
Дебет 91.2 Кредит 73 (76)
– начислена материальная помощь работнику организации (или члену семьи работника);Дебет 91.2 Кредит 69
— начислены взносы с суммы сверх лимита;Дебет 73 (76 Кредит 68.1
— удержан НДФЛ с суммы сверх лимита;Дебет 73 (76 Кредит 50 (51)
— выплачена материальная помощь из кассы или с расчетного счета.
Если материальная помощь к отпуску закреплена в коллективном договоре, то она является частью системы оплаты труда и может отражаться в общем порядке, характерном для проводок по зарплате по кредиту счета 70. В случае выплаты за счет чистой прибыли по решению учредителей сумма будет проводиться через дебет 84 счета.